Business Software Evaluation, Comparison, Selection

Primera fase: la investigación

Un proyecto de selección exitoso empieza con una cuidadosa investigación. Antes de pensar en la evaluación de cualquier producto posible, usted debe comprender su infraestructura existente, crear un mapa de los procesos de su empresa y definir claramente lo que necesita de un sistema nuevo o de una actualización.

Algunos pasos importantes son:

Definir sus objetivos de corto y largo plazo: usted debe tener claro lo que busca con un proyecto de selección de software. ¿Busca resolver un problema particular? ¿Racionalizar sus procesos empresariales? ¿Actualizar sistemas obsoletos?
Identifique y entreviste a los interesados en el proyecto: la adquisición de un sistema empresarial afecta a gran parte de su personal en todos los niveles de la organización. Es importante tener en cuenta los comentarios de todos ellos para definir adecuadamente sus requisitos.
Seleccionar su equipo de trabajo: este equipo está conformado por las personas en su empresa que participarán activamente en el proceso de selección. Asegurando que todos los grupos afectados están bien representados, le ayudará a llevar a cabo una implementación sin problemas y a incrementar las posibilidades de que la nueva solución sea adoptada rápida y fácilmente.
Revisar sus sistemas y procesos existentes: conocer las capacidades de su sistema actual es importante para comprender donde necesita incluir o mejorar las funcionalidades. Al mismo tiempo, mientras revisa los procesos de su empresa puede identificar las áreas donde debe reemplazar prácticas ineficientes por mejores prácticas que estén apoyadas por el nuevo sistema.
Determine y priorice sus requisitos técnicos y funcionales:
- Los requisitos funcionales son las capacidades que usted necesita de un sistema de software. Por ejemplo, los requisitos funcionales para un nuevo sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) puede incluir las funcionalidades para la automatización del mercadeo.
- Los requisitos técnicos se refieren a las plataformas tecnológicas que el nuevo sistema necesita para integrarse fácilmente en su infraestructura TI. Por ejemplo, usted puede necesitar soporte para un servidor particular o una plataforma de bases de datos.
Al asignar prioridades iniciales para estos requisitos podrá a identificar los puntos importantes y los que no son relevantes, además de los impedimentos.
Crear una lista inicial de proveedores: basándose en sus requisitos, usted puede organizar una lista inicial de soluciones para una evaluación general.

Al final de la fase de investigación, su equipo de trabajo para el proyecto deberá tener una clara idea sobre lo que usted pretende lograr y una lista inicial de soluciones de software para empezar a evaluar.

Segunda fase: la evaluación

Habiendo terminado la fase de investigación, su equipo de trabajo deberá tener una comprensión clara de los objetivos y requisitos de su proyecto de selección. Ahora usted puede empezar a limpiar su lista inicial de proveedores, la cual fue creada en la fase de investigación, para crear una nueva lista más corta con los proveedores que desea evaluar en detalle.

Algunos pasos importantes son:

Convertir sus requisitos priorizados en un modelo de decisión: ahora que usted sabe cuáles son las características y funciones importantes para su organización, puede convertirlos en un modelo para su solución ideal. Luego, usted podrá calificar las ofertas de los proveedores contra dicho modelo, para identificar las soluciones de mejor rendimiento.
Enviar las peticiones de información (RFIs): un RFI formal le pregunta a los proveedores qué tan bien pueden sus soluciones satisfacer sus requisitos. Ya que su RFI está basado en su modelo de decisión único, las respuestas del proveedor le darán una buena idea sobre cuales soluciones son las adecuadas para su empresa.
Recopilar, validar y analizar las respuestas al RFI: en la medida en que usted recibe las respuestas al RFI, usted podrá ver cuáles son las soluciones que satisfacen directamente sus requisitos y cuáles requieren del complemento de un tercero o de adaptaciones. Un detallado análisis del RFI le permitirá descartar soluciones para llegar a una lista más corta sobre la cual usted tomará la decisión final.

Al final de la fase de evaluación, usted deberá tener una lista corta de proveedores clasificados a los cuales podrá invitar a realizar demostraciones en sitio.

Tercera fase: la selección

Mientras en las fases de investigación y evaluación se recopiló la información de los proveedores, la fase de selección es donde usted empieza a examinar las soluciones en detalle y a pedir a los proveedores que demuestren exactamente como pueden sus soluciones satisfacer sus requisitos.

Algunos pasos importantes son:

Recopilar y calificar la información sobre el proveedor, proveniente de múltiples fuentes:
- Información de mercado – puede incluir más información técnica, casos de estudio y material de mercadeo.
- Pruebas para usuarios – para asegurar que su personal se siente cómodo con la posible solución, es importante que puedan ensayar cada sistema. Asegúrese de preparar pautas para las pruebas que tengan en cuenta las tareas diarias.
- Demostraciones en sitio – además de las pruebas o ensayos, las demostraciones en sitio de parte de los proveedores son la parte más importante de la fase de selección. Usted deberá preparar guías para las demostraciones que incluyan sus requisitos más importantes y asegurar que los proveedores siguen de cerca dichas pautas.
- Referencias – contactar otras compañías donde se ha implementado la solución de un proveedor dado, le dará la oportunidad de preguntar sobre los pros y contras del mundo real, los problemas de la adopción e implementación, calidad del servicio de soporte, etc.
Evaluar las estrategias de implementación de los proveedores: asegúrese de que cada proveedor bajo consideración tenga una clara idea sobre cómo va a implementar la solución. Una buena estrategia de implementación debe acatarse a sus restricciones de presupuesto y a sus procesos empresariales, además de incluir un cronograma realista e informes detallados sobre el progreso.
Realizar un análisis del costo total de propiedad: averigüe el costo real de cada solución incluyendo los costos de las licencias, los costos de implementación, los cargos por mantenimiento, etc.

Al alimentar su modelo de decisión con esta información, usted podrá tener en cuenta factores cualitativos como la facilidad de uso del sistema y su nivel de comodidad con cada proveedor, así como la información cuantificable como el costo. Ello le permitirá formar una idea clara de cada solución y clasificar con precisión a los proveedores en su lista corta. Después de una revisión final, usted podrá elegir el proveedor ganador para empezar las negociaciones.

Después de la selección

Una vez elegida la solución idónea para su organización, puede empezar el proceso de negociación con el proveedor ganador. La información recopilada durante la evaluación y selección le ayudará a mantener por buen camino las negociaciones del contrato, para poder llegar a un acuerdo rápidamente y continuar hacia la fase de implementación. Durante la implementación, usted se puede percatar de que entre usted y el implementador, dígase el proveedor o un tercero, existen diferentes perspectivas con respecto a asuntos específicos de la misma. Usted debe monitorear la implementación cuidadosamente para asegurar el cumplimiento del contrato y evitar los retrasos en el cronograma.

Algunos pasos importantes de la post-selección son:

Notificar a los proveedores: usted deberá enviar una notificación formal tanto al proveedor ganador como a los perdedores. Prepárese para manejar disputas de parte de los proveedores cuyas ofertas usted rechazó.
Negociación del contrato: antes de firmar el contrato, asegúrese de que este satisface sus requisitos e incluye las disposiciones necesarias para ayudarle a monitorear el proceso de implementación, obtener informes periódicos sobre el progreso y evitar los costos ocultos.
Planear para la implementación: asegure que su plan incluye entregables específicos en cada fase, una definición clara del alcance de cada fase y planes de contingencia a los cuales usted puede recurrir, en caso de que el cronograma se empiece a retrasar.
Monitorear la implementación: a medida que la implementación progresa, una auditoria cuidadosa de cada fase le asegurará que el proveedor le está suministrando todos los productos y servicios especificados en el contrato.
Mantener informados a los participantes: auditar cada etapa de la implementación y proveer a sus participantes con informes detallados y reportes sobre el progreso.
Negociar productos o servicios adicionales: en ocasiones, los retrasos en el cronograma son inevitables. Prepárese para negociar el costo de productos o servicios adicionales en le medida en que se presenta la necesidad.

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