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Business Process Management: A Crash Course sur ce que cela implique et pourquoi l'utiliser?

Écrit par : Predrag Jakovljevic
Date de publication : juillet 18 2013

intégrée et des solutions axés sur le processus sont nécessaires pour la compétitivité

solutions intégrées qui optimisent uniquement à une entreprise ou d'un département de niveau ne sont plus suffisantes pour réussir dans l'environnement de la chaîne est aujourd'hui hautement concurrentiel, intégré approvisionnement. Chaque service contient des montagnes de données, mais sans une solution intégrée et axée sur les processus, toutes ces informations précieuses est souvent perdu pour la société dans son ensemble. Ce qui est nécessaire est une solution en temps réel qui va au-delà de l'intégration du contenu et des processus de ventes individuelles, de commercialisation ou données des services d'appui.

ont besoin d'un niveau plus élevé de souplesse pour répondre aux différents types de comportements des clients et au cours des dernières années, les données propres et plus fiables est devenu le mantra des organisations qui cherchent à améliorer leur orientation client. En conséquence, les organismes utilisateurs sont maintenant nagent dans de meilleures données, qui sont encore stockés dans des applications disparates, data marts, magasins de données opérationnelles et les entrepôts de données. Les entreprises ont même fixé des outils analytiques sophistiqués à ces données dispersées avec l'espoir de gagner un aperçu des attributs des clients et des comportements (voir Pourquoi sont-CRM Analytics et intrinsèquement liés? ). Malgré ces efforts, de nombreuses entreprises n'ont toujours pas de relier les données aux processus d'affaires, et seules quelques entreprises ont modifié leurs processus d'affaires afin de refléter les connaissances acquises à partir du côté des données. Encore moins ont récolté ces connaissances pour tirer le meilleur parti de chaque interaction avec leurs clients.

raison de la banalisation, une entreprise qui ne dispose pas d'un produit ou service de la concurrence peut encore être en mesure de rivaliser, si elle dispose d'un système d'information d'entreprise agile et processus. La même chose vaut pour les relations avec les fournisseurs de l'autre côté de la chaîne d'approvisionnement, sans oublier les relations avec les employés entre les quatre murs d'une organisation.

liens entre les données et les contenus aux processus s'inscrit dans le domaine de la gestion des processus d'affaires (BPM), une technologie qui coordonne les données et les actions des technologies de l'information disparate (TI) et devrait permettre aux entreprises de transformer les interactions clients potentiellement dommageables dans les opportunités de revenus. Un système d'entreprise idéal dans un monde idéal aurait un fournisseur de logiciels fournissant 100 pour cent des données, contenu, processus d'affaires, et la connectivité avec le monde extérieur, et permettrait de tenir compte des changements instantanément en cas de besoin. Cependant, c'est une utopie. Malheureusement, dans le monde réel, la communication est entravée parce que les silos de contenu existent partout, et les ingénieurs, la production, et les vendeurs ne parlent pas «la même langue» et ne pas toujours utiliser le même logiciel.

réalité a tendance à tomber à court de situations idéales et les processus sur papier, parce que de nombreux problèmes peuvent surgir à tout moment en cas de délais; «trous noirs», où l'information disparaît, les erreurs humaines, le contexte et la sémantique différente dans les différents départements et les questions réglementaires et de conformité qui doivent être abordées, etc Par exemple, il n'est pas rare de voir une facture envoyée quelques jours après que les marchandises ont été expédiées. Ainsi, les systèmes de coordination devraient aider les entreprises à répondre à des événements clés de l'entreprise en temps réel (ou presque), et de réduire au minimum le risque de perte de revenus. Par exemple, un représentant des ventes peut communiquer et d'offrir un rabais à la clientèle pour payer les factures en ligne. En fin de compte, en répondant par la bonne action au bon moment, les entreprises peuvent devenir entreprises en temps réel (RTE).

BPM est une méthodologie soutenue par le logiciel utilisé pour gérer les entreprises à une plus grande efficacité. Il a émergé de la complexité croissante de faire des affaires dans une économie concurrentielle, où les marges continuent de rétrécir et de la pression pour répondre à l'évolution du marché est plus grande que jamais. Les entreprises sont de plus en plus un contrôle réglementaire et des investisseurs et doivent être exécutés avec succès, à la fois à court et à long terme.

Une mission de haut niveau BPM permet des processus d'affaires deviennent comme gérable tant que données. À cette fin, BPM doit intégrer les applications existantes, les services Web et les gens de telle manière où il peut changer rapidement, détruire ou construire des processus, ce qui est une capacité qui dépasse de loin l'intégration d'applications d'entreprise traditionnel (EAI).

BPM: A Crash Course sur ce que cela implique

Comme une catégorie de logiciels naissante, BPM signifie souvent des choses différentes pour différentes personnes. On pourrait, en grande partie, blâmer ceci sur le tas de pure play des fournisseurs de logiciels en herbe qui se présentent comme des fournisseurs de BPM à part entière, mais vraiment couvrir seulement une niche ou deux de tout le royaume BPM. Il convient également de distinguer clairement entre les BPM comme une activité de gestion de et BPM comme un outil de modélisation , étant donné que ces définitions sont souvent utilisés de manière interchangeable. Voici les tâches typiques de haut niveau qu'une solution globale BPM devrait couvrir (voir la liste séquentielle):

  1. définition de processus ou modélisation , qui définit des cartes et des processus d'affaires;     
  2. exécution de processus , ce qui est une tâche essentielle qui nécessite une base de données centrale et le moteur qui contient des règles de processus, et initie et gère automatiquement les processus;
  3. surveillance de processus , ce qui permet aux gestionnaires de voir les goulots d'étranglement potentiels et suivre le travail de en cours (WIP);         
  4. couche d'intégration , qui, logiquement, des liens diverses applications d'affaires de l'organisation;           
  5. interface utilisateur (UI), qui permet aux gens d'interagir avec le moteur de processus.

Il ya une croyance bien ancrée que le BPM est le catalyseur de l'agilité, la flexibilité, la compétitivité accrue, la conformité; action le partage d'informations et la collaboration, et l'exécution de workflow. Pour répondre à ces hypothèses, le logiciel BPM devrait être

  • event-driven, car elle est déclenchée par des événements internes et externes;
  • orchestré, depuis les flux de processus prédéfinis doivent permettre étapes complexes qui peuvent être effectuées sans intervention humaine;
  •   permettre
  • processus internes, à l'intérieur du pare-feu de l'organisation;   
  • échange de traiter l'information avec les groupes d'utilisateurs externes.

En outre, malgré la nécessité d'une orchestration, une centrée sur l'humain flux de travail est encore nécessaire dans de nombreux cas. Par conséquent, BPM devrait soutenir à la fois l'interaction humaine basée sur les exceptions et humain décision. Et last but not least, analyse d'affaires dans le système doivent permettre le traitement des événements d'affaires en temps réel grâce à des tableaux de bord de gestion et des outils décisionnels similaires. BPM intègre aussi souvent des capacités d'intégration, y compris extrait , transformation et de chargement (ETL) des outils, l'intégration multi-canal et le soutien à la mobilité d'entreprise, si ceux-ci sont disponibles via d'autres fonctions .

Certains experts croient que le monde des logiciels d'entreprise est révolutionnée par deux grands développements complémentaires: architecture orientée services (SOA), et Event Driven Architecture (EDA). SOA est une approche formalisée de gestion des services Web, ce qui signifie une sorte de plate-forme est nécessaire pour orchestrer la façon dont les services interagissent, et de veiller à ce que les processus soient vérifiables, flexible, évolutive et sécurisée (voir Comprendre SOA, Web Services, BPM, BPEL, et plus ). D'autre part, l'AED est de donner aux applications la capacité de gérer les événements et les événements qui se produisent en conjonction avec d'autres imprévus. Systèmes de BPM à part entière présentent bon nombre des mêmes fonctions sur les deux côtés (voir L'avenir de la gestion des processus d'affaires Où va BPM? ).

En outre, les processus d'affaires devrait en aucun cas être considéré dans les limites des frontières ministérielles ou même de l'organisation, les entreprises sont de plus en plus horizontale en matière de cross-départements (à ne pas confondre avec un accent de l'industrie verticale , qui reste primordiale) et basée sur les rôles. Par conséquent, ce qui est nécessaire est un système d'entreprise avec holistiques, "big picture" réponses pour toute l'entreprise, sinon la chaîne d'approvisionnement. Questions fondamentales telles que «Quel est le bénéfice par ligne de produits?", "Quelle est notre pipeline de ventes actuel et comment cela se compare à l'année dernière?" Et "Qui sont nos clients les plus rentables?" il faut répondre. Avec BPM-permis et des solutions intégrées, ces réponses pourraient venir naturellement, depuis BPM vise à formaliser les processus d'affaires complexes dans les workflows hautement maniables et visible.

Ces procédés existent déjà, mais varient d'un ministère à l'autre, en fonction, et ainsi que dans leurs besoins d'interagir avec divers produits logiciels et de partenaires d'affaires. Cela crée une gestion et le fardeau de la formation, contrecarre les tentatives de rapports holistique à travers l'entreprise, et entraîne souvent la duplication de traitement de l'information que l'information passe d'un département à l'autre.

Inversement, BPM force méthodologie commune de processus métier dans toute l'entreprise, et si tout le monde utilise le même système, une communauté se produit qui devrait permettre de réduire considérablement les besoins en formation, simplifier les efforts de conformité et d'améliorer les communications internes. Duplication peut également être éliminé parce que tout est sous le même système, et dans les cas où l'information doit exister sous une forme double, le système BPM est activé peut être configuré pour répliquer.

BPM: Pourquoi l'utiliser?

Pourquoi quelqu'un voudrait envisager le déploiement BPM? Quelques raisons comprennent le potentiel de considérablement réduire les coûts de fonctionnement, les délais réduits, l'externalisation simplifiée, la visibilité des performances améliorées, une meilleure gestion des opérations mondiales, temps de mise sur le marché, a dépassé les attentes des clients, et ainsi de suite. Le affaires du Project Management Institute Rapports qu'une stratégie efficace BPM peut

  • réduire le temps de conception des produits par 50 pour cent, entraînant des recettes délais de mise sur le marché, des produits plus compétitifs, et une augmentation;
  • réduire le temps de l'ordre de 80 pour cent, ce qui conduit à des économies, d'améliorer la satisfaction des clients, et des gains de revenus coûts;
  • aident les organisations à réaliser des gains d'efficacité de 60 pour cent dans les centres d'appels, ce qui entraîne une meilleure gestion d'actifs, réduction des coûts de service à la clientèle et l'amélioration de la satisfaction du client.

Un Accenture rapport affirme que le BPM est activé Enterprise Resource Planning du système (ERP) peut réduire le temps de réponse de l'enquête de 70 à 90 pour cent, diminution Afin délai de clientèle de 50 pour cent, une augmentation de rotation des stocks de 35 pour cent, et réduire le temps de cycle de fabrication de 40 pour cent.

Un avantage supplémentaire de BPM (combiné avec l'analyse) est qu'il peut améliorer la conformité avec des initiatives telles que la loi Sarbanes-Oxley (SOX). En particulier, le grand nombre de dispositions contenues dans le projet de loi est de taille, et bien qu'il soit possible d'utiliser des listes de contrôle et des tableurs pour assurer la conformité avec l'ensemble des mandats SOX, la plupart des entreprises reconnaissent que les logiciels et systèmes spécialisés peuvent rationaliser le processus de suivi des tâches et la gestion de l'ensemble du processus (voir Attributs d'ensembles d'outils Sarbanes-Oxley ). À cette fin, la technologie BPM devrait améliorer le contrôle de gestion en automatisant les processus et l'application des politiques commerciales. tableaux de bord de gestion aident également les cadres à repérer les problèmes plus tôt, grâce à une meilleure visibilité des informations critiques de l'entreprise.

Dans le passé, peaufiner un système ERP actuel pour simplifier une tâche aurait habituellement impliqué programmation personnalisée coûteuse. Aujourd'hui, BPM permet de rationaliser les processus d'affaires à l'intérieur et entre les systèmes, parce que c'est un mélange de workflow, EAI, et le développement d'applications qui rend plus facile pour les entreprises aux processus actuels de codifier, d'automatiser leur exécution, surveiller les performances, et de faire "on-the- voler "ajustements pour améliorer les processus.

BPM Précautions et mises en garde

Nous ne voyons pas nécessairement BPM comme un catalyseur important pour réinventer mature, "couper-sec» les processus des systèmes de gestion de la maintenance assistée par ordinateur ERP ou (GMAO), et surtout pas en un environnement mono-site (même si elle reste importante pour automatiser et maintenir ces processus de routine en chèque). En effet, combien de façons peut-on penser à payer les fournisseurs, créer des factures, les débits de livres et de crédits, ou l'entretien de calendrier? Toutefois, par rapport à d'autres applications "extraverties" collaboratifs tels que la gestion la chaîne d'approvisionnement (SCM), Product Lifecycle Management (PLM) et de gestion de la relation client (CRM), il est important d'être capable de modéliser la demande exactement à la façon dont une organisation fait des affaires avec ses partenaires commerciaux, et ne pas être contraint par le logiciel. La nécessité d'une SOA, les services Web et BPM a été stimulée par ces processus externes, qui sont le plus souvent des workflows automatisés qui impliquent plusieurs entreprises et une société diverse, systèmes d'entreprise existants.

Le marché encore émergent BPM a donné lieu à un certain nombre de solutions ponctuelles qui excellent dans seulement quelques-uns des éléments susmentionnés de BPM. Par conséquent, en suivant le même parcours que les joueurs ERP sur le marché plus ERP, fournisseurs de BPM de niche devront partenaire pour offrir une solution de BPM plus complète, et les fusions et acquisitions (M & A) et la consolidation du marché sont tenus d' passera dans le futur.

En outre, bien que fournisseurs de BPM viennent de différents milieux, et ils peuvent essentiellement se répartissent en trois groupes, chacun ayant forces et les faiblesses typiques. Ces groupes comprennent les fournisseurs traditionnels de l'entreprise d'applications, la gestion de contenu d'entreprise (ECM) ou les fournisseurs d'infrastructures / EAI, comme IBM , Tibco , Stellent , FileNet , SeeBeyond , et WebMethods , et BPM pure play des fournisseurs spécialisés comme Fuego , Savvion , Ultimus , IDS Scheer , et Pegasytems .

Le premier groupe apparaît dans chaque catégorie de logiciels liés aux processus et se compose de fournisseurs d'applications d'entreprise traditionnelles, telles que Oracle , SAP ou Microsoft . En raison de leur expertise dans les processus d'affaires échelle de l'entreprise, ces fournisseurs ont des atouts typiques, tels que les offres astucieuses pour les versions logicielles initiales et une intégration étroite avec (leurs) systèmes ERP; bon contrôle et la documentation des risques et bien des outils de suivi et de rapport. Une faiblesse typique des solutions de ces fournisseurs est qu'ils sont entrés sur le marché à la fin, et par conséquent ont eu moins de temps pour arriver à maturité, et offrir une intégration plus pauvres avec des systèmes de gestion des dossiers, des documents et existants.

Exact Software peut aussi être classé avec les fournisseurs traditionnels de l'entreprise, même si elle ne s'affiche quelques-unes des meilleures caractéristiques de ces trois mondes. À savoir, s'il manque la modélisation, la Exact e-Synergy produit présente les atouts typiques d'une offre BPM ou ECM. Par exemple, il offre la collaboration, la gestion des documents et des fonctions de gestion des documents et exacte a un bon bilan des déploiements BPM. En outre, le produit n'a certainement pas été à venir tardivement sur le marché (au contraire, il a été au courant, si ce n'est avant, de la courbe), et a mûri depuis. Voici un résumé des avantages aux utilisateurs e-Synergy ont vécus.

  • une meilleure cohérence, que moins de problèmes sont oubliés par inadvertance et tout le monde est en marche avec la même information pour atteindre un but commun;
  • réduire les coûts de formation pour les nouveaux employés;
  • bureau sans papier est possible, si on le souhaite;
  • augmentation de la productivité;
  • amélioration continue des processus, comme on peut le tordre processus selon les besoins, et l'Institut concepts maigres, même en col blanc, des environnements «tour d'ivoire», et
  • réduit le stress organisationnel et frustrations, par la prévention de nombreuses erreurs et de résoudre les exceptions qui s'infectent généralement inaperçue.

SoftBrands évolution est un autre produit prolongée ERP convient de souligner. Contrairement à de nombreux systèmes ERP par les pairs complets vendus sous une forme standardisée, l'évolution est conçu pour permettre aux clients de personnaliser le système pour leurs propres opérations uniques. Il offre un large éventail de fonctionnalités et d'outils qui mesure la demande et l'évolution peuvent offre aux entreprises une plate-forme pour l'amélioration des processus d'affaires et la croissance. Ayant été construit sur des principes SOA, et en utilisant des outils de BPM pour modéliser, concevoir, configurer et mettre en œuvre les exigences fonctionnelles uniques des entreprises utilisatrices, le produit permet aux clients d'adapter l'application sans modifier le code source sous-jacent.

Un bon exemple d'un vendeur dans le pur service industrie, est l'unité de 4 Agresso , un concurrent néerlandais compagnon d'Exact. Secteurs des services purs, tels que les services professionnels ou des collectivités locales, offrent des «savoir-faire» des produits à base des produits plutôt physiques. L'architecture de Unit 4 Agresso est très malléable, en grande partie parce que la solution était, dès le début, conçu pour conduire des affaires de haut en bas, et utilise les objectifs d'affaires de façonner les processus d'affaires.

Recommandations de l'utilisateur

Bien que soigneusement sélectionnés, bien pensé et méticuleusement mis en œuvre BPM va probablement devenir un outil puissant pour améliorer les opérations commerciales et peut se développer avec l'entreprise, BPM ne doit pas être considérée comme une "baguette magique" qui permettra de remédier à tous les maux sociaux. Il suffit d'acheter un système BPM, installer et mettre en marche ne sera pas transformer les processus d'affaires dans un système de gestion d'entreprise propre, efficace et holistique du jour au lendemain. Une partie du défi dans l'évaluation et le déploiement BPM est que de multiples fonctionnalités comme l'intégration, le workflow et outils de modélisation de processus doivent être évalués. L'enjeu est aussi de peaufiner le système pour qu'il puisse combiner dynamiquement des données d'événements et contextuelles.

déploiement BPM prend le travail, l'engagement, les utilisateurs «buy-in, la discipline et la gestion attentive du changement, qui implique la planification et de dévouement approfondie et une mise en œuvre bien pensée. L'objectif de BPM ne doit pas seulement se concentrer sur la résolution des processus grâce à la technologie, mais aussi se concentrer sur des changements culturels au sein d'une société qui encourage le partage de l'information, parce que BPM promeut l'idée que l'entreprise va de l'avant sur la base de l'information collective qui est stockée, partagée, et diffusé auprès des employés. Il rend l'information accessible à tous ceux qui peuvent l'utiliser, et améliore l'investissement que certaines entreprises ont déjà fait à travers la mise en œuvre de solutions ERP ou SCM, permettant une plus grande efficacité tout au long du cycle de valeur d'une entreprise.

 
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