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Étude de cas: s'embarque du Collège communautaire sur la mise en oeuvre Financial Reporting System

Écrit par : Lyndsay Wise
Date de publication : juillet 18 2013

En 1996, le Nova Scotia Community College ( NSCC ) est devenu un gérée de façon indépendante, une institution gouvernée conseil . NSCC est le corps d'un collège communautaire primaire à travers la province, et représente treize principaux campus ainsi que six centres d'apprentissage communautaires. Les écoles sont logés dans cinq principaux secteurs universitaires, y compris les entreprises, l'accès, les arts appliqués et les nouveaux médias, les services de santé et humains, et les métiers et la technologie. NSCC offre une gamme complète de programmes universitaires et fournit la majorité des programmes de formation technique et d'apprentissage en Nouvelle-Écosse (Canada). L'école a un effectif annuel de 25.000 étudiants et un corps professoral et du personnel de 1400.

problème d'entreprise

la gestion des activités financières de la NSCC a nécessité la production et de la distribution mensuelle des rapports financiers de fin de mois à divers décideurs à travers la province. La production et la distribution de ces rapports à plus de treize endroits différents physique a été assez difficile. NSCC s'est appuyé sur les anciens systèmes financiers pour exécuter toutes ses applications financières et les processus de fin de mois, et de générer des rapports financiers. Le processus de fin de mois a pris jusqu'à deux semaines pour terminer après la clôture de chaque mois, il a ensuite pris une semaine supplémentaire pour imprimer et distribuer les rapports aux décideurs financiers nécessaires entre les différents campus et centres communautaires sous l'égide de la NSCC. Par les rapports de temps atteint les décideurs appropriés, les données étaient obsolètes et n'ont fourni aucune valeur pour le processus décisionnel. En plus de ne pas voir toute la valeur ajoutée, les utilisateurs finaux n'ont pas utilisé les rapports en raison de la période au cours de laquelle ils ont été reçus. Le long processus de distribution est devenue une excuse pour mauvaise performance, due à des utilisateurs qui ne reçoivent pas les informations appropriées en temps opportun. En outre, il était difficile de développer de nouveaux rapports ou modifier les structures de rapport, ce qui signifie que l'ensemble du processus a été difficile à gérer.

différents décideurs à travers l'organisation nécessaires pour analyser les données de différentes façons. Sans la possibilité de personnaliser, de changer, ou de développer de nouveaux rapports, les rapports eux-mêmes fourni des avantages limités pour les utilisateurs finaux. Avoir accès à des rapports basés imprimer seulement permis aux utilisateurs finaux de visualiser les rapports qui n'ont pas accès aux données de base, et sans la possibilité de manipuler la structure du rapport.

En outre, le bureau du vice-président (VP) des services administratifs a été éprouvent des difficultés acquisition de renseignements sur la planification financière à travers les différents campus, en raison de mécontentement avec le temps de latence entre l' l'achèvement des processus de fin de mois et l'heure à laquelle rapporte atteint leur destination. Au lieu de recevoir les commentaires de divers ministères concernant les activités de planification, des excuses ont été donnés à la VP en ce qui concerne le manque d'information des décideurs recevaient. Sans la bonne information, les décideurs supposé qu'ils ne pouvaient pas prendre les bonnes décisions.

Solution

Profitant d'une organisation à l'échelle mise en œuvre de PeopleSoft ERP , le bureau du contrôleur NSCC a décidé de mettre en place un nouvel outil de reporting ainsi, et une version d'essai de Business Objects ' Seagate Infos 7.0 a été installé. La version d'essai a fourni le logiciel libre, avec toutes les fonctionnalités disponibles dans l'activité régulière Objets Crystal Reports offre de produits, donnant NSCC la capacité de voir si ce logiciel avait la fonctionnalité requise. Il a également donné NSCC l'occasion de voir comment un nouveau processus de déclaration pourrait fonctionner par rapport à une création de rapports centralisée et une structure de distribution.

Le choix de la solution a été simple, comme un collègue du contrôleur NSCC David Dewey avait recommandé Seagate Info 7.0. Après une visite sur place trois jours par Business Objects, le système était opérationnel. Dans un an et demi semaines de travail à temps plein, les rapports ont été publiés sur le Web. Cela a permis aux rapports qui doivent être téléchargés, donnant aux utilisateurs finaux un accès direct à l'information en temps réel. En deux semaines, le processus de changement a été achevée. Comme cette nouvelle fonctionnalité de reporting a été couplée avec la mise en œuvre d'ERP, la plupart des utilisateurs finaux pensaient que les nouveaux rapports faisaient partie de PeopleSoft, créant utilisateur final naturel buy-in. Le logo PeopleSoft a été mis sur les rapports ainsi, donnant l'illusion qu'un système a été utilisé. Cette tactique a créé une intégration transparente que la communauté de l'utilisateur final n'a pas été affectée.

une des principales discussions entourant la mise en œuvre effective était de savoir si l'utilisation de PeopleSoft comme un outil de reporting ainsi. La plupart des utilisateurs de rapports ont été centrées sur les services financiers à travers les différents campus. En raison des multiples endroits de l'utilisateur final, la formation impliqués dans l'adoption du nouveau système serait fastidieux et coûteux. L'alternative était de mettre en œuvre un système d'information qui pourraient s'intégrer avec le système ERP, d'une manière transparente et conviviale pour permettre une transition facile. La décision de mettre en œuvre un troisième outil de reporting du parti a été fait pour tirer parti des fonctionnalités de reporting avancées qu'il offrait. Une fois le cadre de reporting a été mis en place, un projet pilote a été mis en place avec quinze utilisateurs à travers les campus du NSCC, avec les membres du groupe pilote sélectionné une formation de super-utilisateurs. Depuis la mise en œuvre initiale de Crystal Reports, l'utilisation de Business Objects dans toute l'organisation s'est étendue à plus de 200 utilisateurs.

outre, la direction réalisation de buy-in a été simple parce que les coûts de mise en œuvre associés étaient 75 pour cent moins avec la version d'essai de ce qu'ils auraient été si Crystal Reports avaient été mises en œuvre en premier. En outre, cela signifiait qu'il y avait peu ou pas de risque en ce qui concerne la mise en œuvre. L'évaluation du risque a été évalué en fonction de critères simples, les principaux facteurs, y compris une mise en œuvre relativement sans frais à cause de la version d'essai (ainsi que le fait que la direction a estimé que la situation pourrait pas être pire). La principale préoccupation était la nécessité de conduire le changement pour un processus qui était frustrant pour tous les niveaux de décideurs financiers et, par conséquent, mettre en œuvre un nouveau système de rapports pour entre 2000 $ à 3000 $ (USD) a été considérée comme très faible risque, comme le facteur faible coût ajouter aux avantages de tenter quelque chose de nouveau.

Passer de la distribution physique original de rapports à fournir aux utilisateurs finaux d'accéder à des rapports (via Internet et la distribution e-mail) a donné aux utilisateurs finaux une plus grande liberté en ce qui concerne l'utilisation et la manipulation des données. En raison des données qui sont générés juste après la fin du mois, les utilisateurs ont pu accéder aux rapports requis à la clôture de l'exercice. Ce nouvel accès aux rapports créé une série de nouvelles demandes des utilisateurs finaux d'apporter des modifications à la déclaration de revenu. Ces changements ont été effectués, mettre à jour les points de vue des individus de rapports, et de faire le nombre de variations du rapport une croissance exponentielle. Maintenant, les décideurs ont pu accéder aux bonnes informations au bon moment.

raison de l'utilisation accrue des rapports, un environnement de serveur plus stable est nécessaire pour répondre aux besoins des utilisateurs supplémentaires, qui avaient grandi en nombre à plus de 200. En outre, la décision a été prise d'acheter des licences supplémentaires et de mettre en œuvre Crystal Enterprise, avec des mises à niveau ultérieures que de nouvelles versions seront disponibles. Maintenant, une version de la déclaration de revenus est créé comme un rapport axé invité, pour permettre à chaque utilisateur de voir le rapport basé sur la vue dont ils ont besoin. Du point de vue des utilisateurs, il n'y a qu'un seul rapport, mais, dans le fond, le rapport invite à base remplace plus de trente variations des déclarations de revenus.

L'environnement de reporting Crystal a progressé pour inclure la rationalisation des ressources humaines et la gestion de l'administration de l'élève. Avec plus de 1.200 employés et 25.000 étudiants à gérer, le reporting d'entreprise est devenue la norme pour la NSCC. Le département financier conserve le plus de connaissances et d'expérience avec Crystal Reports, la traduction de plus l'adoption des utilisateurs et générale buy-in.

Défis

La NSCC a découvert que la création d'un environnement de serveur dédié est important d'assurer la gestion de la nouvelle structure de reporting. Au début, aucun changement n'a été apporté aux serveurs, par conséquent, l'environnement de serveur est devenu instable. Cela a effectivement fourni le bureau du contrôleur de la rétroaction concernant l'utilisation du nouveau système, sans les nouveaux rapports, les plaintes s'accumulaient. Pour vous assurer que cela ne devienne pas un problème récurrent, trois serveurs ont été installés, qui comprenait un serveur redondant et un serveur de développement pour assurer un reporting homogène avec peu ou pas de temps d'arrêt. Cette nouvelle structure de serveur a été mis en place il ya trois ans, et a stabilisé l'environnement.

développement buy-in au sein de la direction financière et parmi gestion était simple, grâce à une formation intensive ainsi que la nouvelle disponibilité des données appropriées dans un délai raisonnable. Cependant, une fois l'utilisation de Crystal Reports a été prolongé au-delà de la direction financière, pour atteindre buy-in est devenu plus difficile. Sans l'expertise et de la formation individuelle, la dépendance de l'administration département de la direction financière pour faire des changements et de prendre la responsabilité pour signaler processus se traduit par un taux d'adoption lente.

Recommandations et leçons apprises

Le problème de serveur souligne le défi plus large de la création d'un système qui peut être soutenue par la croissance au fil du temps. Identifier les exigences fonctionnelles et techniques, et de la comptabilité de la croissance prévue est essentielle lors du développement d'une plate-forme de business intelligence. Que extraction de données à partir d'un entrepôt de données, ou à l'aide de rapports ou d'autres caractéristiques de l'intelligence d'affaires (BI) sur le dessus d'un système existant, les spécifications techniques doivent être identifiés. En outre, l'importance d'avoir un environnement de développement et de test pour assurer le développement continu de fonctionnalités qui peuvent répondre aux besoins changeants des utilisateurs finaux ne doit pas être négligé. L'environnement de test peut également faciliter la transition vers les nouvelles versions des outils de BI et de reporting. Le test peut aider les organisations à identifier quelles sont les questions de transition sont, et à les résoudre avant qu'ils n'affectent les utilisateurs. Échelle de l'Organisation buy-in peut donc s'attendre, fournissant aux utilisateurs finaux ne sont pas inutilement affectés lorsque mises à jour logicielles sont mises en œuvre ..

maintien de l'expertise interne permet également de s'assurer utilisateur final buy-in, les utilisateurs finaux n'ont pas besoin de demander de l'aide à l'extérieur lorsque des problèmes surviennent. Bien qu'il y aura toujours la nécessité d'avoir une connexion avec le fournisseur BI lorsque des problèmes surviennent, l'expérience globale des utilisateurs finaux apparaîtra sans tracas quand ils peuvent s'adresser à un autre collègue des questions, des préoccupations ou des demandes de changement. Il est important de travailler avec un fournisseur, telles que Business Objects, qui permettra de former les utilisateurs à devenir autonomes et de leur donner la capacité de développer et de maintenir leurs propres environnements de BI. En outre, il est essentiel de créer un environnement où les utilisateurs ne remarquent pas la transition entre les mises à jour et des changements ou difficultés techniques. En d'autres termes, si parallèlement ou tester soigneusement la solution à l'avance, il est important de fournir à la communauté des utilisateurs avec un environnement d'exécution homogène.

 
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