Actifs Cloud: un guide pour les PME-Part 2

  • Écrit par : Phil Reney
  • Date de publication : juillet 18 2013



Dans la première entrée de cette série, j'ai présenté un aperçu de la terminologie nuage et défini les principales offres commerciales. J'ai également abordé les éléments essentiels clés, tels que la définition de vos besoins, la construction de votre stratégie de changement, énumérant les différents acteurs, et la collecte de la vérification des références, dans l'établissement d'un processus de recherche approprié pour mettre en œuvre un «as a service» solution (* AAS).
J'ai également souligné la nécessité de communiquer et d'éduquer vos employés sur les changements à venir pour promouvoir la participation et de cultiver une vision partagée. En fait, cela devrait être une formule gagnante pour tous vos projets d'implémentation.
Dans la partie 2 de ce guide pour petites et moyennes entreprises (PME), la phase de passation des marchés, je 'aimerais pour couvrir les éléments essentiels du processus de sélection et le courtage de biens de nuages. Et par le biais de marchés publics, je vous suggère de considérer les points suivants:

  • Liste des fournisseurs
  • Service Level Agreement
  • Considérations contractuelles

Onward au vendeur Liste A l'heure actuelle, à travers vos contacts avec les fournisseurs et leur demande de terminé pour l'information (RFI) contenant de milliers de critères fonctionnels et techniques sur les différentes options de votre connaissance de la solution de cloud computing à l'étude auraient évolué à partir fragile à l'aise. Toutefois, si vous êtes toujours aux prises avec l'idée de construire votre RFI, Technology Evaluation Centers (TEC) a élaboré des modèles RFI pour divers types de solutions. Dans ces modèles, chaque critère a été formulé pour permettre aux vendeurs de logiciels pour déterminer le niveau de leur produit de soutien. Assurez-vous simplement que vous les personnaliser en fonction de vos besoins d'affaires.
Plus, pour vous aider à gérer plus votre liste des prétendants, jetez un oeil à ce troisième article d'une série écrite par TEC analyste Gabriel Gheorghiu intitulé The Path to ERP pour les petites entreprises, Partie 3: Sélection des ERP Software , et se concentrent sur les différences de passation des marchés de nuages.
Les demandes d'information complets seront certainement vous aider à éliminer les fournisseurs qui ne peuvent pas supporter certaines fonctionnalités clés pour exploiter votre entreprise, réduire encore la liste. Si les demandes d'information des vendeurs ont été aménagés dans Microsoft Office Excel, vous pouvez toujours créer vos propres macros et exécuter une comparaison des différentes options, même si cela peut s'avérer être un exercice long et douloureux.
Cependant, obtenir l'aide d'un système d'aide à la décision (DSS) peut s'avérer utile en termes non seulement de l'opportunisme, mais aussi une évaluation objective des fonctionnalités disponibles. Par exemple, en utilisant le DSS de TEC vous permet de comparer une solution de type provenant de plusieurs fournisseurs en fonction des réponses des fournisseurs à ces milliers de critères fonctionnels et techniques qui sont conformes aux normes établies de TEC de précision. Le DSS de TEC a un score intégré pour chaque réponse du fournisseur sur le niveau de soutien fourni pour chaque critère, vous permettant d'effectuer une comparaison quantitative des différentes solutions logicielles. Les DSS peuvent également vous fournir des rapports comparatifs avancés, comme un critère rapport-a échoué liste des fonctionnalités essentielles qui ne sont pas pris en charge par les options des fournisseurs. De ce point, l'étape suivante consiste à inviter le vendeur à des démonstrations de solutions.
Démos des fournisseurs vous permettent de vérifier et de valider de première main les fonctionnalités de la solution que l'on prétend être pris en charge par le vendeur. Être approfondie et systématique est essentielle, en particulier pour ceux qui planifient les PME à se déplacer vers une plate-forme avec des capacités améliorées. Utilisez votre RFI pour créer un script démo en sélectionnant les fonctionnalités les plus importantes de votre entreprise, qui seront évalués pour le concept (Oui / Non), la facilité d'utilisation (accès logique des menus, des capacités drill-down, etc) et des processus d'ajustement avec votre propre organisation. Idéalement, ont des propriétaires de processus / utilisateurs d'évaluer les fonctionnalités présentées dans les démos qui leur sont spécifiques, car ils sont dans une bonne position pour comparer avec les activités actuelles.
Pendant la démo, vous pouvez obtenir des réponses qualitatives aux questions tels que: Pouvez-vous créer un ordre d'achat plus efficacement avec cette solution? Combien d'étapes sont nécessaires pour compléter une commande?

Une fois que chaque démonstration est terminée, et que vous avez peut-être éliminé plus de candidats, il est nécessaire d'exécuter une autre analyse comparative peut-être à éliminer les prétendants supplémentaires. C'est à cette liste de fournisseurs que vous enverrez votre demande de de proposition (DP).
Dans votre DP, il est important que vous vous adressez à des points clés suivants, en plus les fonctionnalités prises en charge, pour gagner l'évaluation la plus précise d'un coût total de possession (TCO) de la solution de cloud:

  • Conversion des données et la migration. Le vendeur doit vous fournir une évaluation de la quantité de travail nécessaire pour convertir et migrer vos données dans le cadre de la solution. Structure de données différenciation et la facilité d'exportation à partir de votre base de données joueront un rôle dans le coût. En utilisant un modèle de base de données assez commun, tels que SQL, devrait apaiser les craintes d'exportation.
  • Nombre d'utilisateurs et rôles respectifs. Malgré une facturation fondée sur l'utilité, certains vendeurs font payer par type de rôle / module soit fixé à chaque utilisateur. En tant que tel, vous devez fournir les vendeurs avec une liste d'inventaire générique de votre personnel (pas de noms, juste des titres et fonctions respectifs) qui va utiliser la solution.
  • Formation . Connaître le nombre d'utilisateurs, le fournisseur sera en mesure de délivrer une citation d'un programme de formation sur la nouvelle solution. Il est conseillé d'obtenir des devis pour consommation sur place ainsi que la formation à distance.
  • Support. Demander la structure des coûts de support de la solution par le vendeur, étant entendu que le coût va changer avec les nouveaux enjeux. Vous aurez au moins la possibilité de courir "what if" scénarios. En outre, vous pouvez demander des rapports d'incidents du vendeur, ainsi que les requêtes des clients du fournisseur sur le niveau de soutien pour les projets précédents du vendeur.
  • Stockage de données. les vendeurs peuvent exiger pour l'espace de stockage en fonction de l'utilisation. Envisagez d'exécuter quelques scénarios, tels que l'utilisation actuelle et ajouts plausibles, pour des considérations budgétaires.
  • Sortie coût. Il s'agit de frais engagés pour la résiliation du contrat (purgée, la résiliation anticipée volontaire des sanctions, ou rupture de contrat). Gardez à l'esprit que le coût de sortie inclut le coût pour exporter vos données dans un format qui peut être facilement intégré à votre prochaine plate-forme, que ce soit sur site ou en nuage, donc n'oubliez pas de demander quel format peut être obtenu.
  • Mises à jour. Valider lorsque les mises à jour seront mises en œuvre et leurs coûts associés, le cas échéant. Certains vendeurs peuvent facturer une fois par an, par jour, ou pas du tout pendant la durée du contrat.
  • Accord de niveau de service. Ceci est le document qui vous prescrira la qualité de la livraison de la solution à votre organisation. Il est défini plus en détail dans la section suivante.

Tous ces points doivent être pris en compte dans le contrat définitif, étant entendu que la solution est évolutive en fonction de vos besoins. Par conséquent, une fois que vous avez reçu les appels d'offres auprès des vendeurs, il est important de faire quelques scénarios pour évaluer vos coûts opérationnels contre les structures de coûts respectifs des fournisseurs. Envisager la construction d'un fournisseur matrice d'une table avec des critères énoncés dans les lignes et les vendeurs que des colonnes pour l'analyse comparative-pour chaque scénario de comparer les coûts. Cependant, il peut être plus facile d'utiliser les SSD de TEC pour arriver à une analyse comparative des coûts.
Service Level Agreement Un accord de niveau de service (SLA) est essentiellement une liste d'accords opérationnels entre votre organisation et le vendeur sur la qualité de la livraison et le support d'une solution. Ce document est obligatoire et doit être fournie avec le contrat de service dans l'exécution de la relation d'affaires. Pas tous les SLA sont similaires, et à ce jour, il est encore une pratique courante pour négocier les différents éléments. Voici quelques-uns des points qui doivent être abordés dans la SLA:

  • Disponibilité. Les vendeurs vont garantir la disponibilité de votre solution à des degrés divers en fonction de la solidité de leur infrastructure et sur le niveau de connectivité entre votre organisation et leurs serveurs (connexion directe ou indirecte). Il est important de poser des questions telles que:? Lorsque le service est en place, vous pouvez faire des modifications à tout moment Confirmer avec le fournisseur lorsque la solution est entièrement disponible (pas en lecture seule, sélectionnez uniquement les modules, etc .). Mais voici le spoiler. Les vendeurs peuvent facilement rendre la solution disponible sur leurs serveurs, mais ils ne contrôlent pas le niveau de service de votre connexion Internet, donc si celui-ci est problématique, puis un changement de fournisseur de services Internet (ISP) peut être à considérer.
  • Résolution des problèmes. Un point essentiel qui doit être défini est la vitesse à laquelle le vendeur peut résoudre les problèmes techniques. Souvent, ce point est ajustée en fonction de la nature de l'urgence et de la fonctionnalité affectée (par exemple, la production de la création de l'ordre en moins de 1 heure, transfert de stock problèmes de demande en moins de 4 heures, etc.) Je recommande la priorité de vos fonctions et de confirmer auprès de votre fournisseur la mise en œuvre de ces priorités.
  • Sauvegarde et récupération. Vous pouvez décider de sauvegarder vos données sur le site de votre fournisseur, un site du fournisseur de stockage tiers, ou dans vos propres locaux. En tout état de cause, il est important que vous définissez à quelle fréquence vos données sont sauvegardées pour vous donner une idée de la date de votre dernière dernière version disponible est, si un processus de récupération doivent être engagés. La vitesse à laquelle le vendeur peut effectuer une récupération du système doit également être abordée.
  • Performance. Ce point de service peut être difficile, car il tend à être associé à une bonne dose de subjectivité. Bien que la performance de la solution est soumise à une variété de facteurs qui peuvent être hors de votre contrôle, tels que la connexion Internet fluctuante, la taille de la base de données, la complexité de l'opération, etc-il d'avoir un impact significatif sur l'efficacité de vos opérations. Ainsi, la validation de la performance globale de la solution avec les clients de fournisseurs est appropriée. Rafraîchissant votre écran et de voir à quelle vitesse les mises à jour de contenu peut être un autre moyen d'évaluer le rendement.
  • Data Security & Compliance. Par-dessus tout, d'établir les exigences de sécurité de votre entreprise a besoin pour fonctionner, et valider ceux-ci avec le vendeur. Demande de rapports sur divers incidents qui ont eu lieu, et de discuter et de s'entendre sur l'autorisation de procéder à des vérifications sur les pratiques de sécurité du fournisseur. En outre, votre fournisseur et ses sociétés affiliées tiers potentiels doivent se conformer à la législation sur la confidentialité des données locales, qui relève de vos obligations légales. Clauses à cet effet doivent être incluses dans le contrat.

Les sanctions appropriées doivent être engagées pour défaut de se conformer à ces attentes doivent également être inclus dans la SLA, en tant que tel échec peut avoir un impact direct et significatif sur votre entreprise. Quand il s'agit de SLA, je vous recommande de contacter d'autres clients pour l'évaluation de la performance du vendeur. Il peut vous aider à identifier certaines des faiblesses du fournisseur et même un briseur d'affaire potentiel. Ces clients devraient vous aider à obtenir des réponses à des questions telles que: Comment avait des questions traitées lorsque le vendeur a été trouvé en faute? Combien d'efforts ont été nécessaires pour valider une réclamation? Combien de temps at-il fallu pour la compensation devant être émis? Ces sanctions devraient refléter l'impact potentiel que ces événements pourraient avoir sur votre entreprise. Cependant, soyez réaliste et prêt à sauvegarder vos numéros, que des sanctions réalistes pourront tout simplement pas être convenues.

Considérations contractuelle Courtage un * Aas, avec toutes ses subtilités techniques, signifie encore une chose: vous êtes négociant un service. En tant que tel, certains éléments contractuels importants en matière de services s'appliquent toujours:

  • Définition de la solution / service. En rédigeant une version contractuelle de votre DP avec toutes les fonctionnalités et les caractéristiques de la solution prise en charge par le vendeur et l'attacher avec le nom de marque de la solution, vous vous assurez juridiquement que la solution avec des fonctionnalités est le «produit» réelle d'être livré. Et assurez-vous que la marque de la solution utilisée est commercialisée sous le vendeur. Si non, confirmer avec le vendeur et obtenir une déclaration à cet effet. Cela permettra d'éviter un potentiel «confusion» avec d'autres solutions, si une question devait se poser à propos d'un manque de soutien de la fonctionnalité du vendeur.
  • Structure des prix. Il s'agit de tous les points de fixation des prix qui se rapporte à la mise en œuvre, l'utilisation et la stratégie de sortie de la solution par votre organisation. Ce que cela signifie est que vous et le vendeur doivent s'entendre sur tous ces points afin qu'aucune surprises surviennent. Et une façon d'obtenir votre fournisseur pour être à venir sur les frais cachés possibles est d'inclure une clause dans le contrat stipulant qu'aucune autre frais autres que ceux spécifiés dans l'accord actuel ne sera acceptée.
  • Cadre juridique. Si vous avez choisi un fournisseur local ou étranger, il est crucial d'avoir le contrat définit la loi applicable, même plus si le vendeur est étranger. Cela va formaliser les règles d'engagement, si un problème nécessitera la participation d'un soutien juridique. Aller au tribunal est assez préjudiciable, mais passer du temps au tribunal ou à la médiation pour simplement parvenir à un accord sur la loi applicable signifie temps et de ressources pour votre organisation perdu.
  • La durée du contrat. Lors de la saisie d'un accord avec un nouveau fournisseur, il ya toujours un certain niveau d'incertitude. Une ligne de conduite prudente est d'assurer la durée de votre premier contrat avec ce fournisseur est assez long à mettre en œuvre la solution et assez courte pour attendre l'expiration sans encourir de pénalités. Un an est donc raisonnable.

Autres considérations juridiques, comme la propriété intellectuelle, qui sont propres à votre entreprise doivent également être stipulé dans le contrat étant négocié avec votre fournisseur de cloud. Ce processus est naturellement long, mais prendre le temps dès le début offrira une sécurité accrue pour vos opérations qui vous sera bien utile dans le long terme. Et, bien sûr, ce contrat peut servir de base pour de futurs accords avec d'autres fournisseurs de cloud computing.
À ce stade, vous devriez être en mesure de choisir parmi votre liste de solutions et de célébrer avec une bouteille bien méritée champagne.

Sur votre chemin! Avec cette entrée, vous devriez avoir les bases fondamentales de négocier un service de cloud et de mettre en œuvre la solution au sein de votre organisation. Faire vos devoirs avant de mettre en œuvre une telle solution permettra d'assurer que vous entreprise s'épanouit sous les nuages.
Dans la dernière partie de cette série, je vais discuter de la gestion des services de cloud computing et l'examen global à intégrer cette structure au sein de votre organisation. Je présenterai également quelques perspectives stratégiques pour vous aider à combler le fossé entre vos besoins et les offres de cloud.
Certainement vous invitons à partager les expériences que vous avez eues avec les solutions de cloud computing. Laissez vos commentaires ci-dessous!

 
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