Enterprise Process Improvement (EPI) Logiciel: Client et des logiciels de collaboration du vendeur

  • Écrit par : Joseph J. Strub
  • Date de publication : Juillet 18 2013



Présentation

donc   vous venez de terminer la mise en œuvre d'un planification des ressources d'entreprise   (ERP) progiciel et vous pensez que vous êtes prêt pour les cinq prochaines années et   J'ai un pont à Brooklyn que je tiens à vous vendre. Une fois par an (ou plus fréquemment   si vous avez vraiment mis en colère les dieux de logiciels), le vendeur délivre une nouvelle version.   Avec la nouvelle version se promet de nouvelles fonctionnalités, une meilleure performance,   ou l'intégration des avancées technologiques. Si vous installez la nouvelle version?   Est-il utile? Qu'est-ce qui se passera si vous ne le faites pas? Pouvez-vous reporter la décision pour   un an ou deux? Quelles sont vos options?

d'abord,   cet article examine trois options en ce qui concerne la mise en œuvre de nouvelles versions de toute l'entreprise   logiciels. Ensuite, en supposant que vous choisissez de maintenir le rythme des nouvelles versions, une nouvelle   classe d'outils logiciels, l'amélioration des processus de l'entreprise (EPI), est décrit   de faciliter et d'aider dans le processus de prise de décision à travers une collaboration   partenariat avec votre fournisseur de logiciels.

Dans cet article, on fait une distinction entre un service pack et une nouvelle version. Typiquement, un service pack est délivré pour corriger les bugs du logiciel et n'est pas destiné à ajouter ou modifier les fonctionnalités et les éléments de données. Par conséquent, si vous avez également modifié ou amélioré le code en cours de modification, un service pack devrait pouvoir être installé avec peu d'effort ou de test.

Sinon, en plus des changements de code, une nouvelle version peut englober de nouvelles fonctionnalités, de nouveaux éléments de données et des workflows et processus révisés. Alors que nous allons étudier les coûts et les tâches impliquées dans la mise en œuvre d'une nouvelle version, il devrait être évident que la plupart des activités effectuées dans la mise en œuvre du logiciel d'origine devra être répété, par conséquent, le dilemme quant à savoir s'il faut installer la nouvelle version ou non telle est la question.

Quelles sont vos options de mise à niveau?

Vos options sont de mettre à niveau ou non. Eh bien, c'était indolore. Bien sûr, si la décision était vraiment si facile, consultants seraient sans emploi. Mordre la langue! J'ai des enfants à mettre à l'université!

Sérieusement,   quand la fumée se dissipe, le décision de mettre à niveau ou   pas mettre à jour. La partie difficile est Appréciant les effets à court et à long terme   de la décision et comprendre les éléments de coûts impliqués avec une mise à jour d'aujourd'hui.   Pour une discussion plus détaillée, lire l'article du traité d'Olin Thompson,   Vieux ERP Dilemme: Combien de temps faut-il verser une pension alimentaire .

Option   1: Installation d'une nouvelle presse (The Good)

La première option est d'installer la version actuelle. Comme indiqué ci-dessus et selon la façon significative les nouveaux changements sont, la plupart des activités réalisées dans la mise en œuvre initiale devra être effectué à nouveau. Ressources internes du travail doivent être réengagés à des tâches d'exécution et de soutien telles que le pilotage du logiciel, le recyclage utilisateurs, la conversion des données provenant de systèmes externes, la modification de rapports personnalisés pour les éléments de données change, et ré-appliquer des améliorations. Peut-être à un degré moindre que leur implication dans la mise en œuvre du logiciel original, le recours à des consultants du fournisseur est généralement nécessaire et fortement recommandé.

Si vous ne pouvez ressusciter l'équipe du projet original, vous pourriez être en mesure de mettre en œuvre la nouvelle version à 50 pour cent du budget d'exécution initial et le temps. Dans ce cas, la familiarité engendre le mépris ne sera pas, mais plutôt lisser la courbe d'apprentissage. Si vous ne parvenez pas à cajoler, encourager ou carrément intimider les membres originaux de l'équipe de projet pour appuyer le nouvel effort de mise en œuvre, vous pouvez être à proximité ou au budget initial. Et, en fonction de combien de temps après la dernière version, vous commencez la nouvelle mise en œuvre de libération, ne soyez pas surpris d'entendre le refrain, "Here we go again", chanté dans un peu moins de ton enthousiaste. Bien sûr, il ya les coûts intangibles tels que la perturbation de l'entreprise et le fardeau sur les utilisateurs d'avoir à faire double saisie des données au cours de la période de transition. Encore une fois, ces types de désagréments ont également été enregistrés dans la mise en œuvre du logiciel d'origine.

Option   2: Cesser d'entretien (le mauvais)

La deuxième option est de supprimer ou de s'éteindre maintenance, ce qui implique que votre entreprise ne prendra pas cette future ou communiqués. Plus important encore, cette décision implique que votre département IT dispose des moyens techniques pour soutenir l'état actuel du logiciel et que la communauté des utilisateurs est pleinement satisfait de la fonctionnalité actuelle du logiciel. En outre, les utilisateurs ne prévoient pas le besoin de capacités supplémentaires dans un proche avenir. En outre, les changements technologiques et le matériel doivent également être accueillis par le personnel IT interne ou par une volonté d'embaucher ou engager les ressources nécessaires. Lors de l'élection d'utiliser un tiers, il ya un plus grand défi de maintenir une masse critique de professionnels nécessaires pour soutenir votre logiciel. En règle générale, un tiers ne sera pas la profondeur possédé par le vendeur.

La décision de partir entretien n'est pas irréversible, mais vous ne pourrez pas mettre de l'argent en arrêtant puis re-commencer la maintenance. Alors que certains fournisseurs de logiciels sont réticents à permettre aux clients de revenir sur l'entretien, la plupart sont encore plus réticents à perdre le potentiel d'un flux de revenus récurrents. En général, les vendeurs vous obliger à faire des paiements d'entretien manqués et vous devez accepter de monter à un niveau de sortie supportable dans une période de temps spécifiée. Par conséquent, avant d'aller hors d'entretien, assurez-vous que vous comprenez les conditions de la reprise du financement.

Option   3: Passer une presse (The Ugly)

L'   troisième option est l'alternative-of-the-road milieu. Selon cette option, vous décidez   de mettre en œuvre tous les autres libération, en sautant un communiqué et de rattrapage sur l'   suivant. La théorie est que, si elle coûte x   dollars pour mettre en œuvre un communiqué, le coût de la mise en œuvre de deux versions est la   deux fois x   dollars. Un simple calcul indique que si vous sautez un communiqué, vous économisez x dollars. Malheureusement,   simple calcul ne s'applique pas à la pratique de la mise en œuvre versions du logiciel.   Bien sûr, vous ne pouvez avoir pour piloter le logiciel et former les utilisateurs une fois mais plusieurs   des autres activités de mise en œuvre devra être achevée pour le même   sauté de presse.

Un exemple permettra d'illustrer ce point. Les données externes devront passer par une conversion pour chaque version. Le vendeur sera presque toujours fournir des routines pour convertir leurs données d'une version à l'autre. Toutefois, pour utiliser ces routines les données entrantes devrait être dans un certain format. Par conséquent, les données externes doivent être convertis à la presse être ignorées, même si elle ne sera pas utilisé dans un mode de production en direct. De même, le nouveau code de la presse, fournis par le fabricant routines de conversion de données, de rapports personnalisés et des accessoires peuvent être appliquées à chaque nouvelle version. Quoiqu'il en soit, une quantité importante de temps sera nécessaire pour étudier l'impact de sauter un communiqué.

Le principal problème avec sauter un communiqué, cependant, réside dans la possibilité que les problèmes seront rencontrés avec la version go-live. C'est le problème de la libération sauté ou la libération go-live? Comment vous découvrirez-vous la source du problème? Dans de nombreux cas, vous devez revenir à la version sautée et effectuer le pilotage et l'essai jamais réalisé. Enfin, si la mise en œuvre de la version choisie ne va pas comme prévu, vous risquez de tomber sous garantie. En général, les vendeurs prennent en charge les deux versions les plus récentes de ses logiciels. Disons que vous êtes sur la version A, sauter version B, et, comme prévu, choisissent de mettre en œuvre libération C. Techniquement, le vendeur ne prend pas en charge libération A et vous êtes hors garantie. Alors que les vendeurs ne font pas respecter normalement cette politique, mais plutôt l'utiliser comme levier pour encourager la migration continue, vous devez être au courant de la situation.

Décider de ne pas poursuivre le chemin de mise à niveau standard ne peut pas renvoyer les économies initialement prévues. Vous devez précision et objectivité d'évaluer le coût réel de votre décision. Cependant, en faisant cela sur votre propre sans le bénéfice de l'expertise du fournisseur est comme un exercice de haute voltige sans filet de sécurité. Bien sûr, il a été fait avant, mais pourquoi prendre le risque?

Enterprise Software Process Improvement (EPI)

Espérons que, à ce stade de l'article, vous êtes enclin à poursuivre l'entretien. Great! Maintenant, comment pouvons-nous convaincre la direction que le projet de mettre en œuvre la nouvelle version de votre logiciel échelle de l'entreprise est aussi important, sinon plus important que le projet du département des ventes pour améliorer la communication et de mieux anticiper les besoins des clients; le projet du département marketing pour soutenir le déploiement départ d'une nouvelle campagne visant à augmenter les ventes, ou le projet du département de production pour améliorer la communication en ligne pour fournir une notification préalable de la baisse des rendements? La concurrence pour les dollars de budget limité est difficile et aucune aide pour soutenir le nouveau projet de montée de version sera très appréciée.

Cette   C'est là que la nouvelle classe de logiciels, l'amélioration des processus de l'entreprise   (PEV), vient à l'avant-garde. EPI est destiné à fournir des informations CIO   pour démontrer comment la nouvelle version permettra d'économiser de l'argent, d'améliorer l'efficacité et   offrir une valeur ajoutée fonctionnalité n'était pas disponible auparavant. Essentiellement, EPI apporte   gestion de la performance entreprise (EPM) en interne. Tandis que le logiciel EPM   s'adresse à des clients existants et de nouveaux clients, EPI est destiné et ciblé   exclusivement à la clientèle existante d'un fournisseur. En effet, le logiciel EPI exploite   la relation et la confiance dans le fournisseur de votre logiciel existant et le fournisseur de   connaissance approfondie des référentiels de données d'entreprise. Cette expertise vient d'   connaissant le format des données alpha, numérique précision, alphanumérique, et décimal;   la définition des données-calculé, déduit, dynamique ou statique, et la structure des tables de données   nom, clé indexée, primaire, et de la clé secondaire.

Comme   illustré à la figure 1 ci-dessous, le logiciel EPI siège comme un parapluie au-dessus de la   référentiels de données pour les applications d'entreprise. Utilisation des scripts de requêtes définies   dictées par des processus spécifiques, les données sont extraites, analysées et rapporté.

src="/NavExp/media/TEC_Articles/MI_ER_XJS_08_16_04_1_fig1.gif"

Les rapports mettent en évidence les économies d'être réalisées par des procédés ne sont pas actuellement utilisés ou processus contenu dans la nouvelle version du logiciel.

Un simple exemple permettra d'illustrer comment le logiciel EPI peut aider à quantifier les avantages d'une nouvelle version. Disons que la nouvelle version de votre logiciel ERP offre une facilité d'e-commerce où vos clients peuvent passer, mettre à jour et vérifier l'état des commandes. Ce nouveau procédé, tel que défini dans la nouvelle bibliothèque de processus, serait utilisé pour exécuter des scripts fournies par le fabricant pour en extraire des moyennes telles que la taille de la commande, le montant de la commande, le nombre de changements aux commandes, et tourner autour du temps à partir de la base de données du référentiel. Ces données avec défini par le fournisseur, mais fournie par l'entreprise, les paramètres tels que les minutes par commande, création de la ligne et le pourcentage des commandes qui pourraient être saisis via l'Internet, le moteur PEV pourraient calculer les économies dans la réduction des heures de travail et de la taille du personnel à l'aide ce nouveau procédé sur une base annuelle. De même d'autres nouveaux procédés pourraient être quantifiés tels que la valeur totale de la nouvelle version pourrait être approchée.

Avec les informations fournies par le logiciel EPI, la valeur de la nouvelle version pourrait être déterminée et évaluée par rapport à d'autres projets en compétition pour les ressources communes. Avec cette information en main, vous pouvez tenir une meilleure chance d'obtenir l'attention et l'approbation de la direction.

La valeur du logiciel EPI ne doit pas être limitée à quelques nouveautés. Elle pourrait également être utilisée dans les audits poste de valider les avantages tirés de la mise en œuvre de logiciels échelle de l'entreprise. Alors vous n'allez pas tirer sur le logiciel de l'entreprise sur la base d'un audit pauvres, les résultats de ces audits pourront diriger vos activités d'enquêter sur les goulets d'étranglement et les cas où les économies escomptées ne sont pas réalisées.

L'ordre dans lequel vous pourriez passer par une étude EPI n'est pas si différent de tout projet cherche à rationaliser les opérations et les pratiques existantes. Après les définis fournisseurs-, les paramètres fournis par l'utilisateur sont terminées, les nouveaux processus de libération contenus dans la bibliothèque porte bien son nom (voir figure 1) seraient exécutés contre les référentiels de données à l'échelle de. Comme le logiciel du fournisseur travaille avec les données attendues du vendeur, l'exercice fastidieux des valeurs de mappage contre les processus d'affaires peut être évitée. Les rapports seront hiérarchiser les processus basés sur l'épargne en dollars annualisés ou l'évitement des coûts. A ce stade, les utilisateurs peuvent cibler les nouveaux procédés offrant des avantages significatifs. La sommation de ces processus se rapprochera de la valeur totale attendue de la nouvelle version.

Une étude EPI doit normalement prendre 5 à 10 jours pour compléter, à un coût allant de 10.000 $ à 16.000 $ (USD). En période de vaches maigres ou lorsque les vendeurs tentent d'encourager leur clientèle à migrer vers une nouvelle version, vous pouvez vous attendre le prix pour être très agressif. Certains vendeurs peuvent compenser ou actualiser les services professionnels nécessaires pour mettre en œuvre une nouvelle version avec le coût de l'étude. Demandez et vous pouvez recevoir.

Résumé

J'espère que vous êtes maintenant convaincu que rester sur un programme d'entretien est dans votre meilleur intérêt, et peut aider à maximiser votre investissement dans les logiciels échelle de l'entreprise.

EPM est devenu assez banal et est offert par les fournisseurs de services les plus complets. Cependant, après avoir constaté que de nouvelles perspectives sont de plus en plus sceptique de données sur le rendement fourni par un fournisseur inconnu jusqu'à présent, les vendeurs vont chercher à moderniser logiciel EPM dans le but de fournir des services PEV pris en charge par le logiciel EPI.

logiciel EPI peut s'approcher autant que possible pour une situation gagnant-gagnant. Votre entreprise obtient l'aide nécessaire en coûts justifiant la mise en œuvre de nouvelles versions de entreprise à l'échelle logiciel. Le vendeur prend pied précieux dans le nouveau territoire d'influencer le processus de décision concernant les nouvelles versions.

: vous pourriez contacter vos fournisseurs pour voir ce qu'ils ont dans leur sac à malices concernant les services du PEV et des logiciels.

propos   l'auteur

src="/NavExp/media/TEC_Articles/Joseph_J_ Strub.jpg" Joseph   J. Strub possède une vaste expérience comme gestionnaire et consultant senior   dans la planification et l'exécution de projets ERP pour les systèmes de production et de distribution   pour les grandes et les moyennes entreprises dans le commerce de détail, de la nourriture et des boissons, des produits chimiques,   et les industries de transformation de produits de consommation. En outre, Strub a été consultant   et de l'information sur le vérificateur des systèmes avec PricewaterhouseCoopers et une applications   développement et le soutien gestionnaire de sociétés Fortune 100.

Il   peut être atteint à JoeStrub@writecompanyplus.com.   

 
comments powered by Disqus