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Gestion des contrats fédéraux et la maturité fournisseurs de Deuxième partie: traiter avec le gouvernement fédéral

Écrit par : Predrag Jakovljevic
Date de publication : juillet 18 2013

traiter avec le gouvernement fédéral

néophytes trouveront traiter avec le gouvernement fédéral laisse perplexe, car le client en cas agira de façon très différente par rapport à ses homologues commerciaux. En outre, l'impact de la réglementation des exigences supplémentaires comment entrepreneurs éligibles sont choisis, contrôlés et payés, et peut nécessiter l'entreprise contractante qui aspirent à réviser les procédures internes ou améliorer son back-office ou d'un système ERP. En d'autres termes, le fournisseur choisi doit constamment prouver au client fédéral qu'il n'a pas triché sur le projet, qui rend obligatoire l'utilisation des données de calendrier précis et coût.

contrats fédéraux peuvent souvent être semé d'embûches juridiques pour les prestataires non séché. Ainsi, de nombreuses organisations orientées projet fournissent des produits et des services dans le cadre des marchés publics, mais la comptabilité de projet pour ces organisations nécessite souvent le recours à des méthodes sophistiquées pour l'attribution et le calcul des coûts et des revenus du projet. Il ya beaucoup de différents types de contrats, le gouvernement utilise et dans chacune de celles il ya des dizaines ou plusieurs variantes, chaque variation pilotera son propre type de facturation, la reconnaissance du chiffre d'affaires, et les exigences de faire rapport à la clientèle du gouvernement.

Le gouvernement exige que ses entrepreneurs à collecter et répartir le coût de certaines façons, par exemple, selon le Defense Contract Audit Agency ( ADCA ) des règles , les coûts salariaux doivent être enregistrées quotidiennement. En outre, un entrepreneur est tenu de garder une trace de plusieurs contrats simultanément, répondant aux règles pour les différents types de contrats et d'être cohérent dans la comptabilité pour un certain nombre de coûts indirects. À cette fin, les entrepreneurs du gouvernement utilisent depuis longtemps gagné mesure de la valeur (EVM), car elle répond à l'exigence du gouvernement que les entrepreneurs se tiennent sur un système de triche à l'épreuve rigoureuse qui peut être validé et vérifié, et parce que l' méthode produit le coût des informations précises et des horaires.

La principale différence entre EVM et du budget traditionnel par rapport aux systèmes de suivi des coûts réels », c'est que le premier peut quantifier le calendrier et les écarts de coût séparément (par exemple, les écarts de coûts peuvent être comparés directement contre le coût prévu des travaux sans distorsions dans les données de variance des coûts que des délais de production peuvent causer). En outre, le coût d'un minimum de travail est identifié quand il est accompli en termes de coûts et de temps horaire. Par conséquent, la capacité royal de EVM est la détection précoce et l'identification des tendances et des écarts au plan, ce qui permet d'analyser et de faire alors qu'il est temps de prendre des mesures correctives (ou au moins être au courant de la situation si le temps ne permet pas de corrections) décision. Comme autre avantage, au lieu de se contenter de présenter les coûts réels, le système EVM prédit eux.

Par conséquent, la défense et d'autres marchés fédéraux sont particulièrement complexes, comme des exigences telles que des rapports EVM fournissent de fortes barrières à l'entrée, et la première étape avant de tenter de faire des affaires avec le gouvernement devrait être une auto-évaluation raisonnable pour tout fournisseur de passation des marchés. Le gouvernement exige que tous les entrepreneurs admissibles sont techniquement et financièrement capables de remplir la tâche confiée. Ainsi, avant toute attribution du marché, le gouvernement devra être convaincu que l'entrepreneur possède les compétences techniques pour produire les biens et services pour lesquels elle est candidate à fournir, qu'il a un ERP de back-office ou d'un système de comptabilité en mesure de séparer coûts par contrat, et qu'il est financièrement viable.

Ceci est la deuxième partie d'un tutoriel en trois parties.

Part One défini l'entrée de petits vendeurs des contrats fédéraux.

la troisième partie abordera les défis et faire des recommandations d'utilisation.

Work Breakdown Structure

Un autre facteur d'évaluation important est la capacité du logiciel ERP dans l'utilisation d'identifier et de cumuler les coûts de contrat et la structure de répartition du travail (WBS) , qui est une division axée sur les produits de tâches qui accumule les données de calendrier et de coût, tandis que dans les mots APICS "," WBS est une description hiérarchique d'un projet dans lequel chaque niveau inférieur est plus détaillé ". Un exemple serait la société que les ingénieurs, les prototypes, et dirige la production d'un produit spécial bien à l'avance finalement l'expédition du produit commercial, et qui aimeraient recevoir remboursements anticipés sur les étapes franchies. Utilisation WBS, il faudrait établir des budgets par période et le coût élément par sous-groupes tels que la conception de logiciels, l'ingénierie mécanique, le prototypage électrique, la fabrication, l'assemblage final, et ainsi de suite, selon laquelle un gestionnaire de compte du coût du projet serait responsable de chacun.

Pour illustrer plus, lorsqu'un projet spécial commence, les jalons du projet sont mis en place, de sorte qu'un pourcentage du budget est alloué à chaque étape. Comme une étape est franchie, le chef de projet veut l'équipe du projet pour prouver à lui qu'ils ont atteint leur objectif dans un laps de temps et à un coût spécifique qui est, je l'espère, dans le budget. L'équipe du projet, de leur côté, devront également prouver qu'ils ont «gagné» le coût estimatif de cette partie du projet. En d'autres termes, les questions typiques comme «Sommes-nous atteignons nos objectifs du projet?", "Sommes-nous dans le budget du projet à ce jour?" «Ce qui est notre estimation à l'achèvement en termes de temps et d'argent?», «Comment ne gagnait valeur et la valeur réelle comparer?», «Ne nous disposons de données acceptables pour obtenir des paiements anticipés de nos clients basé sur l'atteinte de nos jalons?" et ainsi de suite, qui sont posées sur une base quotidienne, doivent être responsables en temps quasi-réel.

Ainsi, toute passation des marchés publics du fabricant orientée projet doit suivre de près chaque élément et partie, quand il a été acheté ou fabriqué et pour quel compartiment ou de la tâche, et quand elle est due à être envoyé à la station suivante ou expédiés, en plus de connaître combien ça coûte et pour quel budget compartiment doit être répartie.

Pour les fabricants avec des cycles de production longs, WBS augmente la fonctionnalité de contrôle du projet en permettant le suivi des coûts plus précis au niveau du projet, puisque le programme définit les comptes de niveau affichage et le programme de synthèse qui permet de multiples collection des coûts de niveau et de reporting en retroussant les coûts du niveau le plus bas pour les niveaux supérieurs. La solution permet ainsi à chaque département dans le regard de l'organisation aux numéros de la manière qu'il veut et a besoin, pour être en mesure de contrôler l'approvisionnement et de la production réelle qui va dans un projet contre une estimation à la fois en dollars et des heures. Ces ministères doivent maintenant être capable de résumer matériel, la main-d'œuvre, les frais généraux, sous-traitance, et d'autres frais directs pour chaque projet individuel et comparer ces coûts sur l'estimation totale pour le projet, par lequel plusieurs budgets pourraient être fournis, original, révisée, et le courant . Comme les coûts sont collectés dans des comptes WBS, gagné calcul de la valeur indiquent si chaque activité et le niveau de cumul est en avance ou en retard et plus ou en deçà du budget à travers une période donnée.

obtenir les données pour fournir ces calculs ne devrait pas être difficile, en principe, comme un système de comptabilité des coûts du projet a simplement besoin de capturer et enregistrer des coûts grâce à la fin de chaque période, ainsi que les budgets de chaque coût élément, et le coût budgété du travail effectué (CBTE) pour chaque période. Cependant, pour ce faire, chaque charge des coûts doit être «estampillé» avec une période de temps, et il doit y avoir un montant budgétisé pour chaque élément de coût pour chaque période de temps.

exemple de soutien de gestion de projet en temps réel

Contrairement à la plupart des produits ERP généralistes, le produit offert par les fournisseurs niche Business Systems pertinents , par exemple, présente les capacités architecturales suivants à soutenir la gestion de projet en temps réel et la mesure de la variance:

  • stocks horodatés, les coûts, les ordres de fabrication, bons de commande, bons de commande, les reçus, les ordres de vente, etc peuvent être maintenues par numéro de référence, par projet et par compte WBS;       

  •   transactions chiffrés
  • , y compris tous les mouvements de matériel et de transactions du travail, ne sont pas seulement la base pour les écritures GL "business-as-usual» de comptables, mais ils ont aussi, en temps réel, la mise à jour du projet ou éléments de coût d'OTP de matériel, main-d'œuvre, les frais généraux, sous-traitance et autres coûts directs et de vente, généraux et administratifs coûts qui sont utilisés dans tous coût réel du travail effectué (CRTE) et calculs CBTE, même au niveau WBS;       

  • Un renvoi est maintenu entre la transaction chiffrée du CRTE et l'entrée du journal GL, et       

  • CRTE et transactions chiffrées CBTE sont les up-to-the-minute pour le département de gestion de projet comme les écritures GL émanant des services de back-office réguliers sont pour le service de la comptabilité générale.

Par conséquent, alors que les capacités d'OTP de pertinentes répondent facilement aux exigences du gouvernement pour EVM, les produits d'architecture résultats ci-dessus avec les rapports de projets véritablement flexible, sans encombrer la GL avec un tableau trop complexe des comptes. Il évite ainsi les inconvénients majeurs d'essayer de forcer-fit produits généraux ERP d'usage à un environnement axé sur des projets tels que la personnalisation lourd déjà mentionné à plusieurs reprises, d'avoir à aller "va et vient" le GL pour extraire WBS données pour EVM (puis ne pas avoir de données en temps réel), et l'incapacité à examiner les coûts à ce jour sur un projet spécifique par rapport au budget à ce jour sur ce projet.

Pour ceux qui sont moins comptabilité de projet astucieux, CBTE, CRTE et le coût budgété du travail planifié (CBTP) ne sont que quelques-uns des principaux indicateurs du coût du projet. Pourtant, avec eux, on peut mesurer la performance de n'importe quel projet. Par exemple, en comparant BCWS à BCWP fournit calendrier variance , alors que la relation de BCWP au CRTE fournit variance des coûts .

Ceci conclut la deuxième partie d'un tutoriel en trois parties.

Part One défini l'entrée de petits vendeurs des contrats fédéraux.

la troisième partie abordera les défis et faire des recommandations d'utilisation.

 
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