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L'information financière, la planification et la budgétisation comme des pièces nécessaires d'EPM Première partie: Résumé

Écrit par : Predrag Jakovljevic
Date de publication : juillet 18 2013

Résumé

Alors que les systèmes et les analyses de back-office ERP / comptabilité ont été inséparables depuis l'idée d'automatisation d'entreprise via IT formé chemin du retour dans les années 1960, ils ont néanmoins eu des expériences d'utilisateurs, les chemins évolutifs, etc sur. À savoir, bien que les systèmes ERP ont transformé positivement les processus d'affaires de nombreuses entreprises de, de nombreux utilisateurs ont toujours été laissés sentiment qu'ils ont été survendus en raison de la notion écrasante que ces systèmes empêchent l'accès à l'information vitale "emprisonné" dans le système. Beaucoup ont inévitablement ressenti que les opérations de back-office en temps réel de mélange avec des rapports astucieux, c'est comme mélanger l'huile et l'eau.

affaires   intelligence (BI) / Analytics fournit un environnement dans lequel les utilisateurs d'entreprise   recevoir une information fiable, cohérent, compréhensible et facilement   manipulée (c'est à dire, souple). Cadres de niveau C et les cadres intermédiaires ont   toujours eu un besoin de comprendre la performance de leur entreprise indépendamment de la bonne   ou les mauvais moments, tandis que la production économique de BI susceptible de changer, le besoin est toujours   là. En particulier la récente disparition massive des dot-coms, déprimé économique   fois, et de la Loi Sarbanes-Oxley rigoureux (SOA) de rendre compte des exigences réglementaires   suite aux scandales très médiatisés de fraude d'entreprise (par exemple, Enron ,    Tyco , et WorldCom ) ont en outre augmenté   l'accent des cadres sur la compréhension et la gestion de la performance des entreprises.

class="articleText"> Nouvelles règles de divulgation

Besoin d'information financière

augmenté de

D'autre part, le processus de présentation des états financiers été important depuis la mise en place de pratiques commerciales capitalistes. En plus des révélations de l'incapacité de nombreuses entreprises à gérer de façon proactive leur performance financière (ainsi, le bénéfice manquantes à plusieurs reprises et, en un temps de recourir de façon impulsive et encore à des licenciements de dernière minute, la restructuration et le gel des dépenses de fonctionnement) de l'économie serré, son importance a été soulignée notamment avec le déclenchement de l'attention désormais portée à l'information précise et certifiable ci-dessus décrite aux marchés extérieurs et des organismes gouvernementaux.

Toutefois, la création, l'entretien et la diffusion / publication des états financiers ([P & L] Comptes, les bilans et les flux de trésorerie des rapports par exemple, profits et pertes) sont traditionnellement les tâches de maintenance intensive avec les utilisateurs déployer un effort important juste pour répondre aux exigences de base. Sans compter que tout le monde parmi les hauts gradés veut toujours quelque chose de plus et de différent, tels que les différents points de vue, des rapports comparatifs complexes et des analyses drill-down, mais toujours dans la forme familière des états financiers.

Malheureusement, les programmes d'information financière livrées avec les applications comptables et de gestion financière traditionnelle back-office et ont prouvé que leur caractère rudimentaire ou embêtants. Par conséquent, les utilisateurs avertis financiers, ayant une préférence marquée pour voir les résultats par P & L déclaration sous forme de bilan du traditionnel ou, ont longtemps cherché des façons d'améliorer la création de rapports et processus de maintenance. D'autre part, les contraintes de mise en forme et le calcul des déclarations ci-dessus, qui nécessitent défini par l'utilisateur tri et de regroupement, ont été presque impossible pour les généralistes fournisseurs de BI à réaliser pleinement.

Cette   est une partie d'un didacticiel en deux parties.

partie   Deux d'entre eux de discuter des défis et faire des recommandations d'utilisateurs.

En ce qui concerne les systèmes ERP

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avancée   Data Systems , Best Software , Epicor Software ,    logiciel extensible , Flexi international ,    Geac Enterprise Solutions , SIGQ , Made2Manage   Systems , MAPICS , McKesson , Ross   Systems , Softrax Corporation , et naturellement MBS   Great Plains et Salomon (intégration avec Navision   et Axapta est en cours). Les autres fournisseurs d'information financière   comme F9 ou Timeline ont presque aussi impressionnant   une liste des ERP partenaires.

Comme   Par exemple, MBS pour Analytics - FRx (anciennement    FRx Reporter financier ), avec un tableur comme son interface,   peut consolider les données financières à partir des systèmes comptables disparates, même si elles   utiliser différentes structures de code, des exercices, ou des sites de serveurs. En tirant informations   déjà mis en place dans le GL, le produit comprend automatiquement les exercices,   plan de comptes, les transactions de détail, et divers types de soldes. Grâce à   une intelligence intégrée de comptabilité, il reconnaît même les concepts tels que le courant   les montants et l'année à ce jour, de débit par rapport aux soldes de crédit, positives et négatives   écarts, et posté et transactions non affiché. En outre, les utilisateurs peuvent tirer parti   les lignes, les colonnes et les formules qu'ils ont créés dans Excel et importation   l'information, avec toutes les données intactes, directement dans FRx.

Les principes clés de la flexibilité de FRx ont été les trois piliers suivants:

  1.     format Row , qui permet aux utilisateurs de spécifier la source de données et     ce qu'ils veulent faire avec chaque ligne d'un rapport. En utilisant un lien vers le GL,     les utilisateurs peuvent sélectionner des comptes individuels, une gamme de comptes ou une liste de non-continu     comptes à inclure dans un rapport. Une fois créé, un format de ligne peut être sauvé     et utilisé à nouveau si nécessaire.

  2.     mise en page de colonne , qui permet aux utilisateurs de spécifier la source de données et     sélectionner le type de colonne qu'ils veulent dans une liste. Combiné avec le format de la ligne,     Format des colonnes permet aux utilisateurs comprennent les chiffres réels de l'époque, l'information budgétaire, ou d'autres     types de données dans un rapport, que ce soit du GL ou d'une autre source de données     comme un tableur. formules mathématiques à travers des colonnes peuvent être appliqués pour identifier     écarts, des projections ou des pourcentages. Comme avec le format de la ligne, une fois créé,     une présentation en colonne peut être sauvegardée et réutilisée.

  3. rapports arbres , qui permet aux utilisateurs de créer une image hiérarchique     de leur organisation à comprendre ou changer leur organisation et de reporting     structures. Une auto-construire des constructions de fonctions de rapports arbres directement à partir de     Le tableau de l'organisation des comptes, tandis qu'une fonctionnalité de glisser-déposer intuitive     permet aux utilisateurs de créer des structures alternatives et plusieurs correctifs cumulatifs de divers     comptes sans avoir à apporter des modifications coûteuses à leur GL ou graphiques     des comptes. Une fois créé, un arbre de reporting peut être sauvegardée et réutilisée.

En plus de l'option de création des rapports sur la volée, des serveurs d'applications fournissent le calendrier des rapports et e-mail de distribution automatique de rapport. En utilisant l'un des nombreux modèles de rapports personnalisables, les utilisateurs peuvent souvent commencer à créer des rapports financiers pertinents tout de suite l'aide de l'approche modulaire et la fonctionnalité auto-construction, sans beaucoup d'aide de ressources informatiques ou d'autre personnel techniquement d'esprit. Ensuite, ces rapports peuvent être affichés sur le Web ou être envoyés par e-mail pour être accessible immédiatement sur place et les utilisateurs hors site semblables, tandis qu'une connexion au GL n'est pas nécessaire.

GL Considérations

Malgré   de nombreux points communs, chaque GL a sa propre spécificité des empreintes digitales. Pour illustrer cela,   MBS Salomon s '(qui a longtemps présenté une version intégrée de    FRx bureau et FRx Forecaster ) compte GL   et numéros de sous-compte peut être jusqu'à trente caractères, par lequel le   numéro de compte principal peut être jusqu'à dix caractères, et les vingt caractères restants   peut inclure jusqu'à huit segments définis par l'utilisateur. Transactions GL peuvent être saisies   l'utilisation de plusieurs types de lots de transaction, y compris les non-récurrent, récurrente,   réglage manuel et unilatérale, et le compte GL détermine si la transaction   fonctionnera en mode multi-ou mono-entreprise. Les transactions peuvent être saisis pour   toute période de l'exercice précédent ou de l'année ainsi que pour les périodes futures, ce qui permet   pour des choses comme acomptes et précomptes à gérer en une seule fois,   plutôt que mois après mois.

Sur   D'autre part, de MBS Navision s plan comptable (où l'intégration   est prévue pour Navision 4.0, un certain temps en 2004/2005) permet aux utilisateurs de définir un nombre illimité   nombre de «dimensions» et les «valeurs de dimension" à tout moment. Une dimension est données   que les utilisateurs peuvent ajouter à une entrée comme une sorte de marqueur afin que le programme puisse groupe   entrées avec des caractéristiques similaires et récupérer ces groupes pour l'analyse   fins. Les dimensions sont pas limités aux comptes de GL, car ils peuvent être réglés   sur toutes les fiches stockées dans la base de données tels que les clients, les fournisseurs, articles,   immobilisations, et ainsi de suite. des valeurs de dimensions sont des sous-unités de dimensions. Par exemple,   une dimension appelée département peut avoir des sous-unités telles que les ventes, l'administration,   et ainsi de suite. Il s'agit d'un concept et un outil puissant, qui permet presque illimitée   configurations pour répondre aux besoins de l'entreprise et des processus d'affaires, mais il sera   certes présenter certains défis à l'intégration de FRx.

traduire la stratégie en objectifs par le biais prévision

En fait, la planification et la budgétisation sont devenus un moyen de traduire la stratégie en un ensemble cohérent d'objectifs, ainsi que d'une base pour l'évaluation de la réussite. Que la planification et la budgétisation devraient être un processus de collaboration (un forum sur l'orientation future de l'organisation), il ya eu des indications que même pendant incessantes pressions économiques, les dirigeants d'entreprises voient encore la valeur en fournissant des vues portail de bureau de clés d'analyse des processus d'affaires à une augmentation du nombre de travailleurs de l'entreprise. En conséquence, de nombreux cadres financiers ont marqué outils de planification financière actifs comme un investissement supérieur. D'autre part, la majorité de ces plans annuels sont encore achevé en feuilles de calcul Excel, qui fait des ravages pour les analystes métier et informatiques personnel comme ils essaient de comprendre les liens complexes et comment importer et exporter des données vers et à partir de la feuille de calcul.

Contrairement à cela, les capacités de collaboration offertes par les produits logiciels analytiques devrait gagner du temps et d'améliorer la qualité du budget final, ce qui rend plus réaliste et précis. Les utilisateurs peuvent collaborer en utilisant des fonctionnalités telles que la notification par e-mail automatique des échéances à venir et un tableau d'affichage centralisé où les buts, les objectifs, les tactiques d'affaires et les instructions sont affichées pour l'accès échelle de l'entreprise. Grâce à l'utilisation des mémos, des notes et des pièces jointes, les gestionnaires peuvent comprendre le raisonnement derrière numéros importants et des hypothèses faites par d'autres gestionnaires ministériels, réduisant ou éliminant le temps passé en réunion. En outre, le logiciel devrait laisser les chefs de service interagissent les uns avec les autres pour assurer leurs budgets se complètent mutuellement de. Par exemple, si un ministère budgets pour un nouveau programme qui touche les autres ministères, à tous les budgets peuvent refléter l'impact du nouveau programme. Le logiciel devrait également faciliter la réorganisation du plan de comptes de la société, depuis les cumuls sont des relations parent-enfant qui contrôlent la façon dont les données comptables sont résumés.

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  •     budgétisation des dépenses, permet aux clients de définir des modèles spécifiques aux centres de coûts,     et permet ainsi aux gestionnaires de se concentrer sur les informations importantes.

  •     Les ressources humaines, qui permet à une entreprise de mieux comprendre l'effet de la     rajustements de salaire, les primes, les heures supplémentaires et les avantages accordés aux employés souvent     compte pour la plus grande partie des dépenses dans le budget d'une entreprise.

  •     Les dépenses en immobilisations, ce qui permet à l'entreprise de normaliser la comptabilité du capital     dépenses par centres de coûts.

  •     la planification du revenu, permet aux comptes et des formules personnalisées pour être utilisées pour calculer     chiffre d'affaires et le coût des ventes, lequel formules peuvent être personnalisés pour répondre organisationnelle     besoins tels que la production, le personnel, les matières premières, et la planification des revenus à l'extérieur.     

Cette   conclut la première partie d'un tutoriel en deux parties.

partie   Deux d'entre eux de discuter des défis et faire des recommandations d'utilisateurs.

 
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