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Comment éviter de devenir une autre implémentation échec Statistique GMAO

Écrit par : Aleks Vujicic
Date de publication : juillet 18 2013

Présentation

plupart d'entre vous sont probablement de plus en plus un peu las de lire des articles sur les incidents élevés de système de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO) des échecs de mise en œuvre. C'est effrayant quand on pense que de 40 à 80 pour cent (en fonction de qui vous croyez) de ces implémentations liquidation ne répondant pas aux attentes.

Alors, quel est le problème? Vous pourriez être surpris d'apprendre que le problème commence souvent bien avant la mise en œuvre. Pour de nombreuses organisations, le coupable est une évaluation erronée de la GMAO et le processus de sélection combinée à une organisation de mise en œuvre mal structuré.

Le but de cet article est de fournir une perspective de haut niveau sur quelques-unes des questions clés qui devraient être une priorité comme vous évaluer, de choisir et de se préparer à mettre en œuvre un ensemble de GMAO.

de l'évaluation et du processus de sélection, l'importance des flux de Business Process

Avec des centaines de paquets GMAO disponibles, comment pouvez-vous assurer que vous choisissez le meilleur pour votre organisation? Le processus d'évaluation typique consiste à inviter cinq ou six fournisseurs de GMAO pour montrer leurs produits à une section transversale de personnes dans votre organisation. Souvent, la salle est pleine de gens qui ne peuvent pas comprendre pourquoi ils ont été invités à la démo, et dès la première sonnerie de téléphone cellulaire ou un téléavertisseur, ils sont plus qu'heureux de partir. Lors de démonstrations, les GMAO représentants soulignent les caractéristiques uniques de leurs logiciels et différenciateurs fonctionnels. Souvent, les manifestations sont «en conserve» et ne ressemblent guère à vos propres pratiques et procédures commerciales. Après toutes les démos sont terminées (un processus qui pourrait prendre quelques mois), tout le monde est invité à voter sur le paquet de leur choix. Invariablement, la sélection finale se résume souvent à un "gut sentir" processus plutôt que sur une approche structurée qui analyse systématiquement et compare les produits et les fournisseurs de GMAO dans le contexte des besoins de l'organisation.

Cette «do-it-yourself" approche pour l'évaluation et la sélection GMAO est utilisé par de nombreuses organisations. Quand vous considérez qu'un paquet GMAO a le potentiel (en fonction de la taille de l'organisation) de sauver une organisation des millions de dollars chaque année, ce n'est certainement pas la bonne approche.

J'ai été impliqué dans de nombreux GMAO implémentations au sein des organisations de toutes tailles et les industries. J'ai vu des échecs lamentables et les succès énormes. Les échecs trop souvent utilisées certaine forme d'évaluation do-it-yourself et le processus de sélection et peu d'efforts ont été consacrés correspondant aux capacités GMAO aux besoins fonctionnels de l'organisation. D'autre part, les succès ont souvent été caractérisés par une analyse détaillée des besoins en fonction des flux des processus d'affaires bien documentés (BPF) mis au point par les ressources d'un tiers indépendant et objectif combinés avec quelques autres ingrédients clés que je mentionnera plus tard.

Tout processus de sélection GMAO et le projet de mise en œuvre doit impliquer un examen des BPF de votre organisation. Si les BPF ne sont actuellement pas documenté, alors vous avez maintenant une bonne raison de les documenter. Il est essentiel que tous les membres de l'équipe de mise en œuvre et d'autres membres clés du personnel sont impliqués lors de l'examen et la documentation des BPF.

La meilleure façon de documenter d'abord les BPF est de transcrire la description verbale des flux sur un support papier comme un tableau. Cela vous donne l'opportunité d'apporter des modifications aux flux sans beaucoup de travail comme vous allez. C'est généralement une approche itérative, et est très efficace pour mettre en évidence les problèmes et les interdépendances critiques entre les processus d'affaires. En outre, il met en avant le retour de précieux sur investissement (ROI) des possibilités dans la création de flux de travail ou à l'aréna d'optimisation.

Gardez à l'esprit que tous les flux doivent finalement se retrouver lié à un autre. Si vous vous retrouvez avec un flux que vous ne pouvez pas lier à un autre processus, alors il ya quelque chose de mal. Tous les flux individuels lorsqu'ils sont combinés forment le "Big Picture" de tous les principaux processus d'affaires, qui est vraiment un grand BPF avec de nombreuses branches. J'essaie de le relier à une carte des voies routières d'une ville. Vous ne verrez jamais une route qui n'est pas en quelque sorte attaché ou lié à un autre. La même théorie s'applique à des flux, vous ne devriez jamais avoir une pendaison sur son propre.

Une fois que vous êtes satisfait des flux, ils devraient alors être transférés dans les tableaux de papier à un logiciel d'organigrammes comme Visio, qui fournit un moyen de gérer et de distribuer facilement les BPF. Une fois le formulaire Visio a été distribué à toutes les personnes concernées, ces personnes peuvent alors prendre ces flux vers leurs emplacements d'emplois respectifs et comparer pour voir si ce qu'ils cartographiés ce qui s'avère en fait dans leur lieu de travail. Ensuite, les modifications apportées aux dessins Visio doivent être prises et redistribués pour approbation finale par les membres de l'équipe. Une fois cette étape terminée, les flux devraient être documentés et transmis à la direction pour examiner et signer. Une fois que la direction a signé, le BPF devrait être redistribué à l'ensemble des employés clés. Avec les BPF identifiées et documentées, votre organisation dispose désormais d'un moyen efficace permettant de mesurer les solutions de GMAO et leur «ajustement» pour votre organisation. Utilisation de la BPF, une analyse des besoins peut être facilement documentée-prenant ainsi une approche structurée pour le processus de sélection et d'éliminer la sensation de l'intestin et de devinettes. Le BPF fournit également votre organisation avec un point de référence pour répondre facilement aux cas de contestation quant à pourquoi certaines décisions ont été prises. Pour utiliser l'ancienne vernaculaire: «Vous devez savoir ce que vous voulez pour obtenir ce que vous voulez» est la plus appropriée. Pour un échantillon BPF générique, s'il vous plaît visitez le site Web de http://www.pop-ware.com/support/software_downloads.html de PopWare

Quand vous considérez une organisation avec trois ou quatre sites et quelques milliers d'employés, le coût global de la mise en œuvre d'une GMAO pourrait dépasser un million de dollars-pour dépenser 20,000 $ à 40,000 $, même à l'avant pour documenter BPF afin d'assurer que la GMAO est à la hauteur du sens. Coupez les coins où il fait sens, pas là où elle n'existe pas.

En outre, vous devez garder à l'esprit que vos besoins changent avec le temps. Donc, si vous vous attendez à utiliser le paquet pendant quelques années, vous avez besoin d'évaluer soigneusement le vendeur GMAO pour s'assurer qu'il sera de l'ordre et désireux de vous aider ainsi que d'améliorer ou personnaliser le package GMAO. Depuis cela va être un investissement important, vous voulez être sûr qu'il retourne dividendes à long terme. Afin de se sentir confiant sur le vendeur GMAO, vous aurez besoin d'obtenir des réponses aux questions suivantes:

  • Combien de temps ont-ils été en affaires?
  • Quelle est leur situation financière? Est-ce qu'ils ont de l'argent à la banque, ou sont-ils en cours d'exécution dans le rouge?
  • Combien de clients ont-ils? Qu'est-ce que les clients pensent du produit et de soutien?
  • Quel est leur recherche annuel et des investissements de développement?
  • Combien de nouveaux clients ont-ils gagné un trimestre dans les deux dernières années?
  • Quelle est leur structure de support et un temps de réponse? Ont-ils réellement répondre aux questions?
  • Sont-ils une société mondiale ou un fournisseur régional?
  • -Ils leur propre division de services ou sont-ils totalement dépendante de tiers?
  • Combien tiers travaillent avec ce logiciel? Sont-ils un prix raisonnable et alternatives locales au fournisseur principal?
  • Quelle est la feuille de route de produits va de l'avant, soit un an et cinq ans? L'entreprise at-vision ou sont-ils simplement favoriser le même vieux.

Si vous passez beaucoup de temps et d'argent en œuvre un paquet GMAO vous voulez être sûr que le vendeur sera encore là dans cinq ans et qu'ils seront en mesure de répondre rapidement à vos besoins changeants , les progrès technologiques, ainsi que des changements spécifiques dans les exigences de l'industrie et de la réglementation.

fois que vous sélectionnez un fournisseur et de commencer à mettre sur pied la justification de l'achat, n'oubliez pas le cas ROI est raisonnable. Depuis implémentations GMAO peut être très long, il est important de montrer ROI dès que possible afin que la direction continue à montrer de l'intérêt. Les mises en œuvre ont généralement trois phases de progression: ramper, marcher, et exécution. Pratiquement toutes les entreprises atteignent la phase de rampement. La plupart des entreprises atteignent la phase à pied et seulement très peu atteignent la phase Exécution. Le malheur est que la plupart des organisations justifient leur achat d'une solution de GMAO basée sur le retour sur investissement qu'ils vont réaliser dans la phase Exécution. Mon opinion est que vous devriez prédicat votre justification sur le retour sur investissement qui sera réalisé au cours de la phase de marche. Envisager le retour sur investissement vous permettra d'atteindre en utilisant les fonctions primaires de la solution GMAO et rien de plus. D'autres réalisations sont vraiment un plus qui fera la mise en œuvre globale simplement cesser d'être un succès à un grand succès.

L'importance de la structure organisationnelle adéquate et Buy-in

Bien comprendre vos besoins d'affaires BPF et est essentiel dans le processus global, certaines organisations ne parviennent pas à se structurer correctement en vue de la mise en œuvre. La mise en œuvre ne doit pas seulement être une initiative ministérielle menée par le groupe de maintenance. La réalité est que la GMAO auront un impact sur un certain nombre de domaines dans votre organisation (BPF devrait mettre en évidence ce fait) ne peut donc pas être considérée isolément.

D'un point de vue organisationnel, un certain nombre d'éléments clés doivent être en place avant un projet de mise en œuvre est lancée:

Management Buy principal In

haute direction doit être de 100 pour cent derrière le projet et se sont engagés à sa réussite. Ils doivent veiller à ce que le financement adéquat est en place, des ressources suffisantes sont disponibles et jouent un rôle dans le suivi du projet global. Ils peuvent être appelés à résoudre les conflits, les rumeurs de contester ou de répondre aux commentaires négatifs qui pourraient nuire au projet.

Une équipe de mise en œuvre interne bien structurée

Tous les ministères doivent être représentés dans l'équipe, donc tout le monde aura le sentiment que l'équipe va essayer de répondre au plus grand nombre des préoccupations que possible. Ceci est particulièrement important dans des environnements où les implémentations de GMAO sont souvent considérés avec suspicion syndiqués. Dans de tels cas, un représentant du syndicat doit être inclus dans l'équipe de mise en œuvre.

Trop souvent, l'équipe est empilée avec le personnel des TI. Tout en ayant une certaine représentation, il est important, l'équipe devrait principalement composé de représentants de la communauté des utilisateurs et rassembler, dans de nombreux rôles aussi divers que possible. Utilisateurs mettre sur la table une meilleure compréhension du processus, les besoins, les désirs et les plaintes actuelles des autres utilisateurs qui ont besoin d'être abordées en vue de gagner l'acceptation de l'utilisateur final. Il devrait être renforcée que l'informatique est un facilitateur de la solution (un fournisseur de service) et non le conducteur de la mise en œuvre.

Un champion projet devrait également être identifiée et cette personne devrait venir du groupe de maintenance. Cette personne est chargée de veiller à ce que l'équipe travaille ensemble pour un objectif commun. Cette personne doit être un arbitre pour éviter les conflits et de promouvoir un environnement d'équipe de travail cohérente positive. Si les conflits ne sont pas réglés rapidement et à la satisfaction de tout le monde, ils pourraient avoir un impact négatif majeur sur l'ensemble du projet. Cette personne peut être le gestionnaire de projet, mais, malgré tout, le gestionnaire de projet doit être vraiment habilité à rendre des décisions exécutoires et être en mesure de faire appliquer ces décisions. Appel de ces décisions aux besoins de gestion d'être une option, mais pas celui qui est trop facile à exercer.

Faire le meilleur usage des ressources externes

nombreuses organisations engagent une société de consultation externe pour les aider à mettre en œuvre le paquet GMAO. Certains consultants se spécialisent dans des emballages spécifiques et peuvent certainement aider à gérer l'ensemble du processus. L'importance des ressources externes expérimentés ne doit pas être sous-estimée, ils peuvent vous guider à travers la mise en œuvre en facilitant le processus décisionnel et vous aider à éviter les pièges courants qui ont tendance à de-rail certaines implémentations. Ils apportent généralement des années d'expérience et avoir des idées qui peuvent être d'une grande utilité pour le projet et la société dans son ensemble.

Si vous décidez d'utiliser des ressources externes, assurez-vous que vous prévoyez pour un transfert continu des connaissances au cours de la mise en œuvre. De nombreuses organisations se fient trop sur ces ressources externes, et une fois la mise en œuvre est terminée, se retrouvent avec des connaissances insuffisantes pour faire fonctionner le système sur une base continue. Cela peut gravement compromettre la mise en œuvre. D'après mon expérience, des activités ponctuelles telles que les migrations de données devraient clairement être laissés à des ressources externes. Activités nécessitant une surveillance et le réglage continu, telles que la configuration, doivent être la propriété de l'équipe interne de mise en œuvre avec l'appui des ressources externes.

Essayez d'éviter d'utiliser des consultants basé sur un taux journalier avec un calendrier de mise en œuvre ouverte. J'ai vu trop grand nombre de scénarios où la mise en œuvre des calendriers avec des consultants n'ont pas été bien gérés et les coûts ont monté en flèche hors de contrôle, résultant en des implémentations abandonnés et les questions difficiles de la haute direction. Lorsque cela est possible, chercher des consultants qui sont prêts à faire des implémentations de frais fixes. Beaucoup de consultants ont tendance à se détourner de ces types d'engagements, mais s'ils ont un dossier de preuves et méthodologie structurée pour la mise en œuvre GMAO systèmes, ils doivent savoir ce qui doit être fait, combien de temps il devrait prendre, dans la mesure du risque encouru et ce est nécessaire pour le gérer. Cette approche nécessite beaucoup de travail en amont la définition du plan de projet et les besoins en ressources qui sont ensuite signé par les deux parties. Soyez conscient que la mise en œuvre de la redevance fixe, il incombe aux deux parties à la hauteur des attentes. Pénalités pourraient s'appliquer s'il ya des modifications apportées au plan, ou si vous ne pouvez pas obtenir les ressources nécessaires à une réunion, ou n'ont pas eu le temps d'obtenir du matériel ensemble.

L'acceptation du changement

La vérité ne doit jamais être caché par les utilisateurs. Raconter utilisateurs que le nouveau système GMAO n'aura pas un impact majeur sur leurs activités au jour le jour est juste d'avoir des ennuis. Les utilisateurs doivent comprendre qu'il y aura un processus de transition, comme ils le font actuellement les choses vont changer et il sera parfois douloureux (au moins à court terme). Dans les milieux syndiqués de l'acceptation du changement est crucial et parfois difficile à assumer. Projets de GMAO qui promettent d'améliorer l'efficacité sont souvent considérés avec méfiance par le personnel des syndicats comme des excuses pour la réduction des effectifs supplémentaires.

Trop souvent, il n'y a pas l'accent sur instillant une acceptation du changement et le projet échoue non pas parce que le système, mais plutôt en raison d'un refus de «l'homme sur le sol" pour l'utiliser. En fin de compte, le succès sera déterminé par le montant de l'utilisation du système. Comme l'utilisation augmente, les processus d'affaires flux améliore ce qui améliore la quantité et la précision des données qui aboutit finalement à des capacités décisionnelles supérieures et une plus grande ROI du système de GMAO.

Conclusion

Une fondation appropriée doit être mise en place avant qu'une organisation se lance dans une application de GMAO. Les organisations doivent faire leur avance aux devoirs pour bien évaluer et sélectionner une application de GMAO. Il s'agit d'analyser soigneusement leurs exigences fonctionnelles et les capacités de la GMAO et le fournisseur de GMAO. Il doit être complet à 100 pour cent buy-in de direction de niveau pour le projet GMAO. Une fois une GMAO est sélectionné, l'équipe de mise en œuvre doit être correctement monté pour soutenir les processus de changement nécessaires qui vont se produire. Tout le monde doit être sur la même page. Évitez de devenir une autre application GMAO statistique-échec n'est pas une option.

propos de l'auteur

Aleks Vujicic est un consultant expérimenté à la mise en œuvre PopWare Inc. Il apporte une perspective unique sur le marché GMAO travers un mélange d'expérience pratique de l'industrie combinée avec de nombreuses années de la mise en œuvre des applications de GMAO à travers l'Amérique du Nord. Cette expérience a permis Vujicic identifier les pièges courants à des implémentations GMAO et les questions qui doivent être examinées pour atteindre le succès.

 
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