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Intranets: un monde de possibilités

Écrit par : Lynn Koller
Date de publication : juillet 18 2013

Présentation         

        La plupart des banques ont des plans pour l'Internet. Même si quelques-uns tirent un quantifiable         profit d'investir dans un programme d'Internet, l'inertie dans ce électronique         ère peut égaler extinction éventuelle. L'Internet est l'un des plus ballyhooed         innovations de ces deux dernières décennies, et a engendré des centaines de         nouvelles technologies pour le secteur bancaire. L'un d'eux est une pratique         outil que peu de banques ont saisi sur:. une intranet

à base de papier         documents se trouvent à la racine du problème. D'eux, tiges inefficace,         les processus de travail duplicité. Ces documents peuvent se multiplier comme des mauvaises herbes et         entraver la croissance de la productivité dans une banque. Même si une banque veut effacer         son jardin, les processus de travail de réingénierie peut embarrasser le plus méthodique         individus. Le défi est de penser différemment, et d'éviter simplement en tournant         un processus inefficace dans un processus électronique inefficace. Pour certains         institutions, un intranet aideront à démêler la jungle de la gestion documentaire         activités menées par leurs états-majors.

Mike         Parry, directeur du développement Web à Brintech, une entreprise de technologie bancaire,         fournit un exemple. «Dites une banque veut redéfinir la façon dont les documents de prêt         sont transférés entre la branche et le bureau principal, et en ce moment ils sont         livré par messager ou par la poste. La banque pourrait décider d'électronique         analyser la demande de prêt et e-mail, il va et vient entre les bureaux,         mais vraiment miroirs tout de même procédé ancien. Ou, ils pourraient stocker         les informations en un seul endroit et amener les parties à vue et signoff nécessaire         sur elle. "Un intranet fournit un mécanisme pour rationaliser ce processus.

L'         popularité des intranets dans l'industrie américaine est en croissance constante. Un intranet         est à peu près un microcosme de l'Internet. Il fonctionne sur un navigateur basé sur         plate-forme qui gère beaucoup de fonctions internes et les processus de travail des         une organisation. La différence est l'accès le propriétaire détient la clé. En règle générale,         l'accès est limité aux employés au sein d'une organisation, mais peut être prolongée         aux fournisseurs, clients ou toute autre personne autorisée par l'administrateur de l'intranet.         Contrôle de l'accès et assurer la sécurité deviennent des enjeux importants, notamment         pour une institution financière.

Une         intranet précisément construit peut parfaitement simplifier les processus de travail et de fournir         un référentiel de toutes les données, électroniques internes. Il permet aux employés et         réduit les déchets que les documents sur papier créent. La décision de mettre en œuvre         un intranet exige que les personnes dans chaque département banque progressivement         repenser la façon dont ils font des affaires. Tout le monde devrait revoir en profondeur         processus de workflow et de la piste que chaque document se déplace dans la banque.

évaluation         la situation

        Les décideurs doivent d'abord déterminer s'il convient d'investir dans un intranet.         Pour évaluer si un programme intranet s'inscrirait dans une banque, une banque         doit répondre aux questions suivantes:

  • Est           l'organisation à produire de manière significative, distribuer et mettre à jour à base de papier           documents

  •         Les employés
  •           ont souvent besoin de consolider les informations de différents endroits ou sources?

  • Est           L'organisation exige la communication entre les personnes qui sont géographiquement           dispersés?

  •         Les employés
  •           souvent nécessaire pour rechercher de l'information pour accomplir une tâche?

  • L'           organisme voué à un projet global de réingénierie?

  • Est           L'organisation dispose des ressources nécessaires pour mettre en œuvre et gérer un important           projet technologique?

engagement         et les ressources sont des éléments clés de la réussite d'un projet. L'intranet         besoin de ressources suffisantes pour mener le projet à bon escient et maintenir         son intégrité. La banque doit répondre par l'affirmative aux questions ci-dessus         liée à ces facteurs pour un projet intranet succès. Décideurs         devrait envisager que certains résultats sont intangibles et difficiles à quantifier.

Coût         et le retour

        Il ya des coûts évidentes, telles que l'achat d'un serveur, si nécessaire, et l'embauche         une firme de développement intranet pour établir le système. Les autres coûts comprennent         la formation, l'apport initial de formulaires et des données, travail réingénierie des processus,         et le temps de travail réaffecté au projet dans sa phase initiale. Mesurer         les rendements d'un investissement intranet peuvent aussi être complexe, en particulier         comme ils se multiplient basés sur comment bien utilisé le système devient à l'intérieur         la banque. Si elle est utilisée efficacement, travailler augmentation de la productivité dans un avenir prévisible         avenir. De nombreux processus papier seront éliminés ou condensées, qui         finalement permet à la banque de réaffecter les ressources en ventes et liées à la clientèle         activités. Et, la banque va avoir des communications internes améliorées et         opérations centralisées.

"L'         la marge d'intérêt des banques est continuellement rétrécit à une concurrence accrue,         ainsi les profits des banques sont pressés ce qui signifie qu'ils seront tous         avoir à examiner de près leur efficacité interne pour rester viable », affirme         David Koto, vice-président exécutif à Brintech. "L'intranet est un véhicule         qui leur permettra de fonctionner plus efficacement avec moins de personnel. "

Fonctions

Que peut faire un intranet faire pour une banque? Un intranet s'adapte à gérer         futures applications et processus de travail. L'intranet peut changer à mesure que la         banque se développe. Quelques exemples de fonctions pratiques sont les suivants:

  • Accélérer           le prêt processus d'examen

  • magasin           les ventes et le marketing matériaux

  • Fournir           une plate-forme en ligne pour des démonstrations de produits, la formation et les présentations ventes

  •         Maintenir
  •           un référentiel central pour les informations produit

  • Diffuser           les objectifs de vente et de performance pour les données           
  • Sustain           un chiffre d'affaires de gestion de contact système

  • Fournir           des groupes de discussion et des conférences en ligne pour les ventes géographiquement dispersés           personnes et des gestionnaires Branch |           
  •         Publier
  •           une variété de programmes et calendriers

  • Aide           générer des informations client rentabilité

  • magasin           tous les documents de ressources humaines, y compris la politique du personnel, les avantages           informations avec l'inscription en ligne et changer de forme, et 401 (k) matériel           avec une calculatrice et un lien vers la Social Security Administration

  •         Maintenir
  •           un entrepôt de formulaires en ligne

  • Fournir           renseignements, communiquez avec l'employé

  • message           travail interne Avis Photos           
  • Distribuez           et gérer le rendement des employés commentaires

  •         Publier
  •           les plans actuels du projet et des échéanciers

  • magasin           Aide son bureau

  • message           Service clients Questions Fréquemment Posées

  •         Maintenir
  •           un système de suivi de problème

  •         Publier
  •           rapports financiers et le budget
    mise à jour           
  • Circulez           des notes de frais en ligne

Le potentiel         d'un intranet repose en grande partie sur la capacité de la banque à identifier les processus de travail         pour un format électronique. Un bon développeur aidera la banque à cette         traiter, et de proposer des fonctions qui auraient pu passer inaperçus. Le vrai         aubaine pour la banque est facilement distribuée, information centralisée. Un intranet         rationalise les processus de travail à multiples facettes.

        Processus de travail redéfini

        Avec un intranet, une banque peut améliorer les scores de procédures standard.         Un exemple: un processus d'embauche actuel peut être pour un futur employé         pour entrer dans la banque, remplir une demande et avoir un entretien avec         un ou plusieurs superviseurs. Elle est embauchée, puis remplit plusieurs autres         formes. Elle peut fournir son nom, son adresse et date de naissance à plusieurs reprises. Peut-être         la banque prend une photo d'elle. Elle doit alors lire les lignes directrices des employés         et suivre une formation. Les employés administratifs entonnoir diverses formes entre         la direction et du ministère des Ressources humaines, laissant la place à une surveillance         et documents perdus. pistes de quelqu'un que le nouvel employé accomplit         tâches requises.

Avec         un intranet, un employé potentiel peut entrer dans la banque et remplir un         demande en ligne. Elle a son interview, et est embauché. Un commis HR accède         une liste de tâches électronique qui délimite chaque tâche du nouvel employé doit         accomplir avec dates d'échéance. Les données provenant de ses transferts d'application à         Avantages des formulaires de ressources humaines, les formes de succursales, un calendrier et un répertoire des employés.         Sa photo est numérisée ou numérique prise, et il est détaché à titre temporaire         à la page principale dans une nouvelle section de l'employé, et stockés pour une utilisation ultérieure.         Elle accède au manuel de l'employé et le programme de formation en ligne, et certifie         lorsque les deux ont été examinés. Ressources humaines et la gestion de la succursale autorisé peut         accéder facilement toute la documentation. Lorsque l'employé subit un changement de nom         ou se déplace vers une nouvelle adresse, elle peut remplir un formulaire en ligne qui remplacera         l'information partout nécessaire, éliminant les processus redondants.

technologique         Exigences

Quelle est la technologie nécessaire pour exploiter un intranet? La technologie         est relativement modeste par rapport à d'autres initiatives si la banque est déjà         reliés par un réseau local ou étendu. Depuis un intranet est essentiellement         un site web interne, elle nécessite un serveur web, logiciel de navigation, et         une bande passante suffisante pour maintenir le système. Chaque utilisateur a besoin d'un poste de travail         - Postes de travail actuels de la banque peuvent être suffisantes.

L'         ensemble du système sera probablement fonctionner sur l'un des deux navigateurs Web les plus populaires,         Netscape ou Microsoft Explorer. Si la banque accède actuellement l'Internet,         logiciel de navigation installé est probablement suffisante. Le navigateur simultanément         fournit un accès à l'intranet et Internet.

L'         aspect épineux de l'aspect technique du projet est la personnalisation de la         intranet de la banque. Accomplir ce n'est pas si difficile, mais son         les ingénieurs doivent le faire d'une manière qui invite utilisation par les employés de banque. Le         intranet doit être convivial, et à atteindre ses objectifs sans intimider         techniquement contestée personnel. Un développeur intranet qualifié passe         beaucoup de comptabilisation du temps pour la facilité d'utilisation lors de l'élaboration des plans         pour le système.

Conception         et Apparence

quoi ressemble un intranet comme? Un site intranet ressemble à un         site Internet. Le propriétaire contrôle entièrement l'apparence du site,         dans les capacités de sites Web tels qu'ils existent à ce moment-là. (Web         capacités du site semblent changer au rythme de la vitesse de chaîne.) Depuis le         intranet sert autant de fonctions pour les personnes à différents niveaux de la technologie         savvy, la cohérence dans apparence est cruciale.

Indépendamment         de la mise en page spécifique, les internautes trouveront un peu de réconfort dans         l'apparence de l'intranet, ce qui facilite la transition vers le nouveau système. Gestion         doit soigneusement évaluer la façon dont ils veulent utilisateurs d'interagir avec le système.         De nombreuses décisions devront évaluation, tels que l'apparition de la page         que les utilisateurs voient immédiatement lors de la connexion sur le système. La page d'accueil         peut être personnalisable par l'utilisateur ou fixé de telle sorte que le même écran apparaît avant         tous les utilisateurs, des zones sécurisées dérogatoire.

formation         et mesures incitatives

Quel genre de formation du personnel est nécessaire? La facilité avec laquelle un         ensemble du personnel est formé sur un nouveau système repose en grande partie sur leur précédente         exposition à la technologie et les attitudes envers lui. La formation est essentielle,         si oui ou non le personnel de la banque accepte facilement le nouveau système. La banque         peut tenir compte de l'avocat par Aristote, «Les racines de l'éducation sont amères, mais         le fruit est doux. "Une formation suffisante fera un programme intranet         succès, et inversement, la formation insuffisante provoquera le mécontentement et l'         insatisfaction. La stratégie de formation pour l'intranet implique plusieurs         étapes.

  • aide           Internet. La banque doit fournir à ses employés l'accès à l'           Internet. En utilisant le navigateur est la formation idéale pour l'intranet. Beaucoup           les gens ont au moins une certaine expérience en ligne et l'accès sanctionné mai           motiver certains pour en savoir plus. La banque devrait établir des lignes directrices sur           quand et comment les employés de longue peuvent se livrer à surfer sur le web, et les conséquences           pour abus de ce privilège. Fournir aux employés des instructions sur           l'utilisation des sites web à des fins liées à l'emploi (ils existent) serait un           ainsi que pour la banque.

  • sans intérêt           programmes de prêts pour l'achat de PC. Ce serait un bon moment pour mettre en place           un programme de prêt sans intérêt pour les salariés de faire des achats de PC. Cela           encourage l'utilisation de moyens informatiques et que les employés se former sur           leur propre temps.

  • incrémenté           mise en œuvre. Une banque devrait mettre en place un intranet par étapes. Le           équipe intranet peut établir un calendrier (et l'afficher sur l'intranet).           Chaque service peut avoir accès initial à l'intranet à différents           des points, de sorte que le centre d'assistance répond aux questions d'un segment de la           population à un moment donné. À l'appui de ces efforts, l'intranet peut           soutenir une composante Foire aux questions qui permettront de réduire la           appeler le trafic pour les questions communes.

  • formelle           la formation des utilisateurs. La banque devrait avoir des séances de formation formelle pour           chaque département, en particulier sur les fonctions de l'intranet. Le           intranet développeur peut fournir des détails et un plan logistique pour l'exécution           les sessions. Le nombre et la durée des séances dépend du niveau           de l'expertise technologique du personnel.

  • continue           l'éducation. Les changements technologiques interminablement. La structure d'une banque de           intranet restera relativement constante jusqu'à ce qu'un changement sanctionné par l'           banque et développeur, mais les gens vont continuer à trouver de nouvelles utilisations pour lui.           Un intranet grandit avec l'organisation, et se transforme peu à peu en           de nouveaux usages pour elle se pose pas. La banque devrait maintenir son programme de formation continue           actif. Heureusement, les utilisateurs peuvent accomplir beaucoup de leur formation continue           sur l'intranet lui-même. Il peut exécuter des programmes de formation en ligne pour les employés,           et confirment les employés concernés sont l'accès aux programmes lorsque           requis.

Et         Enfin. . .

        Charles Kettering, l'inventeur de la trésorerie moteur électrique registre, a déclaré:         «Le monde déteste le changement, mais c'est la seule chose qui a permis de progresser."         Mettre en place un intranet apporte certainement le changement et le progrès est en effet         le but. Il offre aux banques un outil formidable pour lutter contre l'inefficacité.         Même une institution financière avec les systèmes d'admirable travail peut réduire à base de papier         les documents et les déchets liés à plusieurs reprises. Si la banque a les moyens         à supporter changer la façon dont il fonctionne, un intranet peut améliorer son travail         environnement. En conséquence, plus de ressources peuvent aller au service à la clientèle         et les ventes et accroître la valeur de l'institution.

propos         L'auteur

Lynn         Koller est un écrivain pour Brintech, une firme de gestion de technologie basée à         New Smyrna Beach, en Floride. Brintech sert ses clients dans tout le pays,         les aidant à trouver des façons de tirer profit de leurs investissements technologiques. Lynn         rapports sur des questions technologiques généraux comme les tendances Internet, e-commerce,         et la conception du réseau de publications d'affaires. Avant de rejoindre Brintech,         elle a travaillé dans le domaine juridique, et conçu et enseigné des cours d'informatique         au niveau collégial. Grâce à la Stetson University et un collège communautaire,         elle instruit les employés du gouvernement du DOT et autres sur l'utilisation de l'         Diverses applications bureautiques et Internet.

        Lynn a une B.A. Diplômé de l'University of Central Florida à Orlando,         Floride. Elle est à quelques centimètres de son Master of Arts en écriture.

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