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Clés d'entrave du projet: de KPI

Écrit par : Joseph Strub
Date de publication : juillet 18 2013

Présentation

Dans mon mieux Andy Rooney usurpation d'identité, "Avez-vous jamais demandé ce qui l'empêche de projets répondant pleinement aux attentes des délais et du budget?" Il ne peut pas être dû au logiciel. Il ne peut pas être dû aux personnes. Il peut, toutefois, être due à ne pas accorder suffisamment d'attention aux ralentisseurs dans le cycle de vie du projet qui font obstacle à la nature humaine en chacun de nous.

En   son article, l'OMS   de responsabilité d'un échec du projet? Look Up - Pas de duvet, Gauche, Droite Non. ma   collègue, Olin Thompson, a fait un dossier solide et articulé que le projet est   vouée à l'échec si elle a un commanditaire exécutif de haut niveau. Je suis d'accord avec   Olin, cependant, que d'avoir un commanditaire exécutif n'est pas une garantie de succès.   

Cet article se penche sur plusieurs facteurs qui peuvent causer un projet à l'échec ou de l'aider à réussir, à savoir: la planification globale, l'inertie / perte de dynamisme, sens de l'urgence et de l'engagement. Redéfinir l'acronyme, KPI, j'appelle ces facteurs, d'entrave du projet (KPI). Je vais décrire plusieurs que l'on trouve couramment dans les projets informatiques et ce que vous pouvez faire pour éviter ou minimiser leurs effets sûrement.

planification globale

Cela peut sembler être une évidence. Toutefois, la planification du projet n'est pas simplement référence à la préparation d'un plan de projet dans MS Project. Un bon plan de projet doit être capable de transmettre aux membres de l'équipe qu'il ya une approche logique et assez détaillé qui mènera à la réussite. Mais tout aussi important, le plan doit préciser clairement ce qui doit être fait quand et quels sont les résultats escomptés.

Les êtres humains sont réconfortés en sachant ce qu'ils feront demain et le jour suivant, et ce qui est attendu. Rappelez-vous le sentiment que vous aviez au collège quand le professeur dit, "Pop Quiz!" Plus précisément, à un certain point un plan doit fournir des réponses à des questions comme «Que vais-je faire?", "Combien de temps dois-je faire?» Et «Qu'est-ce que je dois vous donner quand je suis fait?" Par exemple, lors de la préparation de compléter la formation finale pour les utilisateurs, les descriptions suivantes et contour tâche serait utile pour les chefs d'équipe chargés de mener la formation:

5.1     ... 1 Objectif: Former les utilisateurs à l'utilisation du logiciel pour terminer quotidien     tâches

5.1     ... 2 Annoncer / confirmer les dates de formation et les installations

5.1     ... 3 Préparer le plan de formation et de contour

5.1     ... 4 Développer des exemples de formation

5.1     ... 5 Préparer l'environnement de formation et de données

5.1     ... 6 Préparer aides de formation, du matériel et des exercices

5.1     ... 7 Conduite "marcher à travers"

5.1     ... 8 formation de conduite

Est-il possible ou même nécessaire de préparer ce niveau de détail de chaque phase afin de délivrer un plan de projet? Non, je ne le pense pas. Il ya un axiome en gestion de projet que les dates plus souvent sont modifiés, la moins crédible qu'ils deviennent. En conséquence, un tel niveau de détail des dernières phases d'un plan de projet, lors de l'émission initialement du plan, sera très probablement conduire à des changements constants dans les délais et les résultats attendus.

En règle générale, le plan de projet initial de préciser les tâches détaillées et les dates d'achèvement de la première phase. Pour les phases ultérieures, le plan indique le début prévu et les dates d'achèvement de la phase et les tâches détaillées, mais sans dates. Durée du projet global permettrait de déterminer combien de temps à l'avance les détails de la prochaine phase seraient libérés. Par ailleurs, certains d'entre vous peut dire que l'exemple des tâches de formation n'est pas assez détaillé. Le détail et la spécificité du plan et les tâches varient directement sur le calibre des individus d'exécution du plan. Fournir les moindres détails peut être insultant pour les chefs d'équipe et de limiter leur créativité ainsi que j'ai appris de l'expérience.

inertie / Momentum

Dans chaque projet et au sein de chaque phase du projet, il ya ce que j'appelle la crainte et le stade patauge. Cette étape n'est pas invité par «Que dois-je faire?" mais "Comment puis-je le faire?" Inertie ou de la perte d'élan peuvent entraîner des retards de projet sérieux ou totalement échouer membres de l'équipe. L'inertie peut être évité ou minimisé en fournissant des outils pragmatiques visant à stimuler l'activité et de progrès.

Par exemple, dans la formation de l'utilisateur référencé ci-dessus, fournir des échantillons de lignes, le matériel de présentation et d'exercices possibles peuvent percer "le bloc de l'entraîneur." Cependant, le meilleur exemple est le domaine des logiciels de pilotage. Souvent, une équipe de projet a peut-être jamais mené un projet pilote ou, sans doute, pas sur le nouveau logiciel ERP mis en œuvre. Par conséquent, il n'est pas raisonnable de s'attendre à l'équipe de frapper la piste de course à moins qu'ils ne reçoivent une aide.

Dans ce cas, vous pouvez offrir des conditions commerciales simples pour mettre à l'essai. Ces conditions devraient tester les fonctionnalités de base du logiciel et ne sont pas destinées à l'échec. Au contraire, ils devraient développer une familiarisation avec le logiciel et encourager des modifications aux conditions de tester les exigences spécifiques à l'entreprise. Toutefois, la personne qui effectue le pilote n'aura pas à s'inquiéter quoi faire, mais simplement, comme le dit Nike, "Just Do It!" Momentum est maintenue, le projet va de l'avant, et l'équipe se sentira plus à l'aise. Peu de temps, un flet est tout simplement un autre poisson dans l'océan.

sentiment d'urgence

Quel était bonne sur Y2K? Oui, il a été plus médiatisée et ne s'est pas produit dans la mesure prévue. Mais il a donné une raison projets intégré pour faire le travail à une date précise. Il y avait un sentiment d'urgence. La masse salariale serait rebondir; grands livres généraux ne fermait pas, et, bien sûr, les handicaps de golf allait exploser. Sérieusement, il était avantageux d'avoir un événement majeur sur lequel l'équipe du projet pourrait se concentrer. Au moment Y2K était une menace réelle. Il y avait un sentiment d'urgence pour la réalisation du projet de mise en œuvre ERP pour la grève de minuit le 31 Décembre 1999.

Alors que les projets ne doivent pas être liées à des événements de vie ou de mort, il est important que le calendrier du projet coïncide à des avantages réels et tangibles. Pour une entreprise business-to-consumer, il peut être un nouveau processus de paiement chronométrée qui permettra d'augmenter les ventes. Pour une autre entreprise, il peut s'agir d'un engagement pris envers les membres du conseil externes d'avoir désastre site de secours de récupération en place avant la prochaine réunion des administrateurs. Pour une troisième société, il peut être la promesse de traiter les membres de l'équipe et leurs conjoints pour un week-end dans un hôtel à proximité. Que ce soit en augmentant les recettes, le maintien de l'intégrité ou la préservation de l'harmonie sur le front intérieur, chacun a un effet positif sur la motivation de l'équipe de projet.

engagement

engagement   ce n'est pas seulement avoir le temps et la capacité de travailler sur un projet, mais étant dit   qu'il est OK pour le faire. Sauf si la direction d'une entreprise est prête à céder le   approprié et, parfois, le meilleur talent au projet et transmettre ce à   l'équipe du projet, les membres de l'équipe passera plus de temps à s'inquiéter de leur courant   emplois que sur leurs futures. C'est pourquoi, en tant que gestionnaire de projet, vous   doit définir clairement dès le début du niveau d'engagement qu'il devrait. Au-dessous   est un tableau que vous trouverez peut-être utiles pour transmettre le niveau attendu de l'engagement   à l'équipe et la gestion de projet.

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LEGEND
PPO       - Planification du projet et organisation
pilote       - Business Process pilote
SI       - Intégration de solutions
IP       - Pilot intégré

En outre,   Le parrain de la direction du projet devrait, au moins verbalement, sanction   ce niveau de participation. En outre, l'assurance doit être donnée à l'équipe   membres que le succès de l'ensemble du projet est tributaire de leur implication   et que cet engagement été approuvé par la haute direction.

Résumé

Trop souvent, nous avons tendance à négliger les dynamiques humaines qui font le succès des projets. Lorsque nous le faisons, nous rencontrons le redoutable KPI. Plus important encore, de sous-estimer la dynamique humaine associés à un projet entraînera frustration de la part des membres de l'équipe et de l'insatisfaction de la part des destinataires des livrables du projet. Ceci, à son tour, peut provoquer des retards dans les projets et l'incapacité à répondre efficacement aux attentes des utilisateurs. Vous avez probablement rencontré votre propre KPI sur vos projets qui plaisait davantage à la nature de l'être humain à la nature des logiciels et du matériel. Je serais intéressé à entendre à leur sujet et comment vous avez travaillé à travers ou autour d'eux.

propos   l'auteur

Joseph   J. Strub possède une vaste expérience comme gestionnaire et consultant senior   dans la planification et l'exécution de projets ERP pour les systèmes de production et de distribution   pour de taille moyenne et des sociétés Fortune 100 dans les secteurs agroalimentaires, chimiques,   et les industries de transformation de produits de consommation.

Il   peut être atteint à JoeStrub@writecompanyplus.com

 
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