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Maintenance Software - Comment négocier des contrats avec les fournisseurs retenus GMAO

Écrit par : David Berger
Date de publication : juillet 18 2013

Maintenance   Software-Comment négocier des contrats avec succès GMAO vendeurs
Sélection   Auteur - David   Berger             - Février 25, 2004   

Présentation

Lors de la négociation d'un contrat avec un système informatique de gestion de la maintenance (GMAO) des fournisseurs Les principes directeurs et la définition du projet doit d'abord être déterminée. Livrables, des options de tarification, conditions de paiement, la qualité prorogation, produits et services, et les passifs sont des domaines supplémentaires qui doivent être pris en considération dans les négociations.

Beaucoup   les gens trouvent la négociation de contrats d'intimidation, peu importe de quel côté de   la table que vous arrive d'être sur. Cela est compréhensible étant donné ce qui est en jeu - a   prix, qualité du produit et service à fournir, et une relation à long terme.   En conséquence, certaines entreprises préfèrent engager un avocat, un comptable ou un consultant   pour les aider dans le processus.

Voici quelques éléments clés trouvés dans un contrat typique avec un fournisseur de GMAO. Cela ne signifie, cependant, constitue un avis juridique. Au contraire, il fournit une compréhension de base de ce qui pourrait aller dans le contrat d'un point de vue technique.

principes directeurs

  • gain mutuel: Construire un véritable partenariat avec votre fournisseur de GMAO nécessite une base contractuelle solide qui est équitable pour les deux parties. Il est trop facile de rédiger des termes qui favorisent une partie sur l'autre, surtout quand il ya de grandes différences dans la taille des entreprises entrant dans le contrat. Un contrat devrait donc permettre à chaque partie de se retirer de la relation à tout moment et de rester ensemble (valeur pour le client en échange d'un bénéfice raisonnable pour le vendeur).

  • contrat simple: Autant que possible, nous nous efforçons d'un contrat unique, même si plusieurs fournisseurs sont impliqués. Cela évite les fournisseurs de pointer du doigt les uns les autres, tandis que vous êtes pris dans le milieu dépourvu service satisfaisant.

  • rôles et des responsabilités clairs: Quels sont les résultats attendus du fournisseur? Quel est le timing et à quel coût? En retour, assurez-vous que les attentes du vendeur sont bien connus, comme ce qui doit être achevé en avance sur la mise en œuvre.

  • Keep it simple: Le document doit être facile à lire et à comprendre. Mainteneurs sont frustrés d'avoir à parcourir des pages et des pages de jargon juridique complexe.

Définitions

Chaque   contrat devrait commencer par définir les termes courants utilisés dans le document.   Par exemple, "matières logiciels» peut être défini comme «le logiciel de l'entreprise XYZ   en code objet et le format du code source, et tous les documents - y compris   mais non limité à - cahier des charges,   organigrammes, diagrammes et manuels de l'utilisateur, fournies par la société XYZ pour le fournisseur   selon les termes de ce contrat. "Le document peut alors définir une partie de l'   termes dans la première définition.

livrables

Le contrat doit préciser quels biens et services sont achetés. Un cahier des charges détaillé des logiciels est généralement jointe en annexe. Les autres prestations incluent la documentation, du matériel, des services de conversion de données, l'assistance de mise en œuvre, la formation et un soutien continu.

Il est essentiel d'être aussi clair que possible en fonction de ce que vous avez acheté. Par exemple, combien de copies du logiciel que tu as acheté? Quels sont les sites au sein de votre entreprise peuvent utiliser le logiciel? Pouvez-vous vendre l'accès au logiciel par les fournisseurs et les clients? Quel type de formation est fourni avec le package, pour quel public, à quel endroit, pour combien de temps, au détriment de qui?

Prix Options

Prix est fondamentale pour tout contrat. Certaines des options de tarification plus courantes sont les suivantes:

  • Per       module, par utilisateur simultané: Certains fournisseurs de GMAO ont adopté ce régime       pour les grandes installations. C'est la chose la plus proche de payer seulement pour ce       que vous utilisez. Par exemple, supposons que les charges des fournisseurs de 100 $ à 200 $ par concurrent       l'utilisateur par module. Si un maximum de quarante utilisateurs sera connecté à l'entretien       Module à un moment donné, une vingtaine de personnes travaillant sur le contrôle des stocks       modules et quatre personnes maximum pour le module achat - votre       coût serait 40x + 20x 200 $ $ 150 + 4x 100 $ = 11 400 $.

          Lorsque le XXIe utilisateur tente de se connecter au module de gestion des stocks,       l'accès est refusé et un message poli explique que vous avez atteint le maximum       le nombre d'utilisateurs pour ce module. Certains systèmes se connecter automatiquement       un utilisateur, si le niveau d'activité tombe à zéro pendant une période prédéterminée       du temps.

  • Per       utilisateur simultané: Une des options de tarification les plus populaires est basée sur l'       nombre maximum d'utilisateurs devrait être connecté sur l'application de GMAO       à un moment donné, quel que soit le module qu'ils utilisent actuellement.

  • Per       siège: De nombreux fournisseurs de GMAO insistent toujours sur une charge par siège, quel que soit       combien d'utilisateurs peuvent s'exécuter en même temps que la demande. Il peut y avoir       une réduction du volume disponible pour les entreprises ayant une large base d'utilisateurs. Une difficulté       est de savoir combien de facturer les utilisateurs distants un accès limité au logiciel via       Internet, par exemple pour soumettre des demandes de travail).

  •       Licence: Bien qu'il existe de nombreuses variations sur le thème, une licence de site       prévoit un plafond sur ce que vous avez à payer, peu importe combien d'utilisateurs       vous avez. Le prix peut être basée sur le nombre moyen prévu d'utilisateurs       annuellement. Les grandes entreprises multinationales devraient obtenir un accès illimité et       droits dans le monde entier.

  •       Autres: Les taux horaires doivent être convenues au titre de conseil, formation, logiciel       personnalisation, la mise en œuvre, etc dépenses Out-of-pocket sont généralement en sus.       frais d'entretien sont généralement de 10 à 25 pour cent des coûts des logiciels de base,       y compris les mises à jour mineures.

termes de paiement

Il n'y a pas de règles régissant la façon dont une GMAO est payée mais une solution pourrait être d'avoir quatre versements. Le premier est un petit montant donné à titre d'acompte pendant que vous effectuez des tests utilisateur acceptation ou un petit pilote. Cinq à dix pour cent du coût du logiciel de base pourrait être une bonne quantité. Le prochain paiement d'environ 30 pour cent couvre l'expédition du logiciel. Un autre 30 pour cent couvre une installation réussie. La finale de 30 pour cent vient après une période raisonnable "de garantie" de 90 jours.

Certaines entreprises réussissent à négocier une taxe de siège par incrémental, par exemple, que le nombre d'utilisateurs augmente, le fournisseur de GMAO est payé plus, jusqu'à un maximum du plafond de la licence de site. Un jour ou l'arrière-out clause d'expiration de la redevance est à portée de main, au cas où vous ne cultivez pas pour le nombre d'utilisateurs prévus initialement.

prorogation

Dans l'environnement dynamique d'aujourd'hui, il est essentiel de couvrir la possibilité de fournisseur ou client fusions, acquisitions et désinvestissements. Le contrat devrait protéger les deux parties de rendre la licence et la garantie nulle, si l'autre partie se développe, se rétracte ou change de propriétaire.

En cas de faillite du fournisseur, assurez-vous que le code source est au moins détenu en fidéicommis. Certains fournisseurs GMAO expédier code source de l'application, ou le rendre disponible à un coût supplémentaire. Dans ce cas, assurez-vous que vous avez toujours le code source de votre version actuelle.

qualité du produit et du service

En ce qui concerne la qualité des produits livrés et les services rendus, s'assurer que les attentes sont bien articulés, inhumés dans les spécifications détaillées ou décrit dans le corps du contrat. Les exemples sont les heures d'ouverture pour le support en ligne, le temps de réponse pour le support sur site, du matériel des garanties de disponibilité et acceptables sous-traitants pour être utilisé par le vendeur.

Un moyen efficace de promouvoir une relation à long terme avec les fournisseurs est de fournir à la fois une incitation au rendement et de la pénalité pour non-exécution. Cela devrait couvrir les promesses de livraison, les niveaux de service convenus, et les garanties de qualité des produits. Rappelez-vous, il s'agit d'une relation à double sens. Les clauses de performance, par conséquent, devraient être soumis à des clients qui remplissent sa part du contrat, comme back-up et de récupération des procédures appropriées, la préparation des installations de mise en œuvre, de la documentation adéquate des erreurs, la notification rapide des problèmes, et d'autres exigences.

responsabilité

Tout contrat juridique devrait traiter des questions de responsabilité. D'un point de vue technique, assurez-vous que les droits d'usage et les limites de la licence du logiciel sont bien comprises.

propos de l'auteur

David Berger est avec Western Management Consultants et est le fondateur président de la Plant Engineering et Maintenance Association of Canada. Pour plus amples renseignements, composez (416) 362-6863 ext. 237, courriel:  david@wmc.on.ca ou visite  www.wmc.on.ca.

Reproduit avec la permission de l'ingénierie et du magazine d'entretien.

 
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