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Organismes sans but lucratif et du secteur public: le dernier marché chaud

Écrit par : Predrag Jakovljevic
Date de publication : juillet 18 2013

marchés du secteur public et à but non lucratif

publique   secteur ou les organismes gouvernementaux et les organismes sans but lucratif ont des similitudes   dans le fait que les deux nécessitent des capacités de gestion de comptabilité de fonds et, et   avoir des exigences d'établissement de rapports financiers complexes qui sont très différentes de   l', la comptabilité financière à but lucratif commercial. Par exemple, sur des dizaines de   organismes gouvernementaux distincts dans un état seront logiquement utiliser des dizaines de différent   formats pour préparer leurs rapports financiers distincts, mais une certaine normalisation   des procédures budgétaires et des structures hiérarchiques peuvent être nécessaires lorsque tous ces   les rapports sont envoyés à la US Department of Labor ( division du travail ).   

Pourtant, les secteurs sans but lucratif et le gouvernement diffèrent au moins par le fait que les organismes gouvernementaux, allant des autorités de police, l'école ou le transport local, via l'eau ou tout autre utilitaire, à un gouvernement fédéral expansive division, sont financés par les recettes fiscales, les subventions et les revenus des services (où parfois le cas), par opposition aux donateurs individuels ou institutionnels, dans le cas des entreprises sans but lucratif. En outre, le secteur public rapporte logiquement aux autorités de réglementation et les contribuables, au lieu de les principaux bailleurs de fonds, comme c'est le cas des organismes sans but lucratif.

Même ainsi, beaucoup de circonstances récentes ont rendu les marchés comptables secteur sans but lucratif et publics une terre à la fois opportunités et défis.

D'une part, une économie déprimée fait qu'il est de plus en plus difficile pour les organisations à but non lucratif pour attirer radin soi-disant donateurs à délier les cordons de leur bourse, tandis que le secteur public a été prévu pour justifier chaque dollar dépensé impôt pendant ces jours de collections d'imposition réduits en raison à la fois de la réduction d'impôt récemment adoptée par le Congrès, mais surtout pour les performances financières des sociétés sobres. Quand les temps sont bons et le financement et collections circuler plus librement grâce à des donateurs les plus optimistes et généreux et des contribuables, il ya naturellement moins d'exigences en matière de responsabilisation et à la longueur stipulées signaler où et comment les subventions, dotations, etc sont dépensés. Ainsi, le flux récurrent de fonds disponibles pour les organisations à but non lucratif commence à diminuer, l'importance du suivi des bailleurs de fonds, plus efficace et envois collectifs ciblés, et la comptabilisation des dépenses est devenue cruciale, ainsi que des restrictions sur les dépenses et la responsabilité plus strictes pour les excédents ou déficits.

Sur   D'autre part, en plus de tout le brouhaha sur les immenses scandales de fraude   de tenue publiquement entreprises à but lucratif la Enron , Tyco ,   ou WorldCom , qui a incité l'adoption de la loi Sarbanes-Oxley   Loi, le gouvernement a augmenté son examen des états financiers non lucratif   dans le sillage du 11 Septembre 2001, qui a abouti à la vague extraordinaire   des dons de bienfaisance suivants, mais malheureusement aussi dans les questions   savoir où exactement parties de l'argent ont disparu (ou même malheureusement été détournés   dans certains cas). En outre, étant donné le manque d'exubérance économique, en échange d'   donnant essentiellement de l'argent, les donateurs s'attendent de plus en plus de responsabilité   et la justification de la manière dont ces fonds ont été utilisés. Étant donné que des rapports précis   est essentiel pour les organisations à but non lucratif de continuer à gagner des subventions et des promesses,   logiciels de collecte de fonds sont aussi tenu à souligner leur rapports améliorés   capacités pour assurer la conformité avec le Conseil des normes comptables financières   (FASB) 116 et 117 règles régissant les états financiers et la comptabilisation des revenus   pour les organismes sans but lucratif.

En outre, il est inutile de dire que c'est une année d'élection présidentielle aux États-Unis, où non seulement les deux camps électoraux majeurs sont en plein essor de la collecte de fonds, mais pour un certain nombre de groupes d'intérêt et lobbying forces, chacun essayant d'impressionner leurs croyances sur et donc influencer les électeurs. Last but not least, un certain nombre d'organisations tribales, les fondations universitaires, des associations religieuses, des institutions caritatives, etc, ont été élargit le potentiel de clientèle non-lucratif pour de nombreux fournisseurs. En raison d'une augmentation prévue des dépenses de défense et de sécurité nationale, les dépenses de contrat du gouvernement fédéral et de l'activité sont également attendus à augmenter dans les prochaines années. Avec le nouvel accent mis sur l'amélioration de la sécurité intérieure et l'expansion des opérations antiterroristes dans le monde entier, de nombreux organismes du secteur public connaîtront probablement une significative augmentation de la demande pour leurs services au cours des prochaines années, mais aussi la surveillance accrue et les yeux sceptiques de subvention décideurs d'attribution.

vendeurs réagissent

L'   combinaison ci-dessus de circonstances favorables a été une bénédiction pour la collecte de fonds,   la gestion des subventions et des fournisseurs de logiciels de comptabilité à but non lucratif, en raison de la   par conséquent une plus forte demande, qui a été constamment s'accélère dans les   ces dernières années. En conséquence, un grand nombre de fournisseurs de logiciels non lucratif allant   à partir inévitable Meilleur logiciel, via les goûts de Accufund ,    Executive Systems données , Fonds EZ développement ,    Intuit Fundware , Serenic Software , de vaillants    Blackbaud , ainsi que leurs revendeurs à valeur ajoutée (VAR), ont   été pénétrer les marchés à but non lucratif et le gouvernement, alors que jusqu'ici, Microsoft   Corporation s '(NASDAQ: MSFT) Microsoft Business Solutions   ( MBS ) division n'a pas exactement été le précurseur dans ce   segment.

ailleurs,   souvent beaucoup de petits organismes sans but lucratif auront d'abord tenté d'exploiter   un plus petit, off-the-shelf ou vendu au détail progiciel de comptabilité commerciale comme QuickBooks ,    Peachtree , ou ACCPAC Simply Accounting , étant donné   qu'en modifiant le tableau des structures de nombre de comptes, une sorte de fonds   structure appropriée de comptabilité pourrait être produite. Aussi ces systèmes shrink-wrap   qui sont vendus chez les détaillants avoir plus d'utilisateurs finaux et peut donc avoir moins   bugs, plus de fonctionnalités, et peuvent être mis à jour plus fréquemment, alors que chacun de ces   systèmes a des dizaines de consultants expérimentés au sein de chaque région locale majeure.

Cependant,   tôt ou tard, ces organisations seront probablement touché le mur en raison de leur incapacité   pour contrôler les nouvelles possibilités de financement multiplient, de nouveaux bailleurs de fonds, et par conséquent   plus de transactions dans le système sur la piste. Meilleur logiciel a été positionné   bien, même à cet égard, étant donné que près de 20 pour cent des nouveau Fonds MIP   Comptable Pro les clients ont migré à partir de Peachtree en 2003. Meilleur   acquis un ancien célèbre non-lucratif comptabilité fournisseur Micro   Produits d'information ( MIP ) en 2001, alors qu'en 2002   il a acquis JSI Fundraising , en ajoutant le paradigme de la   (Pour les petites entités à but non lucratif) et basé sur le Web, le haut de gamme Millennium   packages de collecte de fonds à son portefeuille qui englobe maintenant tous les deux la comptabilité   et les besoins de financement du marché cible à but non lucratif. En outre, pour le gouvernement   secteur, il offre produit de comptabilité de MIP de gouvernement de la Série Avantage de fonds et    FAS Gov Suite , une gestion propres au gouvernement immobilisation   paquet, tandis que l'acquisition de KTS 2003 du Groupe met en    pli GT Pro et arc , le respective   à but non lucratif et progiciels de gestion de campagne.

Acquisition Encore est la réponse de MBS

Sur   27 avril MBS a annoncé l'acquisition de produits de comptabilité   à partir d'un Winnipeg, Manitoba, Canada basé vendeur, Encore Solutions d'affaires ,    Inc. , qui pourrait être essentielle à la réussite des clients   et les partenaires du secteur public. L'acquisition comprend sans but lucratif d'Encore   produits de la comptabilité et de la gestion et de réquisition dettes inter-entreprises   Modules de gestion actuellement vendu par MBS sous un fabricant d'équipement d'origine   (OEM) accord avec Encore.

Comme   En conséquence, MBS Great Plains 8.0 d', prévue pour cette   été, comprendra également des fonctionnalités essentielles pour MBS et ses partenaires   la conduite des affaires dans le secteur public, telles que la gestion des subventions, comptabilité de fonds,   et la gestion de la charge. Selon les deux entreprises, en Amérique du Nord seulement,   il ya environ 2,3 millions d'entités du secteur public, qui incluent les gouvernements,   sans but lucratif, l'éducation et les organismes de santé. Depuis Encore et MBS   ont des politiques de soutien identiques, ils insistent soutien à la clientèle sera fourni   pour les versions actuelles et antérieures de tous les modules. En outre, le code de Encore a   été développé avec le même ensemble d'outils de développeur comme MBS Great Plains, ce qui devrait   en faire une opportunité intéressante pour améliorer la gestion financière horizontale existante   applications.

L'acquisition Encore devrait apporter encore plus de l'offre de produits complémentaires et devrait élargir les possibilités dans les secteurs public et à but non lucratif sous l'égide de Microsoft, tandis que les produits des deux anciens partenaires les technologies sont tout à fait compatibles pour ce produit l'intégration ne sera pas très complexe, voire pas du tout.

systèmes comptables non-lucratif sont différentes

Une différence majeure entre un but lucratif et un système de comptabilité des organismes sans but lucratif serait de savoir comment un surplus (ie, les bénéfices non répartis et le solde des actions ou fonds de propriétaires équilibre, pour un but lucratif ou un organisme à but non lucratif, respectivement) est suivi. En outre, les entreprises à but lucratif (par exemple, les sociétés, les partenariats et les entreprises individuelles) ont généralement un compte de surplus, alors une entité à but non lucratif peut avoir plusieurs, selon l'étendue de ses sources de financement et les restrictions des donateurs placés sur ce qu'ils peuvent et ne peuvent pas faire avec des fonds excédentaires. Pour cette raison, les capacités vedette de secteur public et des progiciels de comptabilité à but non lucratif doit généralement comprendre la comptabilité des fonds, les projets, les subventions et la gestion de la charge, la collecte de fonds et des rapports spéciaux pour la responsabilité budgétaire stricte.

Dit d'une manière quelque peu simplifiée, la comptabilité par fonds exige que tous les fonds individu a son propre tableau d'auto-équilibrage de la structure des comptes, par lequel toutes les entrées entre divers fonds (par exemple, à partir d'un fonds affecté à un projet de recherche à un fonds affecté à l'acquisition d'une propriété, usine et équipement) doit être compensée automatiquement par le logiciel pour une raison-ou à cause-du compte de bilan, par voie d'automatique grâce à et à cause-de revue entrées. Mais, en raison de nouvelles subventions peuvent être émis aussi souvent que chaque année, il pourrait être impossible de créer un tout nouveau plan de comptes ou d'une nouvelle série de codes de comptes du grand livre général pour suivre leur activité. Afin d'éviter la création de ces structures volumineuses, la plupart des logiciels de comptabilité a la capacité d'utiliser des projets spéciaux et des codes de subventions, qui sont souvent entré avec un compte du grand livre général, et qui permet à l'information financière plus détaillée, sans avoir à faire usage d'une plus grande et en constante expansion plan comptable.

Ces organisations sont à la recherche de systèmes pour soutenir le chef de projet, qui est responsable pour le partage et le suivi des recettes ou des dons, les dépenses et les remboursements, et la rentabilité d'un projet ou d'une subvention. Il faut noter que la plupart des systèmes de gestion d'entreprise à l'échelle vendus par les éditeurs de logiciels sont à usage général dans la conception et, sans peaufinage important qu'ils n'abordent pas la plupart des exigences uniques des entreprises engagées principalement dans la fourniture de produits et services sous-projets ou de contrats de subvention spécifiques et engagements. À savoir, les systèmes comptables GL axées génériques traditionnels n'ont pas été conçus avec les phases du projet, les pannes de travail ou du temps détaillé capturant l'esprit et, par conséquent, ils peuvent simplement rendre compte combien a été dépensé et recueillie, mais pas pourquoi certain projet ou subvention est perdre ou gagner de l'argent.

Il faut également ajouter à ce qui précède un strict respect gouvernementale Board Accounting Standards (GASB), le FASB et les principes comptables généralement reconnus (PCGR) du Canada, y compris la création de rapports détaillés qui adhèrent aux diverses déclarations. Ces organisations ont de nombreuses exigences en matière de comptabilité, y compris la nécessité de suivre les coûts et la rentabilité sur une base de projet par projet, de fournir des informations sur les projets en temps opportun aux gestionnaires et aux clients, et de soumettre des factures et des factures précises et détaillées des affaires et des projets spécifiques, souvent en conformité avec les exigences spécifiques à l'industrie et réglementaires complexes. En outre, étant donné que les sources de financement peuvent souvent fonctionner sur différents exercices que les organismes sans but lucratif bénéficiaires, l'information financière doit être suffisamment souple pour que les rapports peuvent être produites avec différents périodes de déclaration pour diverses subventions, qui traversent souvent plus normale exercice de l'organisation à but non lucratif .

Ce segment de marché est obsédé par les budgets et les dépenses, ainsi que avec un accent qualité laser sur la ligne de fond. Vaste budgétisation est également requis et, alors que la plupart des logiciels de comptabilité accueillir le processus de budgétisation, les organismes sans but lucratif peuvent exiger beaucoup plus de révisions budgétaires et l'inclusion des charges (expliqué plus loin) et d'autres calculs plus avancés, tels que les prévisions futures de rationaliser les centres de responsabilité .

Grant   et de gestion de fonds aide les organisations réception de piste et les recettes et les remboursements   et les dépenses de l'argent de la subvention attribuée. Si une ville obtenir une subvention du gouvernement fédéral   pour la sécurité intérieure, par exemple, il sera nécessaire de documenter la façon dont cette subvention   est consommé. Mais il ya beaucoup de différents types de contrats du gouvernement   c'est de les utiliser et dans chacune de celles il ya des dizaines ou plusieurs variantes, par lequel   chaque variation entraînera son propre type de facturation, la constatation des produits, et   exigences pour rendre compte à la clientèle du gouvernement fédéral.

Sur   La main d'autres grandes organisations à but non lucratif qui créent une quantité importante   de financement par le biais des fonds donnés ont souvent besoin d'un logiciel de comptabilité à but non lucratif   qui a une forte collecte de fonds et de gestion des bailleurs de fonds capacités qui   suivre les bailleurs de fonds, des campagnes de dons et de promesses de dons des lecteurs, et d'automatiser un grand nombre de   mailings directs afin que l'entité peuvent maximiser la capacité de solliciter des fonds.   Même les organisations à but non lucratif naissantes sans besoins ou plans de financement actuels,   probablement à un stade ultérieur envisager de recourir à l'utilisation des bailleurs de fonds extérieurs.   À cette fin, certains systèmes de comptabilité à but non lucratif de premier plan ont soit un natif   module de collecte de fonds ou des interfaces à un système de financement externe.

Encumbrance   Gestion sur sa main apporte plus de budgétisation et de reporting financiers   à l'achat d'applications pour le secteur public. En d'autres termes, il s'agit d'un budget   outil qui permet aux organismes gouvernementaux afin de s'assurer qu'ils sont dans leur approuvé   budget avec des dépenses réservées. Quand une agence émet un bon de commande pour   un produit ou un service (par exemple, une municipalité doit affecter dollars de budget pour un   Prochain événement ou pour l'achat d'équipement), il devient légalement tenu de payer   le vendeur le prix convenu lorsque le service ou les produits sont livrés   (Ie, l'argent a été engagé, mais non encore dépensés). À son tour, car il   est légalement tenu, il a besoin de «grever» les fonds préalablement à payer pour ces   produits ou services afin que les fonds sont disponibles lorsque la facture est reçue.

Lorsque les fonds sont encombrés, le montant restant du budget à dépenser est réduit, ce qui permet au gouvernement de savoir ce qui est «passé» avant que l'argent quitte effectivement le compte à éviter les dépenses excessives. Mais lorsque les biens ou les services sont reçus et la facture est approuvée, le montant réel de la facture est passée en charges dans le grand livre général et le montant qui n'était pas nécessaire est soulagé de la charge, et si le budget a maintenant un montant légèrement augmenté disponible pour d'autres charges.

Par conséquent, il était tout naturel de s'attendre à ce prochain mouvement de MBS pour traiter l'infériorité du segment à but non lucratif, solution qui s'est avéré être Encore, et chercher davantage de coups d'échecs comme du haut de petite à moyenne entreprises fournisseurs d'applications (PME).

Recommandations de l'utilisateur

Alors que la proposition de valeur de l'ERP intégré, la comptabilité et la collecte de fonds, le fonds et la comptabilité de subvention, et les systèmes de gestion ne peut être débattue, les entreprises devraient toujours identifier les compromis qu'ils sont prêts ou pas prêts à faire afin d'atteindre un certain niveau d'intégration. Par exemple, pas beaucoup, si des systèmes comprendront aussi forte comptabilité des fonds et des capacités de collecte de fonds en même temps. Il est peu probable que les différents groupes au sein de l'organisation, il faudra les mêmes capacités du système (par exemple, alors que le service de la comptabilité veut surtout le résumé des données de transaction, les trucs de collecte de fonds a besoin de détails pour analyser l'objet et l'effet des subventions).

Ainsi, il est important d'identifier la liste de blanchisserie d'éléments qui pourraient ou devraient être intégrés entre ces systèmes, comme des campagnes, des appels, des fonds, des événements, des bons de commande, les budgets, les révisions budgétaires, les coûts, comptes à payer les factures et les chèques, les prévisions, et ainsi de suite. En outre, les entreprises doivent vigoureusement clarifier le sens de l'intégration que les vendeurs tout-va la solution intégrée contenir une base de données centralisée, par exemple? Aussi, ne l'intégration accueillir la création de nouvelles entrées et la synchronisation des modifications apportées aux enregistrements existants se passe en temps réel ou via des transferts en fichiers batch?

Souvent,   achat de solutions complètement intégrées n'est pas une option lorsque les entreprises ont   un système de comptabilité ou de fonds, de subventions, ou de gestion de projet en place, dont ils   ne sera pas simplement déchirer et remplacer. Ainsi, les perspectives devraient évaluer la contestation   La flexibilité des fournisseurs de l'intégration à l'héritage et d'autres applications tierces,   et à s'adapter aux nouvelles versions ou mises à jour pour les deux solutions. Construit dans les interfaces   couramment utilisé pour les produits tiers comme MS Project , MS Office,    Crystal Reports , etc, doivent être remises en question, peut-être pendant   des démonstrations de logiciels. En particulier les organisations à but non lucratif ont besoin de pouvoir   pour fusionner les données avec Microsoft Word pour produire des notes de remerciement, renouvelé en gage   les formes et les déclarations de cotisation de fin d'année à des fins de réduction des impôts des donateurs.   

 
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