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Six idées fausses sur la migration de données

Écrit par : Norma L. Davis
Date de publication : juillet 18 2013

Initialement publié Février 4th, 2008

que les organisations se lancent dans une mise en œuvre du système, une des activités les plus importantes et les plus risquées est la migration des données mouvement des données de l'ancien système existant vers le nouveau système.

Alors que la sélection, la mise en œuvre et l'exploitation d'une application d'entreprise pour planification des ressources d'entreprise (ERP), la gestion d'actifs entreprise (EAM), ou tout autre système a certainement des éléments techniques, ces systèmes nécessite bien plus qu'une compétence technique mis à mettre en œuvre. Toutes les activités liées à la mise en œuvre et l'exploitation d'une application d'entreprise exigent des compétences en gestion d'entreprise définit ainsi, et les personnes ayant ces compétences doivent suivre de près et de communiquer efficacement avec le personnel technique qui est la configuration et la mise en œuvre de l'application. Cela signifie souvent que les cadres supérieurs doivent être étroitement associés à la mise en œuvre, jusque dans le processus de migration des données d'un ancien système à la nouvelle application.

Mais pourquoi la migration des données nécessite la surveillance de la gestion? N'est-ce pas la migration simplement la fonction de transfert de données tabulaires d'un système à un autre?

un bon exemple

Il ya

quelque temps, j'ai été impliqué dans la mise en œuvre de IFS Applications dans une entreprise de fabrication mid-market. C'était le jour après que l'équipe de mise en œuvre avait terminé la migration des données, et nous avons été ravis d'abord que nous avions éclipsé notre objectif d'un taux de réussite de 85 pour cent. En fait, 98 pour cent des données a réussi la migration de l'ancien système à IFS Applications.

Cependant, notre joie a vite tourné à porter quand nous nous sommes rencontrés pour faire de notre vérification de la qualité des données, et a constaté que les définitions de données ont été modifiés par le technicien qui s'occupait des migrations. Il s'avère que, dans une tentative d'obtenir les données à migrer avec succès à partir d'un point de vue technologique, les modifications ont été apportées au format de données. Dans certains cas, les données ont été mises en différents domaines que ce qui était initialement prévu, encore une fois, pour obtenir des données de circuler plus facilement dans la nouvelle application. Bien que ces changements ont permis aux données à migrer, cela signifiait aussi que le format modifié en contradiction avec la logique métier sous-jacente et flux de travail que nous avions élaboré dans IFS Applications.

Il est vraiment difficile de reprocher au technicien, qui veut naturellement faire ce qui est nécessaire pour maximiser le succès de transfert de données. Mais parce que les critères qui constituent une migration réussie ne sont pas techniques, mais orienté vers les entreprises, la migration ne peut pas être laissée entièrement aux experts en technologie de l'information.

Nous avons pu récupérer de cette gaffe lors de notre deuxième migration, mais ce manque initial de supervision nous faire reculer un certain nombre de semaines. Par la suite, nous avons transféré la responsabilité de toute modification des données du personnel technique à un représentant de l'équipe de gestion.

Cette expérience m'a donné à réfléchir, et m'a inspiré pour développer la liste suivante de six idées reçues sur la migration des données.

Idée reçue n ° 1 de migration-Data est une fonction de l'emploi IT.

Alors que le personnel informatique ont certainement les compétences nécessaires pour extraire les données anciennes et de l'importer dans une nouvelle base de données, d'autres fonctions dans le processus de migration appartenir à une équipe de mise en œuvre composé de hauts représentants de chaque domaine fonctionnel touché par le nouvel environnement de l'application. Ces personnes sont celles qui savent vraiment comment les données ont été utilisées dans l'ancien système, et comment il sera utilisé dans le nouveau système.

L'exemple ci-dessus illustre pourquoi c'est le cas. Techniquement gens avertis peuvent ne pas reconnaître à quel point la gestion opérationnelle et perspicacité sont nécessaires dans le processus de migration. Ou peut-être une nouvelle personne IT, soucieux de prouver ses capacités en tournant autour d'un processus de migration avec un taux de réussite très élevé, change le format des données pour faire sa migration un processus plus lisse.

Leçon apprise :. propriétaires Attribuer par type ou la fonction pour prendre des décisions, et le conseiller personnel pendant le processus de migration de données

Idée reçue n ° 2-Un en interne département informatique possède les compétences nécessaires pour extraire et importer les données.

Beaucoup de petites et moyennes entreprises ont un one-to-deux personnes de service informatique, et même un grand ministère pourraient ne pas avoir la compétence est-elle correcte pour entreprendre les aspects technologiques d'un processus de migration. Selon l'âge de l'ancien système, l'extraction des données peut nécessiter un codage du logiciel et l'utilisation d'autres logiciels pour aider dans le processus. Pas tout le personnel IT sont habiles et ingénieux dans l'application de ces méthodes pour obtenir les données de l'ancien système.

Pendant un projet récent, l'ancien système à une organisation cliente nécessité le développement d'un code de logiciel en Cobol afin d'obtenir certaines des données chargées dans les tables de migration dans le format correct. Seul un membre du personnel informatique de l'entreprise savaient Cobol, et de travailler seul, il ne pouvait pas développer tout le codage dans le laps de temps nécessaire pour respecter le calendrier de mise en œuvre. De telles situations nécessitent soit la formation des autres membres du personnel en interne existant, ou que le processus soit externalisée. Chacune de ces options avait ses propres coûts et des avantages uniques.

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Leçon apprise : Ne présumez pas que votre personnel informatique dispose de toutes les compétences techniques ou qu'il a la capacité de charge de travail pour gérer la migration des données. Prenant en considération l'ensemble des compétences et la charge de travail du personnel existant, il en gardant à l'esprit que l'équipe probablement encore besoin de soutenir le système d'héritage au cours de l'implémentation peut empêcher les obstacles qui pourraient retarder l'achèvement du projet.

Idée reçue n ° 3 migration de données est l'une des dernières mesures prises avant d'aller vivre avec le nouveau système.

Souvent, il est supposé que parce que l'entreprise a besoin de l'information la plus récente et up-to-the-minute dans son nouveau système, la migration des données est effectuée juste avant d'aller en direct. Pas du tout. Au contraire, la migration des données est effectué tôt, et fait souvent. Une migration initiale devrait être l'une des premières activités suivantes de la formation de l'équipe de mise en œuvre. Cette migration précoce vous aidera à comprendre où vos données sont en provenance, la qualité et l'état des données, et les tables et les champs dans un nouveau système que les données doivent être migrées vers. Les résultats de passes migratoires premiers seront également aider l'équipe de mise en œuvre de comprendre comment le nouveau logiciel fonctionne, lui permettant de prendre de meilleures décisions. Cela peut prendre plusieurs passages de migration avant qu'une entreprise est en mesure de tester les processus d'affaires dans un nouveau système.

Leçon apprise: La migration est un processus et non un événement big-bang, elle doit être considérée comme un élément central de la mise en œuvre. Planification du nombre de passages de migration vous aidera à déterminer la longueur du calendrier de mise en œuvre.

Idée reçue n ° 4 modifications apportées aux données sont nécessaires et souhaitables.

Lorsque des problèmes sont rencontrés avec des données lors de la migration, faire des changements pour corriger le problème n'est pas nécessairement le bon déroulement de l'action. Changements dans les deux premières migrations sont à prévoir. Mais la principale raison de multiples passages de migration de données sont effectuées est de changer et d'améliorer continuellement les données, les tables et le codage, jusqu'à ce que les données existantes remplit correctement le nouveau système. Plus tard dans le processus, cependant, vous devez contrôler le nombre de variables, ce qui signifie réduire le nombre de changements. Le problème avec le changement, c'est que la plupart des données ont interdépendances avec d'autres données.

modifications apportées aux données et la définition des données doivent être évitées autant que possible, parce que tout changement a le potentiel d'avoir un impact, à un degré exponentiel, d'autres données. Faire un seul changement «mineur» sur un élément de données, un champ, un code ou une table peut avoir un impact beaucoup, beaucoup de données et des processus. Par exemple, un simple changement d'une unité de mesure de "chacun" à "livres" peut affecter la quantité disponible, le coût unitaire, le coût des marchandises vendues, et la valeur totale de l'inventaire.

Leçon apprise: Les modifications apportées aux données, de tableaux ou de codage devraient être étroitement surveillées, en particulier en tant qu'organisation se rapproche de sa date de mise en. Le chef de projet doit être pleinement conscient des modifications demandées, les avantages de chaque changement demandé, et surtout, les risques associés à chaque changement. En raison de l'impact d'un seul changement peut faire, la formalisation d'un processus d'examen et d'approbation des modifications de données est nécessaire.

Idée reçue n ° 5 On a obtenu un taux de réussite élevé sur la migration. Maintenant, nous devons tester nos processus.

Si vous assumez vos données ont migré avec succès et que vous pouvez passer directement à tester vos processus d'affaires, vous vous trompez. Une migration des données ne charge jamais exactement comme prévu. Surprises et défauts se produisent à chaque migration, même au cours de la dernière. Les données doivent être vérifiés dans le nouveau système, sur tous les écrans et sur tous les domaines, afin de garantir que les données remplit correctement et dans le bon format. Même les données simples peuvent présenter des problèmes qui, s'ils ne sont pas découvert très tôt, peuvent vous faire trébucher plus tard.

Un exemple typique est une société avec un système d'héritage qui avait client et l'adresse du fournisseur peuplées ensemble. La rue, ville, état, code postal et tous résidaient dans un domaine pour chaque adresse. Dans le nouveau système, il y avait un champ différent pour chacun de ces éléments de l'adresse. Lorsque les données ont été migrés vers le nouveau système, l'adresse complète a été peuplée dans le champ de l'adresse, de quitter la ville, état, et les champs de code postal vierge. Une grande partie de la mise en forme était nécessaire pour corriger cette situation.

Leçon apprise: Vous connaissez le vieil adage au sujet des hypothèses. Ne jamais rien sur les données assumer. Vérifier et contrôler chaque élément de données et tous les domaines après la migration vers le nouveau système. Seulement alors, il sera temps de tester vos processus.

Idée reçue n ° 6, nous pouvons toujours changer par la suite nous allons vivre.

Plusieurs fois, les entreprises sont tellement concentrés sur la satisfaction de leur projetée jour aller-vivre leur nouvelle application qui ils veulent couper les coins ronds, ce qui retarde les changements nécessaires aux données qu'après le fait. Mettre changements essor qu'après la mise en production peut être une erreur pour la simple raison qu'il est alors facile à mettre changements making off encore plus longtemps. Aussi occupé que d'une équipe de mise en œuvre avant d'aller vivre, c'est à ce moment qu'il puisse se concentrer sur le nouveau système fonctionne comme il se doit. Après avoir en direct, les membres de l'équipe vont probablement se concentrer davantage sur leurs tâches habituelles de pré-mise en œuvre, et seront trop occupés pour même face à ces changements. En outre, les ressources externes spécialisées qui peuvent faire partie d'un consultant ou d'une équipe de vendeur ne sera pas à votre disposition immédiate après avoir live. Limitation de l'utilisation du temps de consultation après la mise en est l'une des meilleures façons de réduire le coût total de possession de votre application d'entreprise.

Leçon apprise: faire comme il faut avant d'aller vivre. Après avoir en direct, les changements de décisions sera beaucoup plus difficile et beaucoup plus cher.

Les défis de la mise en œuvre du système peut être un peu intimidant, mais l'approche du processus de migration des données avec certaines des meilleures pratiques vous aideront à éviter les problèmes potentiels qui peuvent retarder un basculement réussi vers le nouveau système. Une bonne approche, solide à la migration de données qui permet de temps et de ressources contribuera à soutenir le nouveau processus d'affaires avec le nouveau système d'information, et permettra à chacun de se rendre compte des avantages plus tôt.

propos de l'auteur

Norma L. Davis est le fondateur et président de ressources de pointe conjonctif, un cabinet de conseil en gestion indépendante spécialisée dans la sélection et la mise en œuvre de systèmes d'information ERP. Elle a obtenu son doctorat en direction de Peter F. Drucker et Masatoshi Ito School of Management à Claremont, en Californie (États-Unis). Davis est professeur adjoint à la California State University, Fullerton (États-Unis) et à l'Université de Redlands, en Californie (États-Unis). Elle enseigne le management, la gestion des opérations, de la planification des opérations et le contrôle, la gestion des opérations et de la qualité et de la gestion de la stratégie. Davis peut être atteint à norma@connectiveresources.com.

 
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