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Évaluation de logiciels et sélection de logiciels

Écrit par : TEC staff
Date de publication : juillet 18 2013

Il est redoutable pour elle acheteurs corporatifs de discerner les véritables capacités, les forces et les faiblesses d'une suite d'applications de l'entreprise donnée. Les équipes de projet des acheteurs sont inondés avec des informations de marketing des fournisseurs peinent à se différencier. L'intégration cross-over et logiciels fonctionnels ont causé chevauchement de produits et beaucoup de confusion sur le marché. Fusions et acquisitions créent également des problèmes, car les entreprises cannibaliser la concurrence pour avoir accès à une base de client ou de fonctionnalité, ce qui peut entraîner un chevauchement de solution ou de migration forcée. En conséquence, les organisations sont entourés par l'ambiguïté lorsqu'ils prennent leurs décisions de mise en œuvre.

Évaluer et sélectionner les logiciels d'entreprise est un processus complexe caractérisé par deux les risques potentiels et dramatique en grève. Exécuté correctement, ce processus et ses résultats peuvent offrir des avantages exceptionnels. Si elle est exécutée mal, cependant, les résultats peuvent varier de décevant dévastateur. Les organisations qui choisissent le matériel mal, middleware, logiciels ou apprendront à leurs dépens que l'argent qu'ils ont perdu est le résultat d'informations sur le fournisseur insuffisante et les processus d'évaluation. Ces pertes sont de plus en plus apparent au sein sensible aux prix, aux petites et moyennes entreprises, qui nécessitent des informations précises IT à recueillir rapidement et de manière rentable pendant le processus d'évaluation du logiciel. Le battage du vendeur, les conflits d'intérêts, le doute de l'utilisateur, les processus de sélection péniblement longue, et la justification de la décision claire de consultants sont quelques-uns des malheureux maîtres mots de la plupart des processus de sélection.

Présentation

Généralement, quand une entreprise cherche à mettre en œuvre une nouvelle solution logicielle, il détermine une équipe d'intervenants, évalue les processus internes, définit les besoins, puis envoie des demandes d' d'information (IFR ). Finalement, l'entreprise envoie des demandes d' de propositions (DP) à une liste de fournisseurs. Fournisseurs présélectionnés sont généralement invités à démontrer leurs solutions, et à partir de là, les offres sont placées, et une décision est prise. Malheureusement, tout au long de ce processus, les équipes de sélection sont confrontés à un certain nombre de difficultés dans leurs projets.

d'abord, en raison de la grande appréciation sur les fonctionnalités du produit et les exigences technologiques de produits, d'autres critères qui peuvent déterminer le succès ou l'échec d'un nouveau système sont laissés de côté. Par exemple, la stratégie de fournisseur d'entreprise; capacités de service et de soutien, la viabilité financière, le coût et les mesures qualitatives en ce qui concerne les traiter en forme, la facilité d'utilisation et de navigation; la réaction du marché; diligence du fournisseur, et la flexibilité du produit sont tous importants, mais difficile à mesurer.

Deuxièmement, lorsque l'équipe de sélection organise et classe les critères et les fonctionnalités du produit des mesures, il crée généralement un RFI en utilisant des tableurs. Malgré tous les efforts des concepteurs de feuilles de calcul, le choix entre une flexibilité et une facilité d'utilisation pour les évaluateurs et les clients tout en maintenant l'intégrité des champs de protection peut entraîner des risques de compromis dans la conception de feuille de calcul. Les feuilles de calcul ne peuvent ni être facilement ajustées ni efficacement analysées pour donner des résultats raisonnables. Les feuilles de calcul sont également connus pour propager des erreurs de calcul: formules utilisées pour mesurer les critères sont souvent cachés, provoquant des erreurs lorsque les cellules sont déplacés ou lorsque les champs sont accidentellement tapé dessus. Les liens brisés entre les tableurs peuvent invalider les résultats. Erreurs simples, telles que la copie ou la réécriture d'une formule à la mauvaise cellule, sont monnaie courante. En outre, la nature du modèle de feuille de calcul, il est facile pour les entreprises de spoiler en profiter. Cela conduit à des retards dans le traitement, le recyclage du personnel du client, et la nécessité d'une sécurité accrue dans le processus de vérification des données, ainsi que d'une baisse de la relation entre le conseiller et son client.

Troisièmement, parce que les équipes de sélection de logiciels ont souvent un accès limité à la qualité, l'information impartiale, leurs méthodes d'évaluation sont aux prises avec de graves lacunes dès le début. En conséquence, les équipes trouvent qu'il est difficile, sinon impossible, de justifier la raison d'être de la sélection de la solution d'un fournisseur particulier. La plupart des décideurs s'appuient sur des «tripes», mandats exécutifs, ou des compilations de tableurs fastidieux qui ne parviennent pas à discerner les meilleures solutions. Ainsi, la majorité des évaluations technologiques de l'entreprise de fonctionner en heures supplémentaires et d'accumuler des coûts bien au-delà du budget initial. Quand finalement sélectionnée, la plupart de ces implémentations logicielles ne parviennent pas à répondre aux attentes fonctionnelles, le retour sur investissement de (ROI), et coût total de possession (TCO).

Pour résumer, pendant le processus de sélection des logiciels d'entreprise, les clients potentiels se battent généralement avec les questions suivantes:

      Les équipes de sélection des projets
  • n'ont aucun moyen efficace de définir leurs besoins d'affaires, et ne peuvent pas identifier efficacement vendeur critique et questions sur les produits (critères) de toutes les parties prenantes.

  • Rassembler tous les critères requis par les intervenants est longue et devient un problème dès les premiers stades du projet. Il ya une poussée pour le projet en cours et d'obtenir une mise en œuvre rapide, en raison des retards signifient pertes de revenus et ont perdu utilisateur buy-in.

  • Lorsque les critères sont sélectionnés et soumis au fournisseur, l'équipe de projet manque souvent la capacité à hiérarchiser efficacement les différents critères relatifs à leurs besoins d'affaires à l'appui. En conséquence, les priorités sont tirées de programmes politiques internes plutôt que sur les besoins réels de l'entreprise. Sans avoir un outil d'aide à la décision professionnelle d'organiser et de maintenir les priorités en échec, ainsi que pour effectuer des simulations et des analyses des performances des fournisseurs ou ajustement à la fin après les priorités sont changées, une «besoins» du département peuvent contribuer une valeur anormalement élevé à certains critères dans la décision.

  •   Les équipes de projet
  • n'ont pas la capacité d'obtenir des données objectives sur les solutions passées au crible des fournisseurs disponibles. démonstrations des fournisseurs sont souvent commercialisent emplacements qui ne parviennent pas à se concentrer sur la capacité de la solution pour satisfaire les besoins des utilisateurs, et sont souvent trompeuses. Malheureusement, la plupart des équipes de projet n'ont pas la capacité de séparer les faits de la hype, surtout parce que le choix de la technologie stratégique est la première tentative de ce genre, ou le premier d'une longue période au sein d'une organisation spécifique.

Le problème est clair: avoir une information inadéquate concordance-écart (tels que définis ci-dessus) pour la phase de sélection signifie une incapacité à planifier et exécuter l'application.

Critères de mesure

est cruciale pour déterminer la viabilité d'une solution logicielle. De nombreuses variables doivent être considérés et évalués en fonction des différentes offres. Technology Evaluation Centers ( TEC ) suggère que les organisations engagent des outils modernes d'aide à la décision pour comparer les solutions avant de structurer leurs appels d'offres. Cela vous aidera à créer une liste de fournisseurs appropriés pour examiner plus en détail. Comment un vendeur rangs, cependant, dépend de la façon dont elle peut répondre aux priorités de l'organisation. Il ya un certain nombre de cabinets d'analystes et d'autres sociétés offrant comparaison des outils et des services d'évaluation, y compris La Matrice CRM Software , Gartner , et 2020 . Ce qui suit, cependant, se concentrera sur la façon d'utiliser les outils de TEC pour résoudre les problèmes identifiés. Liste Assistant de TEC contribue à créer un profil des besoins par le biais des questions de base, et compile une liste de fournisseurs qui doivent être pris en considération dans une évaluation plus détaillée.

Les centres d'évaluation de TEC

(outil d'aide à la décision en ligne) appuient l'analyse et la comparaison des milliers de critères sur des centaines de solutions de fournisseurs qui ont été contrôlées par les analystes de TEC, à l'aide des normes et des références dans ce secteur. Parce que les fournisseurs répondent aux demandes d'information de TEC sans un projet en tête, les réponses sont plus typiques de leurs capacités.

L'épine dorsale d'un centre d'évaluation est une base de connaissances , une combinaison de critères et les méthodes nécessaires pour analyser une ou plusieurs solutions d'entreprise pour prendre une décision. Les bases de connaissances utilisent une terminologie standard de l'industrie et correspondent aux fonctions, fonctionnalités et services offerts par la plus grande variété de fournisseurs. Chaque base de connaissances est organisée en une structure hiérarchique arborescente, et contient une ventilation des caractéristiques et fonctions de la solution d'un fournisseur, ainsi que les priorités d'affaires détaillés que les utilisateurs attribuent à ces caractéristiques. Cette structure permet aux utilisateurs de spécifier les exigences d'une vue d'entreprise de haut niveau, puis affiner les détails fonctionnels en perçant la structure arborescente à des niveaux plus détaillés de critères.

expriment l'importance accordée aux différents critères d'entreprises, qui permet aux fournisseurs ou de prestataires à être classés de la façon dont ils peuvent répondre aux priorités. L'Assistant Liste aide l'utilisateur à créer un projet de , qui est une instance de la base de connaissances qui est spécifique à l'utilisateur, y compris les autorisations des utilisateurs, des priorités, des sélections de fournisseurs, et les scores. À ce stade, l'utilisateur est guidé à travers une analyse plus détaillée où elle peut choisir des fournisseurs; hiérarchiser les besoins, comparer les résultats; conduite des scénarios de simulation; voir notes et graphiques, et de générer des rapports (voir figure 1).

Figure 1. L'utilisateur est guidé à travers une analyse détaillée où ils peuvent choisir des fournisseurs.

Les utilisateurs peuvent visualiser tous les fournisseurs disponibles dans la base de connaissances sélectionné, et les fournisseurs sélectionnés par le magicien de liste succincte sera déjà en surbrillance. Les utilisateurs peuvent également modifier la liste des fournisseurs sélectionnés, ou ajouter un fournisseur personnalisé, si ces fonctions ont été activées dans leurs projets. Commentaires à propos de vendeurs ou de détails sur les coûts de mise en œuvre ou de licences peuvent également être ajoutés.

hiérarchiser les besoins et comparer des résultats

Pour répondre efficacement aux besoins des utilisateurs de solutions de fournisseurs, les utilisateurs doivent donner la priorité à leurs besoins d'une façon qui donne une plus grande priorité à des critères qui sont considérés comme plus importants. Les moyennes pondérées (WA) sont des techniques courantes parce qu'ils sont simples à calculer. Cependant, il semble que pour évaluer la performance raisonnablement bien, il n'indique pas quel modèle est idéal pour les besoins d'une entreprise, ni ne désigne pas, ou de mesurer ces modèles que les risques inhérents au choix. Par conséquent, WA deçà des véritables capacités de discernement de fournisseurs, car il utilise un certain nombre de décrire un modèle de critères sans compenser les déséquilibres. Un indice composite moyen pondéré (WACI) permet une plus grande priorité à attribuer à des critères qui sont considérés comme plus importants. Un indice composite peut être utilisé pour mieux comprendre les données qui est obscurcie par le WA. WACI combine l'indice composite et l'Etat de Washington, et mesure la performance globale d'un fournisseur contre la reconnaissance de motif. Dans le cas du TEC, le nombre résultant est appelé le BestMatch Factor ™ (BMF). BMF est un compagnon puissant pour les moyennes pondérées.

utilisateurs définissent leurs besoins en utilisant une échelle. Par exemple, l'échelle dans le système d'évaluation TEC est

critique (10 + une condition de seuil pour la note minimum acceptable)
    Must Have (10)       
    Très important (8) pour     Important (6)     
    Nice d'avoir (4)     
    Pas important (2)     
  No Need (0)

Les chiffres entre parenthèses représentent l'équivalent numérique (qui est utilisé dans les calculs) des éléments répertoriés. En interne, les centres d'évaluation de TEC vont utiliser ces chiffres pour les priorités des utilisateurs. Les priorités doivent être correctement regroupées et niché dans une hiérarchie afin de déterminer le mieux à leurs poids, ce qui permet aux utilisateurs d'explorer dans le détail de chaque module et sous-module. Par exemple, un camembert (voir figure 2) montre la répartition des priorités actuelles pour le niveau sélectionné dans l'arbre de la connaissance et une liste correspondante de priorités, qui sont disposées en modules. Comme les besoins sont définis, les changements de camembert pour refléter les paramètres de priorité.

Figure 2. Hiérarchiser les besoins

Une fois toutes les priorités de l'utilisateur ont été définis, le WA et BMF sont utilisés pour illustrer la façon dont les fournisseurs sélectionnés mesurent la hauteur des exigences de l'utilisateur. Parce que ces données ont été recueillies et analysées dans un arbre de la connaissance, les utilisateurs peuvent mettre en évidence les résultats dans les différentes catégories fonctionnelles et de voir comment les vendeurs effectuées dans un domaine particulier. Costing peut également être calculé et comparé avec WA et BMF (voir figure 3). En fin de compte, ces scores permettent à l'utilisateur de comparer les solutions des fournisseurs, côte à côte, avec précision et sans les risques de l'utilisation d'un tableur.

Figure 3. Comparer les résultats à l'aide de la BMF et le WA.

de comparaison des produits, et des rapports

outil d'aide à la décision en ligne

TEC propose trois graphiques clés que les utilisateurs peuvent tirer parti de comprendre comment les solutions de fournisseurs comparer les uns aux autres. Comme expliqué précédemment, les critères techniques et fonctionnels ne sont pas les seules variables qui doivent être considérés lors de l'évaluation et de la sélection de logiciels, d'autres critères incluent service et de soutien. Les résultats initiaux sont immédiatement recalculés, et les forces et faiblesses des vendeurs sont représentés graphiquement dans la Comparaison des produits graphique (voir figure 4) sur le niveau sélectionné de l'arbre de la connaissance. Ce graphique fournit aux utilisateurs un aperçu détaillé des forces et des faiblesses des systèmes de sélection. Les utilisateurs peuvent immédiatement identifier les facteurs clés de différenciation entre les solutions et forer vers le bas pour enquêter où les écarts entre les solutions sont les plus importants et quels sont leurs sources. Calcul des scénarios de simulation permet aux utilisateurs de déterminer quels sont les impacts de ces variables sur différents fournisseurs (voir figure 5).

Figure 4. What-if scénarios

Figure 5. graphe de comparaison de produits

Les différences entre les produits graphique (voir figure 6) illustre l'écart de performance (le WA) entre le produit de base choisi et les autres. Le fournisseur sélectionné est affiché et l'option de base. Il agit comme la ligne de zéro dans le graphe. Le WA du niveau sélectionné est comparé au WA de l'option de base de ce critère. La différence, c'est ce qui est affiché sur le graphique. Ceci est fait pour chaque critère sur le niveau actuellement sélectionné dans l'arbre de la connaissance.

l'analyse de sensibilité graphique (voir figure 7) permet aux utilisateurs de comparer les solutions basées sur une vision d'affaires à long terme pour vérifier si un logiciel sera toujours une solution idéale en fonction sur les besoins futurs. Il utilise le critère sélectionné comme base de référence, et varie la priorité pour ce critère entre 0 et 100 dans les intervalles de 10. Pour chaque établissement des priorités, le WA global est calculé et affiché pour chaque option sélectionnée pour le projet. Alternativement, le graphique d'analyse de sensibilité peut également être utilisé pour déterminer si les capacités actuelles d'un produit peuvent tomber dans une fourchette de volatilité ou d'incertitude liée à certaines exigences clés de l'entreprise.

Figure 6. graphe de différence entre les produits.

Figure 7. Analyse de sensibilité

Un des aspects les plus cruciaux du processus d'évaluation du logiciel est la gestion de buy-in. Compte tenu de la grande dépense et l'impact d'un système d'entreprise peut avoir sur une organisation, il est essentiel qu'il y ait un large soutien pour justifier la sélection d'un fournisseur particulier et pour illustrer le fait que le processus de sélection comportait une analyse rigoureuse des affaires. Les précieuses informations qui ont été compilées au cours de ce processus est disponible dans un certain nombre de rapports qui peuvent être imprimés et livrés à la haute direction et les décideurs. En conséquence, l'équipe de sélection aura des informations quantifiables pour justifier une sélection. En outre, ces graphiques et des rapports peuvent être utilisés lors de manifestations de fournisseurs de séparer les emplacements de marketing à partir de la fonctionnalité du produit. Scénarios scriptées peuvent être créées, où les vendeurs devront démontrer la fonctionnalité de leurs produits par rapport aux besoins de l'organisation. Par conséquent, l'équipe de sélection peut également valider sa sélection.

La solution d'entreprise droit peut conduire à de nombreux avantages pour une organisation, et il ya un effet de retombée lorsque l'information est exacte. En utilisant des critères précis et pertinents sur les fonctionnalités des logiciels d'entreprise, les organisations sont mieux informés de leurs options. En évitant les calculs sur tableur, l'équipe de sélection peut faire des évaluations précises sur la façon dont un fournisseur peut satisfaire les besoins de l'organisation, qui doit s'assurer que le logiciel de l'entreprise la plus appropriée est sélectionnée.

 
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