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Choix de logiciels: une approche

Écrit par : Joseph J. Strub
Date de publication : juillet 18 2013

Présentation

Dans la vie d'une organisation informatique, la sélection d'un progiciel est devenu un peu un événement de routine. Ce qui rend cette tâche difficile est le type de logiciel en cours d'évaluation par rapport à sa rareté et l'expansivité de portée. L'approche, heureusement, peut être indépendante de ces facteurs. Ces facteurs peuvent signifier que plus de temps est nécessaire pour compléter le projet, mais les étapes de base peut être essentiellement la même. L'accent et la priorité accordée à des mesures précises, cependant, peuvent changer en fonction de la situation et forfait envisagées.

Cet article présente une approche qui est surnommé l'approche de la sonde. Il est analogue à piquer le doigt dans un ballon. Vous gardez en déplaçant votre doigt vers l'intérieur jusqu'à ce que vous obtenez de l'autre côté ou le ballon POP. Cette approche tente d'identifier rapidement la meilleure solution possible à forfait, au moins sur le papier, jusqu'à ce que vous êtes satisfait par une démonstration que c'est la meilleure solution (ie doigt atteint l'autre côté du ballon) ou la solution choisie rate la cible sur plusieurs fronts (ie le ballon POP) et vous passez à la prochaine candidate prometteuse. Par conséquent, vous n'avez pas naviguer à la même profondeur pour tous les candidats de paquets en même temps. Vous continuez sur une base volontaire plus progressive. Évidemment, si votre choix initial s'avère correcte, vous avez enregistré un temps précieux et vous devez récolter les fruits de logiciel plus tôt. Si non, vous n'avez rien perdu d'une approche plus traditionnelle.

Le schéma ci-dessous illustre l'approche globale à un niveau conceptuel.

L'approche

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Cet article examine chaque étape de la démarche, décrit les fonctions des différents composants et, le cas échéant, la documentation qui en résulte.

class="articleText"> et l'équipe de projet

Est   il sensé de se soucier du comité de pilotage avant que vous ayez un projet   équipe? Il fait si vous devez veulent avoir le droit personnel affecté à votre projet.   Le comité de pilotage est composé de deux ou trois membres du comité exécutif et   cadres supérieurs qui sont compétents dans le domaine où le logiciel est à   être utilisés. Le comité de pilotage fonctionne essentiellement comme un bris d'égalité ou   arbitre. Ses responsabilités comprennent la portée de l'examen et de progrès, revue et   approuver les décisions, résoudre les questions intersectorielles, et de définir les activités clés   les exigences et les pilotes de la compagnie. Cependant, ne pas perdre de vue le fait   que, en tant que gestionnaire de projet, le service le plus précieux que le comité de direction   peut effectuer est d'approuver les modifications de périmètre et d'obtenir des ressources demandées.

L'   équipe du projet est composée de membres clés du personnel de votre entreprise qui sont les   de vrais travailleurs et peuvent faire du projet un succès. Vous saurez rapidement l'importance   du projet par le fait que vous obtenez votre premier choix et l'objet   experts. Cela peut être une excellente opportunité de recourir à des consultants extérieurs pour   fournir une expertise dans les nouvelles technologies, un aperçu des solutions state-of-the-art   aux problèmes existants, et la familiarité avec le marché. Avec le nouveau logiciel,   vous devriez être aussi intéressés à effectuer des tâches courantes plus rapidement que vous êtes à faire   mieux. L'équipe du projet procède à des entrevues, définit les exigences d'affaires   et les flux de processus nécessaires, des documents et des analyses conclusions et présente des recommandations   au comité de direction. Parce que les membres de l'équipe travailleront généralement de façon indépendante,   le travail d'équipe et la communication finalisée au cours du projet sont indispensables. Comme le projet   gestionnaire, un de vos rôles sera de promouvoir cette confiance et le dialogue.

Process Flows Document

Quelqu'un a dit que tous les projets se composent de trois phases: fait trouver, analyser et faire rapport. Cette étape répond à chacune des trois phases. La clé de ce constat est que vous incluez un échantillonnage représentatif des activités de l'entreprise. Cela signifie que, s'il ya plusieurs endroits, les exigences uniques de chaque emplacement doivent être comprises et appréciées. Avoir une équipe de projet avec des représentants des endroits clés peut aider à satisfaire ce besoin.

Dans cette étape, vous devez vous concentrer sur ce qui rend votre entreprise unique sur le marché et de l'industrie. Vous pouvez avoir l'unité particulière de mesures (UDM) et les exigences de conversion UDM. Vous pouvez utiliser des méthodes uniques pour déterminer les rendements des produits. Vous pouvez avoir des exigences particulières de rapports gouvernementaux. Par exemple, vous avez besoin d'un module de comptes débiteurs dans une solution ERP. Vous vous attendez à utiliser le logiciel pour facturer les clients, recevoir des paiements, et les poster à corriger les entrées dans le grand livre général. Ce qui est unique, c'est que vous utilisez l'affacturage et que vous avez établi une limite de crédit en fonction des soldes pondérées. C'est ce qui doit documenté.

particulier   Dans cette étape, l'équipe de projet a besoin de penser hors de la boîte, mais toujours dans   les quatre murs de l'entreprise et dans la raison. Si vous avez toujours voulu   information, le matériel, les biens d'une manière différente, maintenant peut-être le temps d'élever   et d'explorer ces questions. Aussi, sachez que vous n'êtes pas juste à y penser   aujourd'hui. Vous devez briller votre boule de cristal et de tenir compte des exigences trois   à cinq ans sur la route. Essayez d'anticiper votre croissance future et la nécessité   pour l'évolutivité et l'adaptabilité.

Dans vos efforts pour maintenir les communications circulant dans les deux directions, à l'issue de cette étape, vous devriez revoir vos résultats avec le comité de pilotage. Concentré et demander la validation quant à l'exactitude, l'exhaustivité, la plausibilité et l'acceptation des données recueillies. Sans atteindre ces objectifs, vous ne devriez pas passer à l'étape suivante.

Préparer DP et critères de sélection Classement

Jusqu'à présent, vous avez été la création des documents à des fins internes. Dans cette étape, vous devez faire cette documentation propre à la consommation publique. Axiomes internes qui sont une seconde nature et évident pour votre entreprise doivent avoir une spécificité suffisante pour éviter toute confusion et d'incompréhension de la part des fournisseurs. Sections suggérées pour la demande de proposition (DP) sont les suivants:

  •     Historique de l'entreprise
  •     Matériel, le réseau et le logiciel Environnement
  •     Exigences de la demande
  •     Structures de base de données existante
  •     Fournir des éléments de données typiques pour la cartographie
  •     Critères d'évaluation
  •     Dates importantes et les exigences de présentation
  •     Réponse Format: Papier et électronique

Comme   indiqué sur le schéma à droite, le format de réponse comprend généralement un   liste à colonnes de spécifications par domaine fonctionnel. Le vendeur indique   si leur logiciel est supérieur, se réunit, rencontre avec modification, répond partiellement,   ou ne répond pas aux spécifications requises. En ce qui concerne la volonté de l'éditeur   de modifier le logiciel pour répondre à un cahier des charges, le vendeur indique le   le coût de cette modification.

Pour mettre les fournisseurs sur la notification que vous attendez une réponse démontrable raisonnable, il permet d'inclure une déclaration que la proposition du fournisseur sera un avenant au contrat signé.

Une section clé est des critères d'évaluation qui seront utilisés pour les propositions des fournisseurs. Critères d'évaluation possibles incluent degré d'ajustement, la compatibilité matérielle et logicielle, l'évolutivité, l'utilisation de la technologie, le soutien de la mise en œuvre, et, bien sûr, le coût. Au sein de chaque critère, par exemple degré d'ajustement des conditions précises seraient précisées permettant d'évaluer la solution proposée par un fournisseur. Une fois les critères ont été définis, la priorité ou de poids sont attribués à chaque critère, plus le poids, la plus importante à ce critère. Critères pondérés sont une tentative pour promouvoir une notation objective et impartiale des propositions des fournisseurs. Notez que ces critères, pas le classement, sont partagées avec les fournisseurs.

Classement des critères doit être approuvé par le comité de pilotage. Le classement devrait également être partagée avec les cadres du département afin qu'ils aient une appréciation de la méthodologie et de l'objectivité.

identifier les vendeurs et l'émission DP

Il   Plusieurs sources pour identifier les fournisseurs potentiels. Une revue de la littérature   et groupes de commerce dans votre industrie est un début. TechnologyEvaluation.com est un   excellente source basé sur le Web pour identifier les fournisseurs de logiciels pour le processus   industrie. En utilisant les moteurs de recherche sur Internet, vous pouvez trouver tous les éditeurs de logiciels   vous pouvez espérer et probablement plus que vous vouliez. Le problème sera   l'élaboration d'une courte liste de trois à cinq fournisseurs potentiels. Cette liste, puis,   doit être réduite de deux à trois finalistes. Développer la liste des finalistes   peut être faite en parlant à des clients existants, le bouche à oreille, la réputation de la   marché, des vérifications des antécédents financiers et, le cas échéant, la demande d'une démo   CD.

critique   d'émettre la proposition, en plus de la DP réelle, est la mise en place   des dates clés de conformité, y compris:

  •     La conférence de vendeurs, date spécifique
  •     soumission de la Proposition, date spécifique
  •     Suivi Démonstration sur site, la semaine de la date
  •     Les négociations de contrat, le mois de la date
La Conférence vendeurs

Tenez

clé   à cette étape, c'est que la conférence de l'éditeur est structuré de manière à s'assurer que tous les   vendeurs reçoivent le même avantage concurrentiel. Vous devez être prêt à répondre   les questions des fournisseurs et, ce faisant, donner à chacun le même message cohérent. Vous   peut choisir de publier les réponses aux questions afin d'assurer davantage de cohérence    exhaustivité. Il serait   bénéfique pour expliquer le processus d'évaluation et les critères mais pas le affectée   classement et de poids. Du point de vue timing, la conférence d'un fournisseur est généralement   ont organisé une semaine, mais au plus tard deux semaines après la DP est délivré. Psychologiquement,   cela indique le vendeur que vous êtes prêt à passer à un rythme rapide et défini   et les oblige à lire la DP. Au début de la conférence, vous devriez   affirmer que la conférence est de ne pas examiner la demande de propositions, mais pour répondre aux questions des fournisseurs.   

évaluer et de classer les propositions des fournisseurs

Chaque   membre de l'équipe de projet évalue, de façon indépendante, les aspects de fonctionnalité du   les propositions des fournisseurs. A ce stade, les poids ont été acceptées et attribuées. Le   évaluation est sous la forme d'un quatre-point doit système. Pour satisfaire un critère,   le vendeur recevra l'une des catégories suivantes:

année
point         Valeur
Dépasse       Attente
4
rencontre       Attente
3
Je       pour modifier le logiciel pour répondre aux attentes
2
partiellement       Répond aux attentes
1
Est       Pas répondre aux attentes
0         


Grâce   arithmétique simple, vous déterminez le score de la fonctionnalité d'un fournisseur en multipliant   le poids attribué à chaque critère par le grade et puis en additionnant le src="http://images.technologyevaluation.com/articles/xjs3.jpg" résultant   valeurs. Plus le score combiné, le meilleur logiciel de l'éditeur semble   être à satisfaire vos exigences fonctionnelles. Vous prenez le fournisseur de   réponse à leur valeur nominale. Mais n'oubliez pas que les fournisseurs ont été informés que leur   réponse à l'appel d'offres sera le cadre de la signature contracté.

Le coût des modifications sera déployé dans le coût total de la proposition et va compenser ce qui pourrait être considéré comme une haute qualité de 2. La proposition en coûte pour inclure des logiciels, de la maintenance annuelle, l'assistance de la mise en œuvre et modifications peuvent maintenant être évaluées par rapport aux scores de fonctionnalité. Si un vendeur a un score élevé de fonctionnalité, mais est également élevé en termes de coûts totaux, vous devez déterminer si les coûts justifient la fonctionnalité.

Après que les membres de l'équipe terminent leurs évaluations, un consensus doit être atteint et les fournisseurs sont classés. C'est votre première liste des fournisseurs et la séquence dans laquelle vous allez continuer à sonder la validité des affirmations du vendeur.

terminer la sélection du fournisseur

Vous avez maintenant classé les fournisseurs et avons accepté les réponses du fournisseur avec peu ou pas de question. Vous êtes prêt à confirmer votre sélection et les réponses en participant à des démonstrations de logiciel du fournisseur. Avant la visite, et de faire la démonstration du temps efficace et productive, préparer son exécution pour les fonctions que vous attendez le fournisseur de marcher à travers. Ces scripts devrait vous permettre de confirmer les réponses des fournisseurs à vos spécifications les plus critiques et les exigences et sont similaires aux processus que vous souhaitez développer un projet pilote de salle de conférence. En outre, ces scripts doivent être fournis au fournisseur à l'avance pour permettre l'installation du logiciel, le chargement des données, et les tests.

l'hypothèse d'une conclusion positive de la démo, vous devrait examiner et vérifier les références, effectuer une visite du site pour l'installation d'un vendeur, et de confirmer vos qualités de fonctionnalité. À ce stade, si vous êtes à l'aise avec les résultats de la démonstration, vérification des références, et la visite du site, vous êtes prêt à finaliser votre choix. Sinon, vous aurez envie de passer à la prochaine vendeur dans le classement.

Pour être honnête, il faut beaucoup de maîtrise de soi pour ne pas voir, au moins, la démonstration de l'un autre fournisseur. Même si cela peut prolonger le processus de sélection et correspond à une approche plus traditionnelle, vous avez déjà les modalités de la manifestation matérielle et nécessaire. Le résultat le plus important est que l'équipe de projet se sent à l'aise dans leur sélection et, en tant que gestionnaire de projet, vous devez fournir les mécanismes pour atteindre ce niveau de confort.

recommandations des fournisseurs actuels et le Plan de mise en œuvre de révision

Dans cette étape, vous devez présenter votre recommandation au comité de direction. La présentation doit inclure un aperçu du processus utilisé, un examen des critères classés, les résultats du classement des fournisseurs suffisamment de détails pour démontrer et justifier le rainurage des fournisseurs, et les résultats des démonstrations, vérification des références, et des visites de sites. Il sera plus facile pour le public de comprendre si vous vous séparez de l'analyse financière de la fonctionnalité.

Pour se préparer à la transition vers la phase de mise en œuvre du logiciel, il serait approprié de fournir un premier aperçu du plan de mise en œuvre, le calendrier, l'acquisition de matériel et les coûts.

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section Bonus

Comme un bonus supplémentaire pour ceux d'entre vous qui ont lu jusqu'ici, Revoyons rapidement les livrables du projet, l'évaluation du plan de travail et l'organisation.

L'   livrables d'un projet de sélection des logiciels sont les suivants:

  •     Request For Proposal
  •     Critères de sélection et le classement
  •     Vérification des références
  •     Résultats des visites du site
  •     La mise en œuvre de Plan de travail

ci-dessous   est le plan de travail typique pour un projet d'évaluation du logiciel:

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Enfin,   organisation appropriée de l'équipe de projet serait:

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Project Organisation de l'équipe   La raison pour désigner plusieurs gestionnaires de projet est de permettre une représentation à la fois du TI et les communautés d'utilisateurs.

Résumé

Les avantages de cette approche est qu'elle tient compte des exigences actuelles et futures. Utilisation du classement et de la méthodologie de classement contribue à éliminer la subjectivité et la partialité du processus de prise de décision. L'approche de l'équipe de projet crée propriété de l'entreprise dans le nouveau logiciel et développe l'esprit d'équipe et le transfert de connaissances entre le vendeur, les consultants et le personnel de votre entreprise. Enfin, le cas échéant, la méthode de la sonde peut être le coût et le temps efficace, offrant la possibilité d'utiliser le logiciel de manière plus opportune.

Avant de commencer toute évaluation de logiciels et processus de sélection, passez en revue les étapes décrites dans cet article pour la pertinence de votre situation. Ensuite, adapter la séquence et l'accent des mesures pour répondre à vos besoins particuliers.

Si vous souhaitez une présentation PowerPoint de cette approche, s'il vous plaît e-mail moi.

  À propos de l'auteur

Joseph   J. Strub possède une vaste expérience comme gestionnaire et consultant senior   dans la planification et l'exécution de projets ERP pour les systèmes de production et de distribution   pour les grandes et les moyennes entreprises dans le commerce de détail, de la nourriture et des boissons, produits chimiques,   et les industries de transformation de produits de consommation. En outre, M. Strub a été consultant et de l'information   vérificateur des systèmes avec PricewaterhouseCoopers et un développement des applications   et directeur d'une entreprise Fortune 100 support.

Il   peut être atteint à JoeStrub@writecompanyplus.com.

 
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