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Choix de logiciels de processus-accélérée identification du vendeur

Écrit par : Jeff Gusdorf
Date de publication : juillet 18 2013

< Initialement publié - 11 Septembre, 2006

En Alice au pays des merveilles , Alice se perd et cesse de demander le Chat du Cheshire quel chemin prendre. Le chat demande: «Où allez-vous?" Réponses Alice, "je ne sais pas." Les réponses de chat: "Alors, n'importe quel chemin vous y mènera." La même logique peut être appliquée au processus de sélection du logiciel: sans une claire le plan, l'effort peut être intimidant, écrasante, et beaucoup de temps.

Le processus de sélection

Chaque aspect du fonctionnement de votre entreprise est affectée par le logiciel utilisé. La perturbation causée par la mise en œuvre de logiciels d'entreprise, même si elle correspond à votre entreprise bien est important, et il faut une équipe projet dédiée et fournisseur de logiciels pour réussir. Le coût d'une mise en œuvre échec est si importante qu'elle peut mettre votre entreprise en péril, ou vous coûtera ans à compter de la réalisation de vos objectifs d'affaires. Il n'est pas étonnant de choisir un système d'ordinateur peut être un processus intimidant.

Il est impératif que vous suivez un plan rigoureux dans la réalisation de votre projet de sélection. Ce procédé nécessite une échelle de l'entreprise engagement de temps et de ressources, de nombreuses entreprises consacrent une seule personne pour gérer un projet de cette importance. projets de sélection peuvent être divisés en cinq phases:

  1. Planification du projet et lancement , où vous définissez les objectifs et les contraintes, assembler l'équipe du projet, et de mener le lancement du projet.
  2. Documentation de la situation actuelle , où vous documentez infrastructure et les applications existantes, analyser et documenter les processus d'affaires.
  3. Évaluation des besoins , où vous décidez où vous allez en identifiant les opportunités immédiates d'épargne, la tenue de réunions de brainstorming et les exigences de priorité.
  4. Software identification du fournisseur , où vous identifiez une longue liste de candidats en utilisant les déterminants simples, d'évaluer les candidats selon les exigences prioritaires, initier le processus de vente avec les fournisseurs, de préparer une demande de proposition pour (DP), et solliciter et évaluer les réponses.
  5. Évaluation du logiciel , où vous préparez scripts de démonstration, conduite et des démonstrations de pointage, effectuer une analyse de l'écart, affiner prix, effectuer des visites et des vérifications de références, effectuer la planification pré-mise en œuvre, et négocier et de signer des contrats.

Une analyse de la durée moyenne de chaque phase des projets de sélection des logiciels que nous avons mené produit les résultats présentés ici dans la figure 1:

Software identification du vendeur

Beaucoup d'entreprises font l'erreur de sauter toutes les étapes nécessaires pour jeter les bases de leur décision, et commencent par cette étape. Ne pas. En suivant la méthodologie décrite ci-dessus, vous serez d'abord avoir finalisé la recherche sur les processus de votre entreprise, votre équipe de projet et de l'entreprise seront profondément impliqués, et vous aurez une norme pour juger les progiciels contre. Mais comment voulez-vous identifier et de qualifier les logiciels que vous devriez considérer dans votre processus de sélection?

L'Internet

résister à l'envie de rechercher sur le Web pour votre première étape. Si vous google "ERP", vous obtiendrez 133 millions de pages. Essayez d'être plus précis et utilisez "ERP fabrication» et vous obtiendrez «seulement» 30 millions de pages. Continuer à affiner votre recherche en ajoutant des qualificatifs supplémentaires tels que des résultats encore «l'industrie» dans la surcharge d'information. Au lieu de cela, commencez par utiliser un annuaire de logiciels.

répertoires de logiciels

Un répertoire du logiciel est un site web ou une publication qui se spécialise dans la recherche et l'organisation de l'information sur divers produits logiciels. Ces répertoires peuvent avoir un objectif fonctionnel, comme des solutions de comptabilité, une discussion de l'industrie, tels que la distribution en gros, une large discussion de logiciel sur tous les logiciels d'application d'entreprise, et même l'approche «évier de cuisine", avec le matériel, les outils de programmation et de l'application et logiciel spécialisé.

Commencez votre recherche en utilisant deux facteurs principaux:

  • Le fournisseur de logiciels d'expertise dans votre secteur d'activité et du marché vertical (par exemple, la fabrication discrète pour l'électronique, la distribution en gros des attaches ou des roulements, et ainsi de suite)? Un vendeur de logiciel sans cette expertise "domaine" ne peut pas comprendre les exigences des processus d'affaires spécifiques de votre entreprise ou de fournir la profondeur de la fonctionnalité nécessaire pour traiter les types de transactions spécifiques à votre entreprise.
  • Que la taille de votre entreprise, mesurée par le nombre d'utilisateurs et de sites, s'insérer dans le «sweet spot» de la base de clientèle du fournisseur? L'achat d'un progiciel conçu pour les petites entreprises pourrait signifier que les fonctionnalités nécessaires pour gérer la complexité de votre entreprise pourrait être absent. L'achat d'un progiciel conçu pour les grandes entreprises pourrait signifier que vous achetez trop complexe (fonctions dont vous n'avez pas besoin), et votre organisme va dépenser trop de temps et d'énergie à essayer de l'appliquer.
De nombreux sites d'annuaires

mènent également leurs propres recherches sur la fonctionnalité des logiciels. Ces «bases de connaissances» de fonctionnalités peuvent être hiérarchisés en fonction de vos propres besoins. Beaucoup de générer une analyse qui classe les résultats afin que les paquets qui sont le "meilleur" ajustement peuvent être identifiés. La qualité de ces sites varie, alors assurez-vous que le site valide les données fournies par les vendeurs.

Une fois que vous avez une liste gérable de fournisseurs de logiciels pour travailler, vous êtes prêt à passer à la prochaine étape de votre projet de sélection.

Software engagement du vendeur

Class=articleText> Beaucoup de méthodes de sélection de logiciels

Une fois la «longue liste» ou des éditeurs de logiciels de «shortlist» ont été identifiés, vous devrez engager le processus de vente du vendeur. Comme toute bonne organisation des ventes, les fournisseurs de logiciels classent pistes et consacrent le plus de ressources pour les perspectives les plus qualifiés. En établissant un budget, la création d'une équipe de projet, et de définir un laps de temps pour prendre une décision d'achat, vous serez classé comme une perspective «qualifié» que les éditeurs de logiciels vont pousser vers le haut de leur liste.

Appelez le fournisseur de logiciels ou remplir un formulaire de demande sur son site web. Fournir les renseignements demandés afin que vous puissiez progresser dans la "chaîne alimentaire" aussi rapidement que possible. Attendez-vous à un appel du groupe de télémarketing; c'est leur travail pour recueillir plus d'informations sur vous et l'occasion. Ils vont poser des questions sur votre secteur d'activité et la taille de l'entreprise, quel logiciel vous utilisez actuellement et sa plate-forme, votre position et son rôle dans le processus de sélection, et votre échéancier pour prendre une décision et de budget.

Le groupe de télémarketing transmettre vos informations au vendeur. Si le fournisseur du logiciel cible utilise revendeurs, vous pouvez être remis au loin à un revendeur en fonction de votre situation géographique et de l'industrie. Une fois que vous avez un contact, programmer un temps de rencontrer le vendeur pour présenter votre entreprise et vos exigences. Le vendeur sera le gardien à d'autres ressources dont vous aurez besoin afin d'obtenir une réponse à votre appel d'offres, comme une démonstration de produit, des réponses à des questions techniques, etc.

Nous vous recommandons d'utiliser ce contact commercial initial pour qualifier les fournisseurs de logiciels et d'éliminer ceux qui ne correspondent pas aux besoins ou à la culture de votre entreprise. Pour la plupart des entreprises, trois ou quatre fournisseurs devraient être considérés pour le processus de démonstration et d'évaluation. Selon le nombre d'entreprises figurant sur votre liste, vous devez allouer au moins un à deux mois pour cette étape du processus.

Accélération du processus

Une façon d'accélérer ce processus consiste à visiter une foire technologique ou une foire commerciale où tous les vendeurs de logiciels sur votre liste sont représentés. Ceci constitue une opportunité pour engager le processus de vente de plusieurs fournisseurs très efficace. Mais pas tous les secteurs accueille un événement comme celui-ci, tous les éditeurs de logiciels ne peuvent pas être présents, ainsi que le calendrier de la foire commerciale peut ne pas coïncider avec cette étape dans votre processus de sélection ou vous ne disposez pas du budget de voyage ou de temps pour profiter de l'événement.

Un moyen plus facile d'accélérer cette étape du processus est d'assister à une foire commerciale virtuelle. Pendant les années de boom d'Internet de 1998 à 1999, le logiciel de salon en ligne a été développé. Conçu comme un moyen de reproduire le salon physique et pour offrir une expérience utilisant l'Internet, ce logiciel n'a guère plus de créer plusieurs sites Web dans une page de couverture de la foire commerciale. Beaucoup de ces fournisseurs ont cessé leurs activités lors de l'éclatement de la bulle Internet, mais les survivants ont développé des applications robustes qui permettent la fourniture de contenu et l'interactivité que peut supporter des milliers de participants en même temps.

Il ya plusieurs avantages de ce nouveau commerce en ligne show Format:

  • Pas logistique à gérer.
  • Accès interactif aux vendeurs.
  • Participation de toute l'équipe du projet.

Le salon virtuel a quelques limitations: des démonstrations de produits sont limitées dans le temps et de la profondeur, comme les ressources des exposants sont répartis dans de nombreux participants, les stands sont occupés par des représentants fournisseurs qui pourraient être les ventes ou le personnel de pré-vente sans l'expertise nécessaire pour répondre à des questions détaillées sur les fonctionnalités spécifiques, et bien sûr, rien ne peut remplacer établir une relation personnelle avec le vendeur. Le salon virtuel ne peut pas remplacer toutes les étapes de diligence du processus de sélection, et il est impératif que vous terminez la phase d'évaluation du logiciel de votre projet.

Résumé

Le processus de sélection du logiciel peut être complexe et chronophage. Si les raccourcis sont prises ou étapes du processus sont ignorés, le risque de sélectionner un logiciel qui ne répond pas aux attentes de la direction et de l'augmentation de la communauté des utilisateurs de manière significative. De nombreux directeurs de d'information (DSI) ont perdu leur emploi après une mise en œuvre échoué.

Le processus d'engagement du fournisseur peut prendre un temps exceptionnellement long à exécuter, surtout lorsque plus de quelques fournisseurs sont inclus dans une étude de sélection. Cependant, il est possible d'utiliser les nouvelles technologies disponibles afin d'accélérer ce processus.

propos de l'auteur

Jeff Gusdorf, CPA, est directeur de Brown, Smith, Wallace Consulting Group (http://www.bswllc.com/), avec un accent sur les applications d'entreprise pour le marché de la distribution en gros. BSW Conseil publie des recherches, propose un annuaire de logiciels pour le marché de la distribution, organise son propre salon de la technologie virtuelle (http://www.virtualtechfair.com/), et fournit des services de conseil en sélection de logiciels à ses clients. Il peut être contacté à jgusdorf@bswc.com.

 
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