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Technologie Hardware Maintenance-entreprise et gestion de services rentable

Écrit par : P. Hennigan
Date de publication : juillet 18 2013

Présentation         

        Qui aime l'obtention de leur véhicule? Personne ne sait, mais le besoin de fiabilité         transport nous oblige à maintenir nos voitures. Une situation similaire s'applique         à maintenir un portefeuille de matériel de technologie. L'entreprise dépend         sur sa fiabilité, donc nous devons maintenir. Cet article se concentre sur la façon dont         une organisation qui acquiert et gère des services de maintenance à moindre coût.

Identifier         le portefeuille de l'entreprise

        La première étape dans le développement de vos options de maintenance est de recueillir des données         sur votre portefeuille de matériel existant et comment il est maintenu. Cela devrait         être fait dans toute l'entreprise et comprennent tout le matériel technologique.         

A         approche utile consiste à considérer un cadre simple pour l'organisation de votre         les données de portefeuille. Ce cadre peut varier en fonction des opérations d'une organisation,         mais un cadre générique est décrit ci-dessous:

  • données           Centre Environnement

  •         Distribué
  •           Environnement

  • Imprimer           Shop |           
  • Télécommunications           
      Organisations class="articleText">

  • Personne           dans l'organisation obtient un tableau complet de maintenance totale           coûts.

  • chances           à effet de levier ou de consolider les prestataires de services ne sont pas considérés.

Une organisation         peut éviter ces problèmes en créant une vue d'entreprise de haut niveau de leur         matériel d'entretien du portefeuille. Ce point de vue se compose d'un tableau simple qui         présente plusieurs morceaux de données de haut niveau qui fournissent un résumé efficace         de l'image d'entretien.

Table         1.

          Tenure           Contrat           Contrat           Contrat
portefeuille               Les données
données               Centre
Distribué
Imprimer               Shop
bureau
Telecom
Inventaire
Maintenance             Fournisseur (s)
            du fournisseur (s)
annuel             Valeur du contrat
annuel             T & M coûts (le cas échéant)
            Terme
            Exp. Date
            Conditions générales de vente
service             Niveaux
      class="articleText">

L'inventaire         données dans cette vue consisteraient en des chiffres de haut niveau tels que le         nombre de périphériques (par exemple, nombre de PC, nombre de RS6000s) ou capacité (par exemple, 2         téraoctets de MAS). Cependant, il est essentiel que des inventaires détaillés         exister derrière ces numéros de haut niveau. Le directeur opérationnel de chaque         environnement doit disposer d'un inventaire dynamique qui reflète le cours         l'impact des acquisitions et des départs à la retraite. Un inventaire complet et précis         se positionner à l'organisation d'obtenir le meilleur prix de la maintenance         fournisseurs.

Le contrat         termes et conditions élément de données apparaît sur la table parce que l'organisation         devrait documenter si elle a des conditions uniformes à l'échelle         l'ensemble de ses contrats de services de maintenance. Les meilleures pratiques recommandent organisations         d'élaborer un contrat de services de maintenance standard et l'utiliser comme base         pour toutes les transactions de services de maintenance. Au minimum, cet élément de données         devrait documenter si les contrats de maintenance reflètent l'utilisation de l'         du contrat type de l'organisation ou de l'utilisation d'un contrat de fournisseur.

Analyser         le portefeuille Enterprise

        L'étape suivante consiste à analyser votre portefeuille d'entretien courant. Cette analyse         devrait se produire au niveau de l'entreprise. Cette perspective devrait envisager         les questions suivantes:

  • Comment           de nombreux prestataires de maintenance avons-nous actuellement?
              Si une organisation n'a pas passé en revue son image d'entretien de           un point de vue de l'entreprise, il a tendance à s'accumuler une variété d'entretien           Les fournisseurs qui rivalise avec la variété de leurs équipements. Plusieurs grandes entretien           Les fournisseurs devront desservir un large éventail d'équipements, et offrira plus           des prix compétitifs s'ils sont présentés avec une plus grande partie du total           entreprise de maintenance.

              Vous devriez également considérer la consolidation de certaines parties de votre entretien           entreprise sous un seul fournisseur, peu importe qui fournit réellement           le service de maintenance. Dans ce scénario, le fournisseur de source unique           gère la prestation de services, mais peut source de certains services à des tiers.           Les avantages pour l'entreprise sont un point de contact unique, cohérente           la prestation de services, en plus des prix compétitifs en raison du volume plus grand.

  • Est           L'entretien mêmes fournisseurs de services différentes parties de notre portefeuille?
              Le marché des fournisseurs de services est très concurrentiel. Envisager de mettre votre           contrats de service importants sur de soumissionner sur une base régulière. Dans la plupart           cas, l'appel de contrat annuelle sur les contrats significatifs est trop perturbateur           pour les opérations à la fois du fournisseur de service et le client. Cependant,           offrir des contrats tous les deux à trois ans assure la concurrence et           maintient le courant de l'organisation de l'évolution du marché.

Développer         Service Strategies

        Basé sur l'analyse de son image actuelle de la maintenance, de l'organisation         devrait déterminer quelles sont les stratégies à poursuivre. L'analyse de l'entreprise pourrait         résultat dans les stratégies qui génèrent des réductions de coûts qui sont réalisés dans les         un court laps de temps. Ces stratégies pourraient comprendre les éléments suivants:

            Consolidation de
  •           des contrats de services de maintenance distincts en un seul, plus grand contrat.           

  • révision           des niveaux de service existants.

  • Retrait           équipement non essentiel de l'entretien de contrat.

Mettre en œuvre         Service Strategies

        Comme l'organisation élabore des stratégies de service, il devrait également commencer à         présenter un plan de mise en œuvre. Dans la plupart des cas, le plus important         activité de mise en œuvre accompagne la stratégie de consolidation. La majeure         cadre de cette activité englobe le processus d'identification, d'évaluation         et la sélection d'un prestataire de services.

C'est         processus se compose de quatre grandes étapes:

  • développement           la demande de proposition (DP).

  • développement           l'évaluation / sélection Decision Matrix.

  • exécution           le processus de DP.

  • négociation           la transaction.

développement         la demande de proposition (DP)         Le développement réussi d'un entretien DP du matériel dépend de deux grands         tâches: la collecte d'un inventaire complet du matériel et précis et clairement         définir les niveaux de service requis. Comme indiqué précédemment, l'inventaire         positions des fournisseurs de services de fournir leur meilleur prix. Compléter et         données d'inventaire précises devraient minimiser le tampon d'urgence du service         fournisseurs construisent dans leur tarification.

définir clairement         les niveaux de service requis est une étape évidente, mais souvent mal exécutés.         Les exigences doivent être présentés dans un mode et clair et concis         les fournisseurs de services doivent répondre de la même façon. La meilleure façon         d'y parvenir est de présenter à vos besoins sous forme de tableaux et de fournir         un petit nombre de choix de réponse standard. A trois choix d'option (par exemple,         Satisfaire pleinement, ne satisfont que partiellement, ne peut pas répondre) habituellement suffira. Vous devriez         inclure également un espace pour l'intimé de fournir une réponse détaillée,         mais ce format est généralement de limiter ceux aux exigences d'une «partiellement         Rencontrez la réponse. L'objectif est d'éviter de demander et d'obtenir à long         réponses narratives qui peuvent perdre du temps et d'être clair. L'avantage supplémentaire         de cette approche est qu'une fois que vous passez à la phase de négociation du contrat,         vous pouvez simplement faire ce tableau un élément annexe du contrat.

Si votre organisation         a conclu un contrat de service de maintenance standard, il est utile d'inclure         dans la demande de propositions et exigent que les répondants de fournir un contrat de place marquée         avec les modifications suggérées. Cela viendra compléter une étape qui vous autrement         avoir à exécuter dans la phase de négociation.

développement         l'évaluation / sélection Matrice de décision         Avant de distribuer la DP, vous devez développer une matrice de décision qui         servira de base pour l'évaluation et la sélection de votre fournisseur de services.         Il est important que tout le monde ayant un intérêt dans la sélection accord avec         à la fois les critères et la pondération reflétées dans la matrice. Cela rendra         le processus de sélection de fonctionner aussi bien que possible. Aussi, il est important         de développer la matrice avant de distribuer la DP. Souvent, le développement         de la matrice peut conduire à la remise en question de certaines parties de la DP.

exécution         le processus de DP         Vous devez exécuter le processus de DP comme un projet avec des jalons et des calendriers         établi. Ces étapes peuvent varier en fonction de votre situation particulière,         mais comme un guide général, ils devraient inclure:

  • Echéance           pour les répondants de soumettre des questions sur la DP.

  • Date,           heure et le lieu de la conférence des répondants où vous répondre à toutes soumis           questions.

  • raison           Date de DP soumissions

  •         Date de
  •           lorsque vous identifiez courte liste de fournisseurs de services (deux à trois).

  •         Dates
  •           pour les sessions de négociation avec les fournisseurs de services

  •         Date de
  •           pour décision finale

négociation         la Transaction         Une fois que vous avez réduit le champ à une courte liste de fournisseurs de services (probablement         deux à trois maximum) dont vous avez besoin pour planifier les négociations contractuelles avec         chacun d'entre eux. Planifier ces négociations sur votre site, prévoir suffisamment de temps         pour compléter la transaction (généralement deux à trois jours), et exiger que le         fournisseur de services amener les décideurs appropriés à la table.

La négociation         sera la première fois que les promesses deviennent soit réel ou disparaître. Le         résultats seront conduire votre capacité à gérer efficacement le fournisseur de service.         Ne lésinez pas sur le temps et l'effort que vous mettez dans cette étape. Assurez-vous que         vous avez les ressources et le soutien dont vous avez besoin pour mener la négociation         efficacement.

Conclusion

        Maintenance du matériel peut représenter une technologie de l'information importante         coût, mais les options pour gérer ce coût exister. Si vous analysez matériel         entretien du point de vue de l'entreprise, vous permettra d'identifier ces options         et d'assurer la prestation efficace de ces services.

propos         l'auteur

Peter         E. Hennigan         L'expérience de M. Hennigan comprend plus de vingt ans en analyse,         ventes, les rôles financiers et IT. En tant que principal avec contrat de technologie         Solutions (TCS) M. Hennigan vise à aider les clients à réduire le risque         et les coûts associés à leurs acquisitions technologiques. Ses expériences récentes         ont inclus l'analyse financière d'un déplacement du centre de données pour un         importante maison de courtage, une analyse du matériel du centre de données et de logiciels         portefeuille de contrats pour un grand Midwest soins de santé, la négociation d'         un matériel pluriannuel break / fix contrat pour une grande assurance nord-est         entreprise, et le développement d'une entente de services de développement d'applications         pour une société de services financiers nord-est.

M.         Hennigan a plus de dix ans des postes de direction dans l'information         Département Technologie du groupe Liberty Mutual, une société Fortune 100 financière         société de services. M. Hennigan est titulaire d'un BS en Génie Civil-Magna         Cum Laude et d'un MBA de l'Université de Syracuse.

M.         Hennigan peut être contacté à:
         phennigan@technologycontracts.com

 
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