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La voie des PGI pour les petites entreprises 1re partie la recherche

Écrit par : Gabriel Gheorghiu
Date de publication : avril 8 2010

Lorsqu'elles sont à la recherche d'un progiciel de gestion intégré (PGI), les petites entreprises risquent tomber dans un piège particulier, c'est-à-dire être sélectionné par les éditeurs plutôt que d'effectuer la sélection. Cette situation se produit généralement lorsque les petites entreprises n'accordent pas le temps ni les ressources nécessaires pour la réussite du projet et qu'elles n'utilisent aucune méthodologie de sélection, qui permet généralement aux décideurs de choisir un produit sans avoir à investiguer davantage.

Malheureusement, ce ne sont pas toutes les compagnies qui tirent avantage d'une méthodologie de sélection de logiciels éprouvée. Toutefois, d'autres compagnies ont déjà réalisé des projets de sélection complexes auparavant, construit des outils sophistiqués et développé des processus pour la rendre sûre, rapide et efficace. Cet article brosse un portrait général des étapes qui composent une méthodologie de sélection de logiciels organisée. Une méthodologie éprouvée vous aidera à choisir le bon logiciel plutôt que de risquer de gaspiller de l'argent pour résoudre tous les problèmes qui surviendront à la suite de la sélection d'un logiciel qui ne répond pas aux besoins de votre organisation.

Peu importe la méthodologie utilisée, ce projet est divisé en trois étapes : A) la recherche, B) l'évaluation et C) la sélection. Nous nous concentrerons dans cet article sur les activités principales associées à la recherche alors que les deux prochains articles porteront sur l'évaluation et la sélection.

La recherche : la première étape essentielle pour trouver la bonne solution logicielle

L'objectif principal de cette étape est de déterminer les besoins de votre compagnie, le type de logiciel qui correspond à votre entreprise et les moyens pour le trouver. Il est également essentiel durant cette étape d'avoir une bonne compréhension de ce qui se passe dans votre compagnie (non seulement cette compréhension vous permettra de trouver le bon PGI pour votre compagnie, mais elle vous aidera également à (re)définir vos processus d'affaires et vos tâches).

La phase initiale de recherche consiste à définir et étudier votre stratégie et vos tactiques organisationnelles. Les organisations à cette étape devraient commencer à comprendre les détails de leur stratégie en ce qui a trait au type de logiciel qu'elles cherchent à implémenter. De plus, une organisation a besoin de connaître ses objectifs et ses contraintes à court et long termes quant à ses processus d'affaires. Durant cette phase, il est également important d'évaluer les systèmes actuels de manière à juger s'il est préférable de mettre à niveau le logiciel actuel ou d'acquérir un nouveau système.

Cette étape comprend des tâches associées à la définition des buts de votre organisation, l'élaboration d'une analyse de rentabilité, l'identification de vos employés et une rencontre avec eux, la sélection de votre équipe de projet, l'atteinte d'un consensus et la rédaction de votre liste d'exigences ainsi que la création de votre liste étendue d'éditeurs.

Que fait votre compagnie? (Les activités principales)

Voici ce que les petites entreprises peuvent faire lorsqu'elles sont à la recherche d'un système de PGI afin d'arriver à un compromis et d'utiliser efficacement les ressources internes :

Définissez les tâches et associez-les aux employés qui les exécutent. Pour ce faire, dressez la liste de tous vos employés, écrivez leurs tâches les plus importantes et notez le temps requis pour accomplir chacune de leurs activités. Voici un exemple :

Journée Nom / service Fréquence Tâche Durée Priorité
Lundi John / entrepôt Hebdomadaire Réception des biens 4 h 8/10
Maria / comptabilité Mensuel Rapprochement bancaire 1 h 10/10
Mardi John / entrepôt Hebdomadaire Envoi de biens 8 h 9/10
Maria / comptabilité Bihebdomadaire Réception des paiements 2 h 9/10

Figure 1 : Exemple décrivant les activités principales d'une compagnie.

Bien sûr, il y aura des exceptions. Il y a des tâches que les employés ne feront qu'une seule fois par mois ou même moins souvent, et il n'est pas toujours facile d'estimer le temps pour chaque activité. Quand même, vos employés et vous devriez connaître les tâches principales et le temps moyen pour les accomplir. Lorsque vous avez fini de rédiger la liste, résumez-la en mettant en évidence les activités les plus importantes, selon leur durée, leur priorité et leur répétition. Vous devriez décider de l'importance de chaque activité en vous basant sur son type, sa durée et son importance pour la compagnie. Par exemple, le rapprochement bancaire peut prendre une heure, mais être plus important que la saisie de données, qui peut demander plusieurs heures chaque jour.

Vous avez maintenant entre vos mains une liste de processus qui correspond au point de départ du projet de sélection. Idéalement, vous ne devriez pas fonder votre décision uniquement sur cette liste. Vous devriez fouiller en profondeur, selon la complexité de vos processus d'affaires et la croissance prévue de l'entreprise.

Comment fonctionne votre compagnie? (Les processus d'affaires)

Vous connaissez désormais vos activités principales; par conséquent, vous devriez avoir une bonne idée des processus que devrait supporter le système de PGI de rêve pour votre organisation. Cependant, puisqu'il y a plusieurs façons pour arriver au même résultat (p. ex. : le prélèvement et l'envoi), utilisez-vous les méthodes les plus simples et efficaces pour votre organisation? N'oubliez pas, ce n'est pas parce qu'un processus fonctionne bien qu'il correspond à la meilleure façon de faire. Vous devriez toujours tenter de trouver des façons d'améliorer un processus.

Pour trouver le meilleur système de PGI pour votre compagnie, vous devez d'abord connaître les processus qui sont appropriés pour votre organisation. « Approprié », dans ce contexte, signifie « adéquat pour votre industrie », mais également « efficace pour votre compagnie » (parfois, les processus sont définis par des personnes qui tentent de simplifier leurs tâches, sans toujours tenir compte des autres). Définir les flux de travaux pour les activités principales de votre entreprise vous aidera à mieux déterminer ce que vous espérez tirer d'une solution de PGI pour votre organisation. Voici un exemple d'un simple flux de travail pour le prélèvement des stocks et l'expédition :

Figure 2 : Un exemple d'un flux de travail pour les ventes, le prélèvement et l'expédition.

La phase finale du processus de recherche, et la phase transitoire vers le processus d'évaluation, est la recherche d'éditeurs de logiciels d'entreprise qui peuvent vous offrir le produit qui correspond aux besoins de votre entreprise. L'endroit le plus facile pour franchir cette étape est Internet, où vous pouvez trouver des sites Web spécialisés décrivant les éditeurs principaux pour certaines industries et les produits qu'ils offrent.

Les annuaires d'éditeurs contiennent des listes d'éditeurs que peuvent utiliser les compagnies pour comparer différents produits selon les mêmes critères. Toutefois, les éditeurs n'offrent pas tous le même niveau de détails pour la comparaison. Certains fourniront un résumé général des fonctions du produit tandis que d'autres vous permettront d'obtenir des détails très précis sur les fonctionnalités offertes. De plus, les annuaires n'ont pas toujours l'information sur tous les éditeurs qui pourraient correspondre à vos besoins. Donc, il est préférable de se référer à plusieurs sources d'information.

Les cabinets d'analystes et les consultants peuvent vous offrir de précieux conseils qui vous aideront à sélectionner le logiciel dont vous avez besoin. Bien que ces compagnies font payer pour leurs services, la plupart des documents concernant l'évaluation et la sélection peuvent être téléchargés gratuitement ici.

Il existe d'autres sources de renseignements en ligne qui peuvent être utilisées pour vous donner une idée des fonctions des logiciels. Vous pouvez également trouver de l'information utile sur les forums d'utilisateurs. De plus, les sites Web comme http://www.erp.com/, http://www.business-software.com/, www.erp.asia/, www.experts-exchange.com, les blogues et les sites Web personnels d'experts de l'industrie peuvent offrir de l'information précieuse durant un processus de sélection.

Finalement, vous devriez avoir une bonne idée des exigences de votre compagnie ainsi qu'une liste exhaustive de sources d'information où vous pourrez trouver ce dont vous avez besoin pour la prochaine étape, c'est-à-dire des éditeurs et des produits comparables qui correspondent aux besoins de votre organisation. La deuxième partie de cet article décrira ce que vous devez faire de manière à réussir l'étape de l'évaluation des logiciels.

 
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