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La voie des PGI pour les petites entreprises - 2e partie : l’évaluation

Écrit par : Gabriel Gheorghiu
Date de publication : août 9 2010

La première partie de cette série d'articles décrit la première étape cruciale de tout projet de sélection de logiciels, le processus de recherche. La deuxième partie explique l'évaluation des produits disponibles sur le marché afin de déterminer lequel répond parfaitement aux besoins et aux exigences définies durant la recherche, ce qui vous aidera à créer la liste restreinte (short list) qui sera utilisée pour prendre une décision finale.

Une fois la liste des flux de travaux qui décrivent vos processus d'affaires dressée, vous avez entre vos mains des fondations solides. Avec une compréhension de base des différentes exigences fonctionnelles de votre PGI, vous pouvez commencer à évaluer les éditeurs de logiciels et établir une liste restreinte (short list) des produits qui seront analysés en détail.

Voici les tâches importantes de cette étape :

  • Énoncer les exigences et les mettre en ordre de priorité;
  • Transformer ces exigences en un modèle décisionnel;
  • Envoyer votre demande de renseignements (DR);
  • Recueillir les réponses à ces DR;
  • Effectuer une évaluation préliminaire afin d'obtenir une liste d'éditeurs de PGI;
  • Valider et analyser les réponses aux DR;
  • Créer une liste restreinte en ordre d'importance des éditeurs de PGI.

Créer votre DR et votre appel d'offres (AO) pour les PGI

La base de toute décision d'acquisition de logiciels d'entreprise correspond aux critères utilisés pour définir les besoins d'une compagnie, selon ses caractéristiques propres. L'outil le plus utilisé pour cette tâche est un AO. L'appel d'offres est une façon d'obtenir de l'information sur un éditeur et les produits qu'il offre. Certains éditeurs qui fournissent des services de sélection de logiciels offrent des modèles d'AO plus ou moins détaillés. Ces modèles sont habituellement prédéfinis selon l'industrie et le type de logiciel exigé. Vous pouvez utiliser un de ces modèles comme point de départ puisqu'il réduira le temps nécessaire pour découvrir les fonctions offertes par un type particulier de logiciel. Que vous utilisiez un modèle ou non, il est important de personnaliser et organiser les exigences fonctionnelles de manière à ce que les éditeurs répondent à vos besoins uniques.

Les petites entreprises à la recherche d'une solution logicielle peuvent créer leur propre hiérarchie de critères. Cette étape peut être effectuée à l'interne ou avec l'aide des consultants en sélection de logiciels. Selon vos besoins, une AO peut contenir des centaines et parfois des milliers de critères. Vous voulez que votre AO soit exhaustive afin qu'elle couvre tous vos besoins. Vous pouvez toujours classifier certaines fonctions comme « sans importance » plus tard durant le processus.

Commencer par une hiérarchie générale des fonctions qui peut descendre dans le détail au besoin est probablement la meilleure option pour une petite entreprise. Une liste des activités principales et des flux de travaux (comme décrit plus haut) est la structure sur laquelle vous pouvez bâtir votre propre hiérarchie de critères fonctionnels de PGI. Les consultants et les éditeurs peuvent parfois utiliser les DR et les AO existantes et les personnaliser selon vos besoins : soyez conscient, toutefois, que les éditeurs (et les consultants qui implémentent certains produits) tenteront de mettre leurs forces en valeur et minimiser l'importance des éléments qui ne satisfont pas à vos critères. Il est préférable de développer votre DR sans l'influence d'un éditeur.

N'allez pas plus en détail que nécessaire, surtout si vous êtes une petite entreprise. Avoir une liste de critères inutile peut être aussi mauvais que de n'avoir aucune liste, puisque les éditeurs feront une soumission pour votre projet en tenant compte d'éléments que vous ne voulez pas à un prix plus élevé. Et n'oubliez pas de hiérarchiser vos critères (les exigences essentielles par rapport aux exigences importantes, etc.).

La plupart des éditeurs de PGI offrent les mêmes fonctions principales, et quelques fois, la différence entre les produits n'est pas évidente. Il n'existe aucune règle générale pour trouver ces différences, mais elles dépendent généralement de l'industrie ou des caractéristiques propres à votre entreprise. De plus, un très bon produit pourrait ne pas posséder certaines des fonctions essentielles à vos besoins. Assurez-vous d'évaluer soigneusement les réponses des éditeurs à vos DR.

Utiliser les systèmes informatisés d'aide à la décision.

Un système informatisé d'aide à la décision (SIAD) est un programme informatique qui aide les utilisateurs à modéliser leurs exigences, évaluer leurs options et prendre des décisions. C'est une chose de comparer des options basées sur dix ou vingt critères, mais lorsque vous évaluez des logiciels complexes comme un PGI, il est possible que vous ayez trop de critères à considérer pour comparer les solutions à l'aide d'une simple feuille de calcul.

Vous pouvez plutôt modéliser votre décision de manière à évaluer et sélectionner la meilleure option à l'aide d'un SIAD. La majorité des SIAD pour la sélection de logiciels utilisent des données recueillies grâce aux DR ou aux AO. L'avantage principal de cet outil est que vous pouvez facilement manipuler des centaines ou des milliers de critères sans pourchasser constamment les éditeurs pour les classements. Les comparaisons entre les différents produits peuvent être effectuées et des outils graphiques permettent aux décideurs de comprendre les différences principales entre plusieurs options.

Les pratiques d'excellence lors de l'utilisation des SIAD.

Afin d'utiliser efficacement un SIAD, il faut considérer certains éléments :

  • Lorsque vient le temps de comparer des produits, commencez toujours par les fonctions générales et, si nécessaire, allez plus en détail (concentrez-vous sur les fonctions dont votre compagnie a réellement besoin).

  • Les priorités devraient être définies pour chaque module ou type de fonctions principales. Assurez-vous de bien comprendre la manière avec laquelle les priorités influencent le résultat final de votre comparaison.

  • S'ils sont disponibles, les scénarios de simulation peuvent être très utiles, puisqu'ils vous illustrent comment les produits que vous comparez répondront à vos besoins futurs (p. ex. : si les ressources humaines ne sont pas très importantes maintenant, mais qu'elles le seront plus tard, le meilleur produit pour vos besoins actuels pourrait ne plus satisfaire les exigences futures).

De plus, un SIAD peut vous aider à prendre en compte des facteurs comme la formation de la part des éditeurs ainsi que les méthodologies de soutien, les structures de prix, les différentes options d'entreposage et d'accès à la base de données, etc.

Tirer avantage des autres ressources

Des milliers d'articles et de billets de blogues (en anglais seulement) ainsi que des centaines de livres ont été écrits sur le sujet de l'évaluation des PGI, ce qui rend la recherche de renseignements pertinents pour vos besoins difficile. La majeure partie de l'information disponible est fiable, mais couvre peut-être un seul produit, segment de marché ou type de produits. Les compagnies d'études et d'analyse comme Gartner, Forrester, AMR et TEC publient des rapports précieux décrivant les produits PGI, les tendances du marché, etc. (pour une liste des firmes d'analyse, visitez le site suivant, en anglais : http://analystfirms.tekrati.com/).

Le résultat de l'étape d'évaluation devrait être une liste restreinte des éditeurs qui répondent aux besoins de votre compagnie. Afin de garantir une liste pertinente, les DR, AO et SIAD sont les outils les plus importants; les autres ressources mentionnées plus haut ne devraient être utilisées qu'en complément d'information.

Le mot de la fin : éviter la « paralysie de l'analyse »

Conformément à la théorie de la décision, le paradoxe du choix énonce que plus les choix sont variés, plus vous aurez de risque de prendre une mauvaise décision ou de ne pas prendre de décision. Réunir de l'information et comparer les différents produits est essentiel lors de la sélection d'un logiciel d'affaires, mais assurez-vous que vous ne vous noyez pas dans des données inutiles qui rendront le processus décisionnel plus difficile.

La troisième et dernière partie de cette série décrira l'étape de la sélection. Durant cette étape, vous apprendrez à utiliser votre liste restreinte d'éditeurs de PGI et de produits. Pour de plus amples renseignements au sujet des systèmes de PGI, ou pour comparer des solutions de PGI côte à côte, visitez le centre d'évaluation des PGI de TEC.

 
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