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La voie des PGI pour les petites entreprises - 3e partie : la sélection

Écrit par : Gabriel Gheorghiu
Date de publication : août 16 2010

Tout d'abord, vous avez défini les activités principales et les flux de travaux de votre compagnie. Vous avez ensuite dressé la liste des critères détaillée, comparé différents produits et vous avez probablement utilisé un système informatisé d'aide à la décision (SIAD) pour créer une liste restreinte (liste des éditeurs qui correspondent à votre organisation). Même lorsque vous utilisez les SIAD les plus complexes, certains aspects de votre compagnie peuvent tout de même être négligés. Il est donc important de compléter votre comparaison avec démonstrations des produits, des vérifications des références clients et l'évaluation de l'information concernant le produit provenant d'autres sources.

Les étapes principales du processus de sélection de PGI

Vous tirez parti des logiciels d'entreprise uniquement lorsque vous effectuez la bonne sélection. En utilisant des critères pertinents et précis pour les fonctionnalités des PGI, vous êtes mieux informé de vos options. En utilisant un processus d'analyse approprié, votre équipe de sélection peut faire des évaluations précises quant à la capacité des logiciels à répondre à vos besoins, ce qui devrait garantir que vous choisirez le logiciel adéquat.

Les étapes cruciales de la phase de sélection correspondent à des tâches associées à la création de scénario de simulation basés sur vos exigences d'affaires les plus importantes :

  • Envoyer un appel d'offres (AO) (y compris l'information sur la fixation des prix);
  • Inviter les éditeurs à visiter l'organisation sur place;
  • Effectuer des scénarios de simulation et des démonstrations de faisabilité;
  • Évaluer les stratégies d'implémentation des éditeurs;
  • Mener une analyse du coût total de possession (CTP);
  • Déterminer la solution qui répond à vos besoins;
  • Élaborer un rapport d'audit du processus de sélection;
  • Obtenir l'approbation des dirigeants;
  • Avertir l'éditeur gagnant et les éditeurs rejetés;
  • Vérifier les références;
  • Négocier le contrat.

1. Démonstration de produits

La chose la plus importante à faire durant la démonstration de produits des éditeurs est de prendre le contrôle du processus. Pour atteindre ce but, vous devez créer un scénario de démonstration qui permet à l'éditeur de vous prouver que son système peut supporter vos exigences principales, étape par étape. Cela vous donnera le contrôle sur la démonstration et l'éditeur devra illustrer comment son produit supporte les fonctions qui sont essentielles à votre compagnie. Selon la complexité de votre entreprise, soyez prêt à passer beaucoup de temps sur les démonstrations.

Bien sûr, les scénarios de simulation devraient couvrir les processus les plus importants. Vous devriez demander plus de détails seulement lorsque la fonction démontrée est essentielle à votre entreprise. La démonstration est également l'occasion d'évaluer chaque produit sur des aspects qualitatifs, tels que sa facilité d'utilisation. De plus, n'oubliez pas de classer les produits, idéalement pour chaque fonction démontrée, afin de les comparer par la suite. Voici ce à quoi pourrait ressembler un scénario de simulation typique pour la saisie des commandes :

Veuillez démontrer les fonctions suivantes :

Critère Supporté (O/N)
Ventes  
1.1 Bons de commande  

1.1.1 Créer rapidement un bon de commande à partir de zéro

 

1.1.2 Créer rapidement un bon de commande à partir d'un devis

 

1.1.3 Créer rapidement un bon de commande à partir d'un bon de commande existant (copie)

 
1.2 Expédition  

1.2.1 Vérifier la disponibilité à la vente avant l'expédition

 

1.2.2 Convertir un bon de commande en liste d'expédition

 

1.2.3 Convertir un bon de commande en facture

 
1.3 Facturation  
1.3.1 Modifier les rabais et les prix sur la facture  
1.3.2 Avertir les utilisateurs lorsqu'il y a des problèmes de crédit  
1.3.3 Avoir l'option d'imprimer le bordereau d'expédition lorsque la facture est générée  
Évaluation qualitative  
4.1 Facilité d'utilisation  
4.2 Adaptation des processus  
4.3 Degré d'amélioration des processus  

Une fois la grille remplie, n'oubliez pas qu'une démonstration ne présente que les fonctionnalités. Par conséquent, vous devriez également considérer les critères techniques de la solution, tels que le système d'exploitation, le soutien de la base de données, le modèle de livraison (sur place, sur demande, logiciel-service), l'intégration à d'autres systèmes (p. ex. : la comptabilité, la gestion de la relation client, etc.), la gestion multisites, la sécurité, la gestion de l'interface et les outils d'application (des programmes qui peuvent être utilisés pour gérer ou développer le logiciel).

2. La liste restreinte

Avant l'évaluation de la démonstration du produit, vous aviez probablement une liste de plusieurs éditeurs qui déclaraient pouvoir effectuer la plupart des tâches nécessaires pour votre compagnie. S'ils ont été bâtis correctement, la démonstration et les critères techniques mentionnés ci-dessus devraient vous permettre de retenir environ trois ou cinq éditeurs.

D'autres facteurs vous permettent de rayer des éditeurs de votre liste :

  • Implémentation : Le produit peut être excellent, mais s'il ne peut être implémenté que dans un an alors que vous en avez besoin dans six mois, l'éditeur sera disqualifié. De plus, si vous n'êtes pas satisfait de la méthodologie d'implémentation de l'éditeur et si les références clients sont négatives, vous voudrez probablement penser à deux fois avant de collaborer avec lui.

  • La formation et le soutien post-implémentation : Si vous êtes en Amérique du Nord et que votre éditeur est situé en Europe et en Asie, il aura probablement de la difficulté à répondre à vos demandes et ne vous donnera peut-être pas un soutien et une formation de qualité.

  • Comparaison avec les concurrents : Ce point peut contribuer grandement au choix des éditeurs de votre liste restreinte. La meilleure solution au monde ne sera pas suffisante pour justifier un prix exorbitant. Cependant, vous devriez également être vigilant lorsque le prix qu'offre un éditeur est extrêmement bas. Assurez-vous de savoir le prix que vous paierez après que la période promotionnelle soit terminée.

  • Services de conseil : La gestion du changement, le développement de processus d'affaires et la vérification post-implémentation peuvent être effectués par l'éditeur ou un fournisseur tiers qui collabore avec l'éditeur. Selon vos besoins, cela peut être un facteur déterminant si plusieurs éditeurs offrent des fonctionnalités similaires.

3. Le gagnant

Après avoir pris en compte les différents types de critères (fonctionnels, techniques, financiers, etc.), vous devriez trouver un éditeur qui pourra non seulement vous offrir le logiciel qui répond à vos besoins, mais aussi l'implémenter selon votre horaire, corrigera les erreurs, répondra à vos questions rapidement et pourra vous aider à redéfinir vos processus d'affaires.

Si à la fin de votre processus vous hésitez encore entre plusieurs éditeurs, vous devriez réviser certaines des étapes plus en détail en évaluant les fonctions qui sont importantes pour vous et qui n'ont pas été présentées en profondeur (p. ex. : vous avez besoin d'importer des données chaque semaine d'un autre système, vous faites des copies de sauvegarde toutes les 12 heures, vos partenaires ont besoin d'accéder à un portail afin d'échanger de l'information avec vous, etc.).

Toutefois, même si vous pensez avoir trouvé la meilleure solution, vous devriez effectuer certaines vérifications :

  • Installez une version de démonstration du produit pour que les employés puissent l'utiliser avant d'entrer en service, et évitez d'entrer en service avec le nouveau système tout en continuant d'utiliser l'ancien.

  • Obtenez des commentaires des utilisateurs sur le nouveau logiciel (ce qu'il manque et ce qui pourrait être amélioré) et communiquez-les à l'éditeur.

  • Faites le suivi des étapes requises durant l'implémentation et corrigez la situation dans le cas où l'éditeur ne respecte pas l'horaire.

  • Assurez-vous que toutes les données dont vous avez besoin pour fonctionner correctement sont importées avant même de considérer l'entrée en service. Parfois, il est préférable de retarder la date du lancement que de réparer des erreurs plus tard.

Conclusion

Il n'y a pas de bons ou de mauvais PGI, mais seuls certains répondront à vos besoins. Voici pourquoi les trois étapes décrites dans cette série d'articles sont extrêmement importantes.

Souvent, sélectionner un PGI est un compromis, mais vous devez vous assurer que vous ne ferez pas de compromis sur des fonctions ou des caractéristiques qui auront un effet important sur votre compagnie et qui vous feront perdre de l'argent si l'investissement n'apporte pas les résultats espérés.

Finalement, n'oubliez pas que ces trois étapes d'évaluation et de sélection ne fonctionnent que si elles sont combinées. Si vous négligez l'une d'entre elles, vous bousculerez le processus en entier et le résultat final (p. ex. : le logiciel sélectionné) ne sera peut-être pas ce que vous cherchiez.

 
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