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Suivi des temps et des présences Primer: Beyond the Clock

Écrit par : Sherry Fox
Date de publication : juillet 18 2013

Utilisez-vous encore des feuilles de calcul et des cartes perforées? Est la prise et le suivi des temps et des présences de vos employés encore un processus manuel? Est-ce que vous utilisez tout type de temps et de présence de logiciels dans votre organisation? Bienvenue au 21ème siècle et le monde des technologies temps-Advanced Tracking.

horloges Punch

, horloges, machines à cartes d'horloge, horloges Bundy, Horodateurs: Nous avons entendu les appelle des choses différentes au fil des décennies, et le suivi du temps a parcouru un long chemin depuis l'époque des feuilles de temps manuelles et des cartes perforées. Bien que certaines entreprises préfèrent la méthode éprouvée (enfin, peut-être pas si vrai) d'avoir leur horloge du personnel manuellement à l'aide des cartes de temps, la plupart des organisations d'aujourd'hui optent pour des méthodes plus récentes axées sur la technologie de suivi du temps et la fréquentation de leurs employés.

L'Horloge temps Ligne du temps ...

Les heures de

le suivi des employés jusqu'à récemment était juste que: suivi quand un employé a réussi ou synchronisé. Les employés auraient coup de poing avec des cartes de temps sur une horloge analogique qui permettrait d'identifier la date, l'heure dans le temps, les pauses, etc Ces cartes de temps seraient ensuite envoyés au service de la paie, où les administrateurs ferait saisir l'heure manuellement en le système de paie pour le traitement. Mais l'information ces cartes de temps prévu s'arrêtent là: l'employé a travaillé un certain nombre d'heures et l'employé a été payé pour ces heures. Tout type d'analyse du temps travaillé ou du temps libre a été fait manuellement à l'aide des feuilles de calcul.

Bien

une méthode efficace de temps d'enregistrement, ces types de machines étaient défectueux. Les problèmes courants inclus overstamping (où une fois est estampillé sur l'autre) et poinçonnage copain (où un ami a réussi à un autre membre du personnel).


Figure 1. Ligne du temps horloge temps

Boy, avons-nous parcouru un long chemin! La première horloge à microprocesseur a été développé par Kronos Incorporated à la fin des années 1970 et présenté comme un produit en 1979. Cette innovation a ouvert la voie pour le développement des types de systèmes que nous voyons sur le marché aujourd'hui.

Que dois-temps suivi les logiciels d'aujourd'hui ferait?

logiciel de suivi du temps de

(en premier lieu) doit surveiller et enregistrer les heures des employés. Ce nombre inclut les heures de travail, les vacances, les congés de maladie, et les heures supplémentaires. Le logiciel permettant qui effectue ces fonctions simples via l'horloge peut désormais capturer facilement des informations complémentaires utiles à la gestion, comme le temps travaillé sur des projets. logiciel de suivi du temps permet également aux gestionnaires de suivre ce qui a été accompli alors que les employés sont sur les organisations horloge permettant de gérer plus efficacement le temps et la productivité de sa main-d'œuvre. L'utilisation de cette technologie permet d'éviter les pertes de temps ainsi que des projets d'arrêt de glisser à travers les mailles du filet.

Un certain temps typique et la fréquentation des activités que vous devez considérer lors de l'achat d'un système de suivi des temps suivants:

  • Le suivi et le maintien des records de fréquentation
  • Créer les horaires des employés
  • Identifier les employés retardataires ou absents
  • Permettant des initiatives de gestion de la fatigue
  • La planification des effectifs
  • et d'ordonnancement
  • Optimisation du travail et le coût de revient
  • interfaçage avec
  • paie pour paiement

Il existe différents systèmes sur le marché aujourd'hui qui font une grande variété de tâches dans le domaine du suivi du temps ou de pointage. En tant que tel, savoir quel type de système est bon pour votre organisation peut se compliquer. Ces systèmes sont variables et peuvent comprendre une ou plusieurs des caractéristiques suivantes:

    Feuilles de temps électroniques
  • Suivi des absences
  • La gestion de la fatigue
  • Gestion du travail
  • Gestion de projet
  • temps de
  • et la fréquentation
  • temps de
  • et la gestion des dépenses
  • la gestion de la main-d'œuvre

La capacité à prendre des données de feuille de temps simples (dérivé de l'horloge) et utiliser d'autres moyens (par exemple, gestion de projet, la planification des effectifs et gestion de la fatigue) est certainement un mouvement stratégique vers une main-d'œuvre optimisé. La technologie de suivi du temps d'aujourd'hui a été créé autour de l'idée que ce n'est pas seulement sur les heures de capture plus-c'est la façon dont ces heures sont attribuées, quel productivité se produit au cours de ces heures, etc

Il peut être difficile de déterminer le type de système de suivi du temps dont vous avez besoin, alors assurez-vous que vous avez une bonne compréhension de ce que vous souhaitez accomplir grâce à un tel système avant d'acheter un. Vous devez aussi considérer ce que la technologie actuelle que vous utilisez (par exemple, le système de paie) et comment le nouveau système intégrera avec elle. Si vous êtes à la recherche d'une solution qui permet des activités au-delà de suivi du temps et des présences, comme l'analyse de données, vous seriez mieux servis par un système qui permet aux données d'être manipulées de manière dynamique.

Temps Tracking Software: Que chercher

Peu importe ce que vous êtes dans l'industrie, suivi du temps et logiciel de gestion est un élément essentiel de garder une trace de votre main-d'œuvre. Suivi du temps et un logiciel de gestion doivent offrir des fonctionnalités robustes de suivi, y compris la capacité à suivre les employés, les projets, les dépenses et les factures, de sorte que les gestionnaires disposent de l'information dont ils ont besoin pour bien gérer leur main-d'œuvre.

Le logiciel devrait être facile à naviguer avec des fonctionnalités intuitives que n'importe qui peut utiliser, indépendamment de leur niveau de connaissances en informatique. En outre, le processus d'installation et de configuration devrait être assez simple. Par rapport aux normes d'aujourd'hui, la fonctionnalité basée sur le Web est essentiel dans le suivi du temps, compte tenu du fait que les travailleurs de plus en plus travaillent à distance. Il faut donner aux gestionnaires la possibilité de surveiller les employés et les projets on-the-go (utilisant des dispositifs mobiles tels que l'iPad) et suivre les temps et les projets de leurs employés, où qu'ils soient dans le monde, ainsi que de donner aux employés la possibilité d'entrer dans leur heures ou des feuilles de temps à distance. Et aux besoins commerciaux nécessitant travailleurs mobiles ou les employés qui peuvent se déplacer entre les ministères, il est logique d'avoir une plate-forme informatique mobile.

logiciel de suivi du temps de

devrait également être en mesure de fournir un certain nombre de rapports intéressants qui aident les dirigeants d'entreprise et les gestionnaires à prendre des décisions d'effectifs plus efficaces.

systèmes de suivi des temps d'aujourd'hui

ont également permis aux entreprises de mettre davantage l'accent sur une approche self-service, éliminant une grande partie de la saisie de données fastidieuses déjà fait par le RH et de la paie.

  • Self-service de l'employé Employee Self-Service permet aux entreprises de gagner du temps et des ressources précieuses en permettant aux employés d'entrer et de revoir leur temps et de l'information présence en ligne en utilisant un employé option de libre-service (ESS) ; employés peut utiliser ESS généralement à partir de leur PC, à partir d'un kiosque commun, ou via un appareil mobile (si disponible).
  • Manager Self-Service -Les gestionnaires peuvent se connecter à une option libre-service gestionnaire (MSS), généralement à travers le réseau de l'entreprise ou via le Web, de sorte que même les gestionnaires travaillant à distance peuvent l'utiliser pour examiner et approuver des absences ou vacances employés, d'approuver les feuilles de temps, etc
Avantages de la technologie de suivi temporel

Il ne manque pas dans les avantages de la technologie de suivi du temps. Certains de ces avantages comprennent:

  • Améliore la précision des données
  • Fournit des données dynamiques qui peuvent être utilisés pour une analyse ultérieure sur
  • Élimine poinçonnage copain, ou de fraude de temps
  • Élimine manquantes cartes perforées
  • Élimine la tâche fastidieuse et chronophage d'additionner l'ensemble du personnel a travaillé heures pour calculer le salaire
  • Élimine le besoin d'acheter des cartes perforées et rubans horodateur
  • Élimine le besoin d'un coup de poing disgracieux carte de support
  • Élimine la nécessité de stocker vieilles cartes perforées
Différentes versions du Temps vérité

Systèmes temps et l'assiduité Suivi du temps et viennent dans une variété de styles (chacun avec leurs propres capacités logicielles uniques). Il s'agit notamment de:

  • Horloges biométriques -Plutôt que d'utiliser une clé, code, ou à puce pour identifier l'utilisateur, ces horloges comptent sur un attribut unique de l'utilisateur (comme une empreinte, empreintes digitales, visage, iris , ou de la rétine). L'utilisateur aura son attribut numérisés dans le système. Lecteurs biométriques sont souvent utilisés en conjonction avec un système de contrôle d'accès, l'octroi de l'accès des utilisateurs à un bâtiment, alors que dans le même temps, les pointages pour le travail et l'enregistrement de l'heure et la date.
  • Main punch Temps et Présence Bornes , similaire à horloges biométriques, ces systèmes utilisent la géométrie main la technologie biométrique pour identifier l'employé. Ces systèmes viennent souvent avec des étiquettes de prix élevé et ont une capacité limitée de renseignements sur les employés (les prix ont été connus pour augmenter de manière significative avec l'ajout de plus d'employés), mais ils peuvent être des solutions idéales pour les entreprises de moins de 100 employés.
  • Card Swipe (lecteurs magnétiques) CDI Horloges lecteurs-magnétiques permettent aux employés de glisser leur carte d'identité personnels des employés (avec bande magnétique) dans un lecteur. Des informations telles que les horaires de départ, les pauses et les déjeuners arrivée et l'employé est alors transmis au service concerné par le logiciel de validation.
  • Radio Frequency Identification (RFID) Bornes Cette solution automatise-suivi du temps des employés en utilisant la technologie RFID. Les employés reçoivent un badge RFID unique qu'ils passent sur le lecteur RFID. Le lecteur enregistre l'heure d'entrée et de sortie de l'employé et transmet les informations via le logiciel de validation.
  • Technologie d'écran tactile -Avec les progrès de la technologie d'écran tactile (et l'augmentation de sa disponibilité et l'accessibilité, dans la forme, par exemple, les ordinateurs tablettes), les employés peuvent horloge à écran tactile bornes soit en utilisant un clavier à un leur numéro d'identification de l'employé ou en scannant une carte d'employé qui est intégré avec un code de réponse rapide (QR code) ou la technologie contenant des informations sur les employés similaire.
Conclusion

Utilisation du suivi en temps à droite et un logiciel de gestion peut sauver des organisations beaucoup de temps et d'argent. Le système que vous choisissez, cependant, doit être suffisamment approfondie pour suivre une variété d'heures, que ce soit pour les heures régulières de travail, de projets ou d'autres activités, mais il doit aussi être assez facile que n'importe qui peut l'utiliser, indépendamment de leur origine technologique . L'information tirée de ces types de systèmes devrait être en mesure de capturer les données qui peuvent être utilisés pour l'analyse des données, la planification de la main-d'œuvre, et les rapports d'activités activation de cadres et dirigeants à prendre des décisions d'effectifs plus efficaces.


Temps de suivi et vendeurs de présence

Pleins feux sur Replicon, Inc. J'ai eu l'occasion Octobre dernier (lors de la Conférence de la technologie HR à Las Vegas) pour rencontrer le PDG de Replicon, Inc., Raj Narayanaswamy. Au cours de notre discussion, j'ai eu la chance de voir toute dernière technologie de suivi du temps de Replicon (Replicon CloudClock) de première main et j'ai été très impressionné par l'aspect et la convivialité de la solution et sa facilité d'utilisation. Les unités de CloudClock sont pré-configurés et livrés prêts à l'emploi, rendant l'installation rapide et indolore, la solution peut être installée et être opérationnel en quelques minutes. C'est idéal pour les entreprises qui ont de nombreux départements où devra être installé plusieurs bornes. Le point faible du prix de cette solution rend également très attrayant.

Fondée en 1996, Replicon, Inc. est l'un des leaders du marché de Software-as-a-service (SaaS) en fonction du temps et un logiciel de suivi des dépenses. Avec plus de 1,5 millions d'utilisateurs dans 80 pays, certains des clients de Replicon comprennent Ernst & Young, de l'Université Cornell, Santé Canada, Shell, Verizon, Ferrari, et Amazon.

Retour en Novembre 2011 Google Replicon introduit Replicon CloudClock, une horloge temps basés sur le cloud, qui, lorsqu'il est combiné avec le temps back-end de Replicon application de pointage offre une solution unifiée basés sur le cloud qui élimine les tracas et les frais écrasante de la gestion des horloges traditionnelles .


Figure 2. Replicon CloudClock

Replicon CloudClock apporte la puissance du cloud computing à l'horloge du temps, permettant aux employeurs de valider instantanément poinçons horloge temps, veiller à ce que le temps et records de fréquentation sont exacts, et de faire rapport sur la conformité en temps réel.

Replicon CloudClock offre des fonctionnalités avancées qui aident les entreprises à relever les défis et les coûts d'entretien des horloges poinçons traditionnels, tout en assurant la précision de la fréquentation et les heures-prévention de la fraude des employés et le maintien de la conformité. Avec le matériel et le logiciel unifié, Replicon CloudClock simplifie le processus de collecte de données sur le temps de présence de tous les employés, que ce soit à un endroit ou à plusieurs les plus éloignées, et fournit des informations en temps réel aux applications basées cloud centralisée Replicon.

L'horloge dispose d'un grand écran couleur multi-touch avec une caméra intégrée qui capture poinçons d'employés et crée une piste d'audit photo pour décourager les coups de jumelage. Il se connecte directement à Replicon feuilles de temps Web Time & Édition présence, permettant aux gestionnaires de consulter, modifier et approuver les horaires des employés en temps réel.

Autres fournisseurs dans ce
Space
Asgard Systems Temps logiciel d'ordonnancement Tracker permet aux utilisateurs d'automatiser et d'analyser les horaires du personnel, en aidant à réduire les erreurs coûteuses. Il permet de suivre le temps des vacances, des congés de maladie, le temps de compensation, et d'autres temps défini par l'utilisateur. Elle permet aux organisations d'analyser l'activité passée, ainsi que la préparation des données pour la paie.

ATS -Apex Time Solutions fournit une fois ouverte et intégrée et système de pointage et de la solution de gestion du temps des employés pour une variété de tailles et de secteurs compagnie. La solution réduit les coûts de main-d'œuvre en aidant les entreprises à rationaliser leurs processus de paie et d'optimiser leur main-d'œuvre.

Asure Software -Asure Software se spécialise dans la productivité du travail, avec un certain nombre de produits, y compris iEmployee, une solution logicielle de suivi du temps sur le Web.

Kronos , pionnier dans le suivi du temps sur ordinateur, Kronos est l'un des leaders mondiaux de solutions de gestion des effectifs. Des dizaines de milliers d'entreprises dans plus de 60 pays (dont plusieurs sociétés du Fortune 1000) utilisent Kronos pour leur temps et des présences, la planification, la gestion des absences, des RH et de la paie, l'embauche et les activités d'analyse du travail.

Vous pouvez en savoir plus sur Kronos et sa toute dernière technologie horloge temps, Kronos InTouch, dans l'article de PJ Jakovljevic sur KronosWorks 2011.

Coming Soon!

 
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