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Pourquoi les entreprises devraient-elles gérer leurs contrats prudemment?

Écrit par : Predrag Jakovljevic
Date de publication : avril 19 2011

Il y a quelques mois, TEC publiait deux articles intitulés Thou Shalt Manage (and Cherish) Thy (Best) Suppliers et The Hidden Gems of the Enterprise Application Space (tous deux en anglais), soulignant l’importance de la gestion du cycle de vie du contrat (CLM) pour gérer le budget de sa compagnie ainsi que sa relation avec ses fournisseurs. Effectivement, les contrats représentent le pivot des échanges avec ses partenaires commerciaux.

Les acheteurs et les fournisseurs (ainsi que leurs conseillers juridiques) peuvent prendre beaucoup de temps à fixer les détails concernant les obligations contractuelles mutuellement acceptables, comme le salaire, les avantages et les imprévus. Pour les compagnies gérant des douzaines (même des centaines) de contrats, s’assurer que les partenaires commerciaux adhèrent aux clauses du contrat est souvent trop encombrant pour être effectué sans la technologie appropriée. En d’autres mots, les méthodes manuelles sont inconsistantes et peu fiables pour la gestion des conditions interdépendantes et des rabais sur le prix basés sur le volume, le rendement du fournisseur, etc. De plus, il existe des contrats qui gèrent les accords de non-divulgation et la propriété intellectuelle, plutôt que les transactions financières (pour les biens et les services).

L’importance des logiciels de CLM

Plusieurs entreprises n’ont pas de systèmes ni de processus formels en place pour les technologies de l’information (TI) afin de gérer les contrats. Souvent, cette absence de système empêche le personnel et les cadres en finance, en ventes ou en achats ainsi que les conseillers juridiques d’obtenir les détails sur les contrats de l’entreprise, puisque ces derniers sont documentés à l’aide de différents systèmes d’entreposage électronique, ou pire encore, ces détails ne sont disponibles qu’en format papier. Les solutions de gestion des contrats doivent permettre l’accès à ces entrepôts afin d’aider les responsables à bien comprendre les ententes commerciales de la compagnie. Le manque de visibilité et de supervision empêche de profiter de la pleine valeur d’un contrat et de la relation de l’organisation avec ses fournisseurs, distributeurs et clients.

Au mieux, les utilisateurs sont en mesure de faire le suivi des dates d’expiration, qui ne représentent qu’une petite partie des besoins en gestion des contrats et des avantages potentiels d’une telle solution. En plus de normaliser le langage utilisé dans les contrats et les conditions de paiement, les utilisateurs gagnent en efficacité grâce à l’analyse des contrats qui permet de discerner les tendances et définir les faiblesses des processus. Comprendre les véritables exigences quantitatives et qualitatives des partenaires commerciaux et leur aptitude à respecter les paramètres résumés dans le contrat est essentiel pour garantir une relation florissante des deux côtés. La valeur financière totale relative au revenu, à la marge de profit et aux coûts généraux de la chaîne logistique devrait être soulignée, évaluée et associée aux objectifs d’affaires.

Par conséquent, les compagnies comprennent de plus en plus le besoin de superviser leurs contrats par l’entremise de logiciels spécialisés afin de ne plus rater une échéance importante et réduire les risques associés. Par exemple, des organisations du côté des ventes peuvent rater la date de renouvellement d’un contrat ainsi que les revenus garantis qui l’accompagnent, tandis que les organisations du côté de l’achat pourraient ne pas utiliser le plein potentiel des clauses du contrat, permettant ainsi une hausse automatique des prix.

D’autres options?

Les capacités de recherche et d’analyse représentent les outils les plus fréquemment utilisés afin d’assurer la conformité des ententes avec les partenaires commerciaux et d’évaluer les relations avec ces partenaires. Les indicateurs clés de performance offrent une façon objective d’évaluer la conformité des contrats ainsi que le rendement des fournisseurs. L’objectif de l’entreprise est de prévoir intuitivement et visuellement le moment où le fournisseur ne réussit pas à fournir les services ou les articles convenus dans le contrat.

De plus, les tableaux de bord et les alertes peuvent être personnalisés afin d’obtenir une meilleure visibilité fondée sur des exigences quantitatives et qualitatives, comme le volume, les délais de livraison ainsi que les exigences liées aux stocks. Par exemple, à partir de leurs tableaux de bord axés sur le rôle, le directeur des achats peut explorer en détail le contrat afin d’obtenir une vue d’ensemble des relations qu’entretient la compagnie avec le fournisseur. Il peut s’attarder sur les détails des transactions afin de réviser les transactions discrètes comprises dans le budget de la compagnie. Pour leur part, les commis aux achats peuvent explorer le budget d’un contrat afin de comprendre le progrès de la relation de la compagnie avec le fournisseur. Par exemple, savoir combien la compagnie a dépensé d’argent pour ce fournisseur à ce jour par rapport au contrat.

Ainsi, les compagnies ont besoin de visibilité à chaque étape du contrat. Ainsi, les termes collaboration et flux de travail font partie du vocabulaire associé aux contrats. Ils font référence à la capacité qu’a le personnel attitré aux contrats de faire le suivi des révisions, des idées, des commentaires et des options pour les clauses et les conditions. Un système de CLM bien pensé peut automatiquement retrouver un contrat à la source grâce à une recherche basée sur certains critères, notamment la valeur financière, le type de commodité, le type de contrat, les dates ou les codes associés à certains centres de coûts.

Pour réussir en CLM, les compagnies ont besoin de fonctions qui supportent tant le côté des achats que celui des ventes en ce qui a trait aux contrats. Une compagnie profite énormément d’une solution utile à tous ses services, en raison d’un coût total de possession et d’un coût de vérification plus faible. Une compagnie aura également moins de systèmes à maintenir et des coûts de formation réduits.

Étapes du cycle de vie du contrat

Les spécialistes ont exposé les étapes normales du cycle de vie d’un contrat de différentes façons. Je suis d’accord avec le rapport d’AMR Research réalisé en 2009 et intitulé « Contract Lifecycle Management Landscape : Why CLM Technologies Need To Be Part of Your Supply Chain », où les analystes d’AMR Research (maintenant Gartner) stipulent que le processus typique de la CLM contient les cinq étapes suivantes :

  1. Création du contrat : Les contrats contiennent normalement l’information des partenaires commerciaux, la valeur du contrat, la période couverte par le contrat, ainsi que les conditions qui doivent être satisfaites par les partenaires commerciaux, les addenda, les signatures et la date de ces signatures.
  2. Négociation et révision du contrat : L’organisation, ses partenaires et leurs conseillers juridiques respectifs négocient les termes du contrat, reformulent et modifient certaines sections, etc.
  3. Approbation du contrat : Cette étape comprend l’approbation des clauses, des montants (tels que la valeur financière totale ou les articles convenus) ainsi que les conditions à respecter par les partenaires commerciaux et l’organisation. L’autorité désignée peut être le chef de la direction (CEO), le directeur financier (CFO), le conseiller juridique, le chef du service des achats (CPO) ou un représentant.
  4. Signature : À cette étape, l’accord final entre les deux partis devient définitif. Lorsque les deux partis ont signé le contrat, le contrat est donc considéré complet et actif.
  5. Archivage du contrat : Cette étape finale est souvent tenue pour acquis par les compagnies immatures; le contrat est souvent rangé dans un dossier pour référence future. Les compagnies les plus avancées utilisent de l’information indexable et récupérable pour la conformité et l’analyse des valeurs.

Les outils de CLM de fortune encore utilisés de façon imparfaite

Comme dans plusieurs autres domaines d’affaires et catégories de logiciels, certaines compagnies ont implémenté des systèmes de CLM de base utilisant des technologies de gestion des documents et de productivité largement disponibles (et donc très tentants). Par exemple, plusieurs organisations ont créé des capacités d’archivage et de flux de travail pour les contrats à l’aide des produits Microsoft, tels que la suite Office, SQL Server et Sharepoint. D’autres ont créé des systèmes d’archivage en amalgamant la suite Office de Microsoft avec la suite de gestion du contenu d’entreprise Documentum de EMC comme entrepôt.

Finalement, d’autres organisations utilisent Open Text, le Universal Content Manager (UCM, anciemment Stellent) d’Oracle ou FileNet d’IBM pour la gestion des documents, avec certaines capacités de CLM développées à l’interne, comme la création de contrat, le contrôle de la révision ainsi que les signatures numériques. En outre, plusieurs organisations utilisent les capacités de création de signature numérique (électronique) de EchoSign et DocuSign, intégrées dans leur flux de travail et leur système de gestion de la documentation pour les processus d’approbation, y compris l’approbation des contrats.

Et l’utilisation des PGI pour les besoins en CLM?

Bien qu’il soit possible de gérer les contrats avec un progiciel de gestion intégré (PGI), en théorie, ce choix n’est pas optimal ni même désirable. Les modules de gestion des contrats (souvent une section des modules d’achats) offerts par les éditeurs de PGI permettent normalement l’entreposage des contacts, de l’historique des changements simples, et la facilitation des exigences de paiements. La plupart des éditeurs de PGI offrant la gestion des contrats ne peuvent tout simplement pas gérer des contrats complexes (avec différentes clauses compliquées) ainsi que les flux de travail, pouvant entraîner des risques concernant les exigences de gouvernance, de gestion des risques et de la conformité.

Les organisations doivent gérer chaque jour des contrats qui dictent leurs revenus et leurs dépenses afin d’effectuer des prévisions financières précises. Plusieurs systèmes de PGI ne sont pas en mesure de faire correspondre ces éléments aux conditions et aux coûts indiqués dans les différentes sections et clauses du contrat. Par conséquent, les compagnies paient peut-être plus ou reçoivent peut-être moins d’argent que ce qui est inscrit dans le contrat. Encore une fois, ces défauts pourraient exposer l’organisation à des risques financiers et juridiques inutiles.

En général, les systèmes de PGI gèrent les détails des transactions d’une organisation, alors que les systèmes de CLM gèrent les contrats et l’engagement pris par les partis. Ainsi, les deux systèmes se complètent la plupart du temps. C’est sans surprise que l’arène de la CLM est remplie des meilleurs éditeurs. Ariba, Emptoris, iMANY, Hyland Software, Selectica, SAP, Oracle, Lawson Software, Zycus, Symfact AG, PROACTIS, Upside Software, etc., offrent des solutions de CLM. Gardez l’œil ouvert, car d’autres articles de TEC examineront en détail ces solutions très bientôt.

 
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