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e-Procurement n'achète pas électronique

Écrit par : J. Dowling
Date de publication : juillet 18 2013

e-Procurement n'achète pas électronique - Conférence Audio Transcription J.         Dowling          - Janvier         29 mai 2001

Présentation         

        Quand ma grand-mère devait chauffer l'huile, de la glace, des produits ou du lait, elle a placé         la carte appropriée dans la fenêtre de salon avant et lors de la livraison         Service est venu, ils ont sonné la cloche de la porte, ont pris l'ordre, a effectué la livraison,         ils étaient rémunérés et à gauche.

Sur         D'autre part, quand un client à une grande société de médias et de divertissement         avait besoin d'une tablette de papier, elle a appelé son administrateur qui a écrit un achat         réquisition, la porta à sa approbation et l'a envoyé à la division         contrôleur qui en lots et l'a envoyé à l'achat où le MRO (Maintenance,         Réparation et exploitation) acheteur en lots il, quantités de froment résumé         articles appelait alors le fournisseur de passer la commande. L'acheteur a ensuite fait         des copies des demandes d'achat et les ont envoyés à la salle du courrier. Le fournisseur         boxed les marchandises et livrés à la salle du courrier où ils étaient         jumelés contre les copies des demandes d'achat, mis en sac et chargé         dans les boîtes aux lettres pour le voyage à travers les murs de la salle du courrier sur l'         Le plancher de l'administrateur. Le fournisseur quant à lui envoyé une facture qui l'         mailperson vérifié contre la demande d'achat, paraphé l'achat         réquisition et l'a envoyé aux comptes créditeurs. Au comptes créditeurs, la         demandes d'achat ont été appariés avec le bon de commande et le fournisseur         a été payé 45 jours plus tard.

Seven         jours et 150 $ en dollars de manipulation plus tard, la tablette de papier sont arrivés.         Ce n'est pas un joli tableau. Mais ce n'est pas toute l'histoire non plus. Pendant que         cette personne attendait sa tablette, des centaines d'autres employés tiraient         de «stocks de bureau» qui avaient été amassés au cours des mois et des centaines         plus arrêtaient par Le Superstore Office sur le chemin du retour de déjeuner         et soumettre des frais bons de remboursement aux comptes créditeurs pour         les mêmes types de matériaux.

Mon         grand-mère avait trois fournisseurs et quatre articles à acheter et elle avait à peine         de quitter sa chaise berçante. Comment une entreprise peut se connecter 20.000 employés         avec les fournisseurs 10.000 et 200.000 articles?

Ce         C'est là que E-Procurement Comes In

        Le premier ordre du jour recommandé par le consultant de sélection était         pour simplifier:

  1. Réduire           le nombre d'articles en standardisant sur 10 stylos et 5 couleurs de la tablette           

  2. Réduire           le nombre de fournisseurs à travers la consolidation

  3. Fournir           les employés avec un catalogue qui est facile à naviguer

  4. Fournir           un bon de commande qui est envoyée par télécopieur directement au fournisseur

  5.         Avez-
  6.           les éléments du paquet de fournisseurs pour la livraison directement dans le système de messagerie           

  7.         Éliminer
  8.           la Demande d'achat / Achat match de commande

Ce seul         réduit MRO Passez à la fois par la réduction du coût unitaire, acheter compte d'ordre         réduction et la réduction du temps (mesuré) passé par toutes les parties. Heureusement,         Réquisition Volume n'a pas augmenté (au moins à court terme). À 85 $         par réquisition, il y avait encore beaucoup de place à amélioration. Automatisation         venait ensuite.

The Chosen         approche était de construire le catalogue et les formulaires de commande sur l'intranet d'entreprise         et reproduire le reste du processus. Qui a rapporté 65 $ de réduction des coûts unitaires.         De nouveaux objectifs ont été mis à frapper:

  1. de deux jours           temps de cycle (Demande à la réception des marchandises)

  2. 25 $ par           Réquisition

  3. Grand           que la réduction de 50% de la recherche: 'les stocks de bureaux de           
  4. Un montant supplémentaire de           5% des coûts de la réduction des matières

Ces objectifs         défini les exigences de niveau d'affaires d'une solution e-Procurement.         

Suivant opérationnel         Exigences devaient être fixés:

  1. Une moyenne           de 30 secondes pour localiser un article sur le catalogue

  2. Une moyenne           de 1 minute à localiser et demander une question qui avait déjà été demandée           

  3. en ligne           rétroaction à l'approvisionnement et les fournisseurs en matière de qualité et de livraison d'article           Service |           
  4. en temps réel           autorisation

Il y avait         plus de 30 fournisseurs à prendre en considération mais les choix principaux de réduire le nombre rapidement         à 8.

Notez que certaines         des fournisseurs originaux n'ont pas la capacité de répondre aux besoins essentiels         tels que:

            Intégration
  1.           avec Financial Accounting Systems |           
  2.         Capacité
  3.           à Acheter à Stock et taxe en cause au salarié

noter également         que ce l'était il ya un certain temps, mais plus à ce sujet dans un peu.

technique         examen des huit candidats et l'évaluation des besoins en matière de soutien interne         d'énormes différences révélées:

            La complexité
  1.           de faire de multiples fournisseurs remplissant un simple réquisition semblent transparent           à l'employé variait du simple au prohibitifs.

  2.         Capacité
  3.           à suivre, y compris les activités de flux de travail dans les installations des fournisseurs et           lors du transport de marchandises varie considérablement.

  4. Le catalogue,           le catalogue et plus sur le catalogue.

Qu'en est-il         le catalogue?

  1. agrégation           de multiples fournisseurs dans une vision commune a trois défis - Fournisseur           Capacité, la capacité du produit et de volonté du client à engager des ressources.           

  2.         Connexion
  3.           à plusieurs systèmes de technologie de l'entreprise à travers le pare-feu d'entreprise (s)           et avec de multiples protocoles.

  4. catalogue           Prix ​​de l'article et de l'automatisation des mises à jour de disponibilité.

  5. Manutention           Les articles personnalisés tels que des vestes, des tasses et Bloc-notes.

  6. personnalisée           Articles du catalogue comme la saison carte de voeux de vacances d'entreprise, téléphone           répertoires et Sandwiches des Delis de choix.

Ayant réglé         sur trois finalistes, des démonstrations de produits et l'analyse des risques du projet ont débuté.

Nous employons         Scénario de gestion d'exécution comme la preuve du pudding comme suit.

  1. scénarios           sont établis par des groupes de discussion avec des groupes homogènes et mixtes           des parties prenantes.

  2.         Chaque
  3.           scénario est classé et une valeur d'entreprise ($ s) est affecté.

  4.         Chaque
  5.           fournisseur configure son système et le démontrent à un sous-ensemble des parties prenantes           

  6. Ratings           sont collectées et ajoutées à d'autres critères de sélection

e-Procurement         systèmes comportent trois principales sources de risque du projet:

  1. Il est           un processus d'achat pour les employés par conséquent, il doit être facilement acceptée.           

  2. Sa valeur           est réalisé sur une période de temps donc il doit fournir un bon service           et il doit être tenu à jour.

  3. Il est           Network-Based donc il ya des centaines de points de défaillance.

La sélection         processus a abouti à une solution qui a été mis en œuvre et il semble que l'         IRR sera 20% plus élevé que prévu. Ceci est principalement dû à la baisse         Point Coût unitaire mais aussi en raison d'une réduction de 60% des «stocks de bureau. Le         transfert des coûts seulement mesuré résulte d'une explosion du nombre de         Les réquisitions causant plus de paquets de courrier traité et plus de détails         / A P transactions qui devaient être vérifiés.

Smaller         Entreprises

        Une entreprise beaucoup plus petite (une entreprise de fabrication de taille moyenne) a été contestée         de réduire son coût moyen MRO Achat de commande de 28 $ à 14 $ en 12 mois.         Plusieurs fournisseurs d'e-procurement étouffé le défi de mettre en         une solution à un si faible coût total de possession. Cependant, quelques-uns ont accepté         le défi et adressa de façon unique. Un, le vainqueur final,         fourni un add-on pour le système d'un autre fournisseur d'éviter des coûts autonomes.         Les fournisseurs de bureau ERP, systèmes financiers, CRM et services fournissent de telles solutions.

ASP         options sont disponibles et où seuls quelques fournisseurs sont impliqués, fournisseur établi         systèmes de passation électronique offrent une grande valeur pour les fournitures de bureau, fabrication         Fournitures d'atelier ou des besoins spécifiques de l'application tels que l'électricité, de la plomberie         ou les industries de services tels que l'Automobile.

        Bottom Line

        Nous disons à nos clients que ERP, CRM and Field Sales Automation ne sont pas         projets de technologie, ils sont Projets Business Process avec une technologie         élément.

Enterprise         Network Management et Data Warehouse sont des projets de technologie avec significative         l'engagement des entreprises.

e-Procurement         est, à ce moment une proposition de 60-40%, avec un accent sur la technologie.         Cela est dû à la maturité de l'application et est en constante mutation         à plus d'un projet d'entreprise que les technologies et les fournisseurs mature.

rapide         changements nous obligent à effectuer un examen approfondi des candidats à chaque fois         nous nous embarquons sur une sélection d'éviter de travailler à partir de données erronées et d'éviter de manquer         un nouveau joueur.

Pour         Plus d'informations

        Il ya un certain nombre d'articles sur ce site TEC discuter de divers aspects         d'e-procurement, y compris l'analyse des fournisseurs et des produits. Pour cette         informations, rendez-vous au canal e-commerce ou recherche en utilisant le mot-clé, e-procurement.         

Pour         exemple:         E-Procurement n'achète pas informatisé - Partie II.

également         regarder le bulletin TEC pour de nouveaux développements dans l'e-procurement et avis         d'autres conférences audio.

propos         L'auteur

        Jim Dowling est vice-président de la pratique de consultation en alignement à TechnologyEvaluation.Com,         Inc. située à Woburn, Massachusetts. TEC recherches, il produit et         les fournisseurs ainsi que les sociétés de façons d'obtenir la valeur commerciale des TI.         Les services de consultation de TEC supprimer le temps, risque et le coût finalement de IT         décisions connexes.

Jim         peut être atteint à jdowling@TechnologyEvaluation.COM.

 
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