La méthodologie d’aide à la sélection de TEC

Nous avons élaboré une méthodologie complète en trois étapes (recherche, évaluation et sélection) que nous avons peaufinée au cours de centaines de projets de sélection. De la recherche à la sélection, chaque étape de notre méthodologie comprend une série de tâches et d’activités conçues pour vous aider à choisir la solution qui répond aux besoins de votre organisation.

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1re étape : la recherche

Un projet de sélection réussi commence par une recherche méticuleuse. Avant d’évaluer les solutions potentielles, vous devez connaître votre infrastructure, mettre sur papier vos processus d’affaires et définir clairement ce que vous recherchez dans une solution, qu’elle soit nouvelle ou mise à jour.

Les étapes clés comprennent :

Définir vos objectifs à court et long terme : Vous devez comprendre ce que vous voulez accomplir avec votre projet de sélection. Tentez-vous de résoudre un problème en particulier? De simplifier les processus d’affaires? De mettre à niveau de vieux systèmes?
Trouver et rencontrer vos parties prenantes : L’achat d’un logiciel d’entreprise touche nombre d’employés à l’échelle de l’organisation. Il est important d’avoir le point de vue de toutes ces personnes de manière à définir correctement vos exigences.
Sélectionner votre équipe de projet : Cette équipe doit être composée des personnes qui participeront activement au processus de sélection. Elle garantit que toutes les parties prenantes sont représentées. L’équipe permet également une implémentation sans heurt et augmente les chances que la nouvelle solution soit adoptée rapidement et facilement.
Évaluer vos systèmes et vos processus actuels : Connaître les capacités de votre logiciel actuel est essentiel pour ajouter ou améliorer des fonctions. De la même façon, l’évaluation de vos processus d’affaires vous aide à cibler les domaines où vous pouvez remplacer les pratiques inefficaces avec les pratiques d’excellence qui seront prises en charge par votre nouveau logiciel.
Définir et hiérarchiser vos exigences fonctionnelles et techniques :
- Les exigences fonctionnelles sont les capacités que doit posséder votre prochain logiciel. Par exemple, les exigences fonctionnelles pour un système de gestion de la relation client (GRC) pourraient comprendre des fonctions d’automatisation du marketing.
- Les exigences techniques sont les plateformes technologiques que doit supporter le nouveau logiciel de manière à s’intégrer sans problème à votre infrastructure TI. Par exemple, vous aurez peut-être besoin d’un certain support pour un serveur particulier ou une plateforme de base de données.
Assigner un ordre de priorités à ces exigences vous aide à trier ce qui important, ce qui ne l’est pas et ce qui est essentiel.
Faire une présélection des éditeurs : En fonction de vos exigences, vous pouvez dresser une liste étendue (long list) des solutions pour une première évaluation.

À la fin de cette étape, votre équipe de projet devrait comprendre clairement ce que vous voulez atteindre et avoir en main une liste de solutions pour commencer l’évaluation.

2e étape : l’évaluation

À l'achèvement de l'étape de recherche, votre équipe devrait avoir une idée claire des objectifs et des exigences de votre projet de sélection. Vous pouvez désormais rédiger une liste restreinte (short list) des éditeurs qui seront évalués en détail.

Les étapes clés comprennent :

Hiérarchiser vos exigences et les convertir en modèle décisionnel : Maintenant que vous connaissez les caractéristiques et fonctions qui sont importantes pour votre organisation, vous pouvez les convertir en un modèle de la solution idéale. Ensuite, vous pouvez classer les offres des éditeurs en vous basant sur ce modèle afin de déterminer le rendement de chacun.
Envoyer des demandes de renseignements (DR) : Une DR formelle demande aux éditeurs d’indiquer le niveau de support de chacune de leurs solutions par rapport à vos exigences. Puisque votre DR est fondée à partir de votre modèle décisionnel unique, les réponses de l’éditeur vous donneront une bonne idée des solutions qui conviennent à votre organisation.
Recueillir, valider et analyser les réponses à ces DR : Tandis que vous recevez les réponses aux DR, vous verrez peu à peu les solutions qui prennent en charge directement vos exigences et celles qui demanderont des ajouts ou une personnalisation. L’analyse des DR vous aidera à limiter votre présélection à une liste restreinte (short list), à partir de laquelle vous fonderez votre décision finale.

À la fin de l'étape d'évaluation, vous devriez inviter les éditeurs de votre liste restreinte à une démonstration sur place.

3e étape : la sélection

Tandis que les étapes de recherche et d'évaluation du processus de sélection consistent à recueillir des renseignements des éditeurs, l'étape de sélection correspond au moment où vous demandez aux éditeurs de prouver leurs dires.

Les étapes clés comprennent :

Recueillir et classer des renseignements au sujet des éditeurs provenant de plusieurs sources :
- Données sur le marché - Ce type de renseignements comprend des renseignements techniques détaillés, des études de cas ainsi que d'autres documents de marketing.
- Essais auprès des utilisateurs - Il est essentiel que les utilisateurs du logiciel essaient les produits des éditeurs, pour que vous soyez certain qu'ils se sentent à l'aise avec les solutions potentielles. Préparez des scénarios d'essais qui portent sur les tâches quotidiennes des utilisateurs.
- Démonstrations sur place - Les démonstrations représentent, au même titre que les essais auprès des utilisateurs, un moment déterminant de l'étape de sélection. Vous devez rédiger des scénarios de simulation qui traitent de vos exigences les plus importantes, et vous assurer que les éditeurs suivent ces scénarios à la lettre.
- Références - Les discussions avec des compagnies qui ont déjà implémenté la solution d'un éditeur offrent l'occasion de poser des questions concernant les véritables avantages et inconvénients d'un produit.
Évaluer les stratégies d'implémentation des éditeurs : Assurez-vous que les éditeurs comprennent comment implémenter leurs solutions en tenant compte de vos contraintes budgétaires et de vos processus d'affaires. Vérifiez également qu'ils utilisent une approche réaliste en ce qui a trait à la production de rapport et aux échéances.
Réaliser une analyse du coût total de possession : Découvrez le coût réel de chaque solution, notamment le prix des licences, le coût de l'implémentation, les frais de maintenance, etc.

En intégrant tous ces renseignements à votre modèle décisionnel, vous pouvez ensuite considérer des critères plus « subjectifs », comme la facilité d'utilisation ou le niveau de confort général relativement à chaque solution, ainsi que le coût. Classez ensuite les éditeurs dans votre liste restreinte. Muni de renseignements détaillés et précis, vous pouvez alors notifier les éditeurs éliminés et négocier avec confiance le meilleur prix avec l'éditeur retenu.

Après la sélection

Une fois que vous avez choisi la meilleure solution logicielle pour votre organisation, vous pouvez entamer les négociations avec l'éditeur retenu. L'information recueillie durant le processus d'évaluation et de sélection peut vous aider à simplifier les négociations, de sorte que vous pouvez parvenir à un accord rapidement et passer à l'étape d'implémentation. Durant l’implémentation, il est possible que vous ayez une vision différente de celle du groupe d'implémentation au sujet des problèmes rencontrés au cours du processus. Vous devez surveiller les activités de près pour vous assurer que le contrat est rempli et éviter que l’implémentation ne dérape.

Les étapes clés comprennent :

Avertir les éditeurs : Vous devrez envoyer une notification formelle à l’éditeur retenu et aux éditeurs éliminés. Soyez prêts à gérer les disputes qui pourraient surgir des éditeurs qui ont vu leur offre refusée.
Négocier le contrat : Avant de signer, assurez-vous que le contrat remplisse toutes vos exigences et comprenne des clauses qui vous aideront à surveiller le processus d’implémentation, obtenir des rapports sur la progression et éviter tous coûts cachés.
Planification de l’implémentation : Assurez-vous que votre plan comprend les livrables précis pour chaque étape importante, une définition claire de la portée des phases ainsi qu’un plan d’urgence que vous pouvez mettre en action si le calendrier dérape.
Surveiller l’implémentation : Alors que l’implémentation progresse, une vérification de chaque étape importante vous aidera à garantir que l’éditeur vous fournit tous les produits et les services spécifiés dans le contrat.
Informer les parties prenantes : Vérifiez chaque étape importante de l’implémentation et fournissez des rapports détaillés à vos parties prenantes.
Négocier des produits et services additionnels : Parfois, une déviance dans la portée du projet est inévitable. Soyez prêt à négocier le coût de produits et de services additionnels si le besoin apparaît.

Les ressources et services d’aide à la sélection complets de TEC sont conçus pour vous aider durant toutes les étapes de cette méthodologie des pratiques d’excellence, que vous exécutiez le processus par vous-même ou avec l’aide de nos spécialistes en sélection de logiciels.

Les centres d’évaluation de TEC vous équipent avec toutes les ressources dont vous avez besoin pour rechercher, évaluer et sélectionner les solutions logicielles, des articles, rapports, études de cas et livres blancs les plus récents à l’outil d’évaluation et de sélection, le Conseiller TEC.
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Fonctionnant grâce à ebestmatch, notre moteur d’aide à la décision, le Conseiller TEC vous fait économiser du temps et simplifie les démarches en vous fournissant un environnement structuré pour la définition et hiérarchisation de vos exigences. À l’aide de graphiques et de tableaux faciles à comprendre, vous pouvez cibler les éléments qui font varier le classement d’une solution et effectuer des analyses de sensibilité afin de voir si les éditeurs gagnants demeureront au sommet tandis que vos priorités changent.

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Notre équipe d’aide à la sélection de logiciels peut vous outiller avec tout ce dont vous avez besoin pour gérer votre propre projet de sélection ou vous guider durant les étapes importantes de votre projet grâce à notre méthodologie d’aide à la sélection. En plus de compléter les projets d’évaluation et de sélection, nous offrons également une variété de services de conseil, y compris des services de post sélection conçus pour vous aider durant la négociation du contrat et les étapes d’implémentation.

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