İş Performansı Yönetiminin Temelleri: İş Performansı Yönetimi ve Bunun Kuruluşlara Yönelik Faydalarına İlişkin Bir Değerlendirme

  • tarafından yazılmıştır Lyndsay Wise
  • Yayınlandığı Tarihi Haziran 4 2013



Piyasalar iş performansı yönetimini (BPM), kurumsal performans yönetimini (CPM) ve işletme performansı yönetimini (EPM) birbirlerine alternatif olarak kullanmaktadır. Tedarikçiler ile endüstri analizcileri bu terimleri performans yönetimini tanımlamak için kullanmaktadırlar ancak temelde hepsi aynı şeyi kast etmektedir. BPM iş zekasının (BI) yeni neslini temsil etmektedir ve performansı en iyi hale getirmek ve kurumsal stratejiler oluşturmak amacıyla kuruluşların iş süreçlerini yönetmesinde ve temel performans göstergelerini (KPI’ler) ölçmede yardımcı olacak yazılımların kullanılması olarak tanımlanmaktadır.


Bu makale, performans yönetimi yazılımının uygulaması esnasında göz önünde tutulacak temel kriterlere odaklanacaktır:


• Temel performans göstergelerinin bir kuruluşun odaklanması ile tanımlanma biçimi
• Veri madenciliğinin anlamı ve önemi
• İş kararlarının alınmasında puan tabloları ile gösterge tablolarının önemi
• Bir BPM çözümünü uygulamanın getirdiği faydalar ve sorunlar


BI karşısında BPM: Kısa bir değerlendirme


BPM uygulamaları kurumların veri analizine ilişkin bir yaklaşım getirmesini sağlar. Veri madenciliği araçları mevcut eğilimleri belirler ve kuruluşların geleceğe yönelik mantıklı planlar yapmasını sağlar.

Ayrıca performans yönetimi yazılımları kuruluşlara, özetlenmiş verileri görme ve faydalı detaylara ulaşmak için operasyonel veri depolarına erişme fırsatı sağlayan görselleştirme özellikleri (gösterge tabloları gibi) temin eder. Bu, veri yollarını, zamana yayılmış boyutsal verileri işlemek amacıyla tarihsel veri çekmekten faydalanarak tanımlayan geleneksel BI yazılımlardan farklıdır.


Geleneksel olarak kuruluşlar, kuruluşun bütünü içerisinde karar alıcılara veri sağlamak amacıyla, belirli aralıklarla sorgulanmış veriler ile finansal raporlar üreten aylık süreçler geliştirmişlerdir. Ayrıca kuruluşun genelinde, raporlama süreçleri kullanıcılar ile karar alıcılara düzenli statik raporlar temin edecek şekilde uygulanmıştır. Rekabetin ve potansiyel müşteri tabanlarının artmasıyla (küreselleşme ve teknolojik gelişmeler sonucunda) birlikte, kurumsal ihtiyaçlar farklılaşmış ve daha sık bir biçimde daha fazla miktarda veri elde etmek için daha güçlü raporlama araçlarına gereksinim duyar olmuşlardır. İşletmeler artan veri taleplerine kendilerini uyarlamaya yönelik bir eğilim içindedirler ve kurumsal planlamalarında öngörülü olmaya çalışmaktadırlar. BI ile veri depolamanın işletme kararlarını geliştirmede kullanılabileceğinin fark edilmesi, BI’nin iş performansı işlevselliğini içerecek şekilde gelişmesinde itici güç olmuştur.


Temel Performans Göstergeleri ve Veri Madenciliği


Temel performans göstergeleri ile veri madenciliği terimleri genellikle BPM’nin faydalarını ve BPM’nin iş kararlarını nasıl etkilediğini ele almak amacıyla kullanılmaktadır. Ancak bu terimlerin ne anlama geldiğini bilmek, tek başına işletmenin başarısını garanti altına alan bir şey değildir. Bunun yerine kuruluşların, doğru stratejik kararların alınmasında gerekli olan ölçülerin belirlenmesine yönelik olarak temel performans göstergeleri ile veri madenciliğinin uygulanmasında kullanılacak uygun yöntemleri belirlemesi gerekmektedir.
Temel performans göstergeleri, finansal ve finansal olmayan başarılarını yansıtmak üzere bir kuruluş tarafından belirlenen kritik ölçüler olarak tanımlanır. Bunlar kuruluşların genel başarı için önemli olan, ölçülebilir ve nitelendirilebilir faktörleri belirlemelerinde ve gözlemlemelerinde yardımcı olur. Temel performans göstergeleri doğru iş kararlarının alınmasında faydalı olsa da, yalnızca uygun bir şekilde ortaya konulduklarında ve doğru zamanda doğru kişilere ulaştırıldıklarında yararlıdır. Örneğin, geleneksel BI çevrimiçi analitik işlem (OLAP) küpleriyle, satış verileri üç yıllık bir periyod üzerine yayılarak çok boyutlu bir biçimde yansıtılabilmektedir. Ne var ki, bu gösterge tablosunun taşıdığı işlevsellikle kıyaslandığında sönük kalmaktadır. Çünkü gösterge tablosu, bir satış yöneticisinin gerçek zamanlı olarak güncel satış rakamlarını görmesine ve önceden tanımlanmış ölçüler ışığında bunları karşılaştırmasına izin vermektedir. Böylelikle satış yöneticisi, bir eylem planı oluşturmak amacıyla operasyonel verilere erişmek ve bunları analiz etmek için verileri inceleyebilmektedir.


Temel performans göstergeleri bir kuruluşun işlevine çok bağlıdır. Kar amacı gütmeyen bir firma, bir programın başarısını belirlemek amacıyla belirgin bir gönüllü eğitim kursuna yönelik toplam katılım ile bu kurstan mezun olanların oranını ölçmek isteyebilir. Ancak satış odaklı bir şirket müşterilerin dönüşleriyle elde edilen gelir miktarını belirlemek için ölçüler koymak isteyebilir. Satışların artması için, müşteri tatmini ile tekrar eden satışları ölçen bir temel performans göstergesi uygulanabilir. Finansal bir kuruluş için, düzenleyici şartları karşılamak veya müşterilerin potansiyel kredi risklerini en aza indirmek gibi potansiyel risk yönetim meselelerini belirlemeye yönelik temel performans göstergelerinin konulması önemli olabilir. Bu tedarikçilerden teslim alınan parçaları takip etme ihtiyacı duyan imalatçı bir kuruluştan veya çalışanların performansını ölçmek ve arttırmak isteyen bir devlet dairesinden farklıdır. Doğru temel performans göstergesini koymak ve bilginin doğru kişilere aktarılmasını sağlamak, başarılı bir BPM aracının uygulanması ile topyekun bir başarısızlık arasındaki temel farkı yaratmaktadır.


Veritabanlarındaki bilgi keşfi (KDD) olarak da adlandırılan veri madenciliği, veritabanları içindeki veri yollarını açığa çıkartır. Çok sayıda veri arasında var olan yolları keşfetmek amacıyla kullanılan bir araçtır. Veri madenciliği kuruluşun meydana gelen şeylerin sebebini belirlemesini sağlar ve ilk bakışta alakasız unsurlar arasındaki bağlantıları çıkarabilmesinde ona yardımcı olur. Örneğin bir kuruluş satışları arttırmak istiyorsa, sezgisel yazılımla müşterilerin satın alma davranışlarını belirlemek zaman kazandırır ve karar alıcının bu davranışları temel alarak stratejiler geliştirmesini sağlar (bu davranış biçimlerinin neler olduğunu belirlemek için zaman harcanmamış olur).  Bir kredi kartı firması müşterilerin satın alma davranışları ile harcama alışkanlıklarını belirlemek isteyebilirken, tıbbi ilaç sektöründeki bir kuruluş imalat süreçleri ile envanter denetimini geliştirecek bir temel performans göstergesini yaratmayı tercih edebilir.
Veri madenciliği ayrıca, ilişkili veritabanları içindeki çoklu tablolar arasında bulunan veri yollarını bulmak için de kullanılabilir. Bu oldukça avantajlıdır çünkü verilerin merkezileştirilmesi (ve kurumsal verilere ilişkin tek bir bakış açısına sahip olmak) kuruluşların uygun ölçüler koymasını sağlamaktadır. Bunun yanında veri madenciliği, bu ölçüleri daha kolay ölçmelerinde, geleceği öngörebilen kurumsal planlamalar yapılmasını sağlayan veri yollarının bulunmasında ve verilerin tanımlanması temel alınarak müşterilerin hedeflenmesinde kuruluşlara yardımcı olur.


BPM’in bir organizasyona daha hangi şekillerde faydalı olabileceğini belirtmeden önce, kuruluşların performans yönetim yazılımlarını nasıl kullandığını göstermek için kullanıcı arayüzü unsurlarını tanımlamak önemlidir.
Gösterge Tabloları ile Skor Kartlarına Dair Bir Değerlendirme


Veriler ister gerçek zamanlı olsun, isterse stratejik veya temel performans göstergeleri sonucu elde edilmiş olsun, gösterge tabloları organizasyonel verilerin görsel bir sunumudur. Görsel olarak temel performans göstergelerini takip eder ve kullanıcıların raporlara ve daha detaylı bilgilere erişmelerini sağlar. Ayrıca karar alıcıların özet verilere erişebilmesini, görülen verilerin kaynaklarını belirlemesini ve operasyonel veri seviysindeki verileri analiz etmesini sağlar. Bunun bir örneği bir ürünün satış hedeflerini karşılayıp karşılamadığını belirlemek amacıyla görsel bir ölçüm olarak ışıkların kullanılmasıdır.


Skor kartları, stratejik hedefler ile işletme hedeflerine yönelik odak noktalarıyla ilişkili olan temel performans göstergelerini tanımlamak amacıyla, çalışanlara, departmanlara veya işletme birimlerine ilişkin kurumsal bir bakış açısı sağlayacak şekilde ayarlanabilir. İster finansal, ister operasyonel, ister müşteri odaklı isterse niteliksel olsun, bu temel performans göstergeleri kuruluşça belirlenen öncelik ve hedeflerle ilişkilidir. Verilerle bağlantılı olarak skor kartları, kuruluşça belirlenen gerçek ölçülerle birlikte bir şirketin kısa dönemli ve uzun dönemli hedeflerini sıralamaktadır. Diğer ölçülebilir kıstaslar risk faktörlerinin yanısıra endüstriyel ve kurumsal performans referans noktalarını içermektedir.


Birden çok bölgede ofise veya satış kanalına sahip kuruluşlar için, haritalar etkili görselleştirme araçlarıdır. Satışların en üst seviyede nasıl yürütüldüğüne dair çıkarılan raporlara erişilmesini sağlar. Diğer özellikler, ölçülebilirlik, aciliyet ve görülebilirliğe göre, yukarıdan aşağıya sıralanmış bir düzende konuşlandırılmış bir perspektif hiyerarşisinin yaratılması sonucunda, kurumların makro bir bakış açısından kurumsal stratejilerini görmelerini sağlayan strateji haritalarını içermektedir. Bunun yanısıra, sebep ve sonuç şemaları, yönetimin düşük seviyedeki satışlara veya diğer performans sorunlarına sebep olabilecek faktörleri belirlemesini sağlamak amacıyla farklı yapılar ile performanslar arasındaki ilişkileri göstermektedir. Bunlar, kullanıcıların kuruluş içindeki uygun verileri analiz etmelerine yardımcı olması için BPM yazılımının sunduğu araçların bazılarıdır.


Bir BPM Çözümü Kullanmanın Faydaları


BPM her türden kuruluşa faydalı olabilecek bir çözüm yoludur. Mesele ister finansal performansın yönetilmesi, ister çalışanlara, müşteri ilişkilerine ve satışlara ilişkin performansın yönetilmesi olsun, isterse de kurumsal performansa ilişkin bütüncül bir bakış açısının sağlanması olsun, eğer halihazırda biri uygulanmamışsa, kuruluşlar bir BPM çözümünü göz önünde tutmalıdır. Ne var ki, projenin türü ve ölçeği kuruluşun hedefleri ve ölçeğine göre değişiklik gösterecektir. Ancak doğru hedeflerin konması ve doğru kıstasların belirlenmesi bu aracın başarılı bir şekilde kullanılmasını garanti altına alacaktır.


Bir BPM çözümünün uygulanmasıyla ilişkili temel avantajların bazıları şunlardır:


• Veri Yolları: Yazılım içerisindeki veri madenciliği ve öngörücü analiz araçları hem veri yollarını belirleyebilir hem de çıktılar ile yatırım getirisini (ROI) öngörür.
• Verilerin Merkezileştirilmesi: Verilerin kuruluşun bütünü içinde merkezileştirilmesi, hesaplamaların veritabanında veya kademeli tablolarda yapılması gibi çalışanların tek bir sayısal dizi ile çalışması anlamına gelmektedir. Finans departmanlarında bu önemli bir gelişmedir çünkü kullanıcılar geleneksel olarak, kendi algoritmaları ile hesaplamalarını bambaşka kaynaklardan çekilebilecek verilere uygulamaktadırlar. Bu durum çok farklı finansal sonuçların ortaya çıkabileceği anlamına gelmektedir. Verilerin merkezileştirilmesi ayrıca, birçok kullanıcının farklı farklı elektronik tablolarda çalışması yerine aynı anda verileri işleyebilmesi demektir.
• Sahiplik: Veri sahipliği bilgi sistemleri (IS) yerine kullanıcılara transfer edilebilir, böylelikle kullanıcılar kendi süreçlerini yaratıp yönetebilirler.
• Çalışanların İzlenebilirliği: Sorumlulukların seçilmiş görevler ve süreçlere atanmasıyla çalışanların izlenebilirliği artar. Süreçler izlenebilir ve performans göstergeleriyle karşılaştırılabilir.
• Verilerle Çalışma: Çalışanlar operasyonal verilere doğrudan kullanıcı arayüzünden erişmek için raporları ve skor kartı verilerini araştırabilirler. Hatta seçilmiş çözüme bağlı olarak mevcut operasyonel bilgileri güncellemek için verileri değiştirebilirler.
• Veri Transferi: Düzenli operasyonel sistemlerden gelen verilen merkezi bir biçim içine aktarılabilir, böylelikle daha sonra yöneticiler tarafından kullanılabilir.
• Temel Performans Göstergelerinin Takibi: Temel performans göstergelerinin takibi, her zaman performans göstergelerini takip etme, performansı yönetme ve sonuçları tahmin etme yeteneği sağlar.
Ancak, her derde deva bir BPM vardır demek pek mümkün değildir. Bir BPM çözümünü uygulamakla ilişkili yaşanabilecek sorunların bazıları şöyledir:
• Özgüllük: Bir kuruluşun doğru çözümü seçmesi önemlidir. Teklifler performans yönetimi endüstrisi içerisinde farklılık gösterir ve her bir tedarikçinin kendi güçlü ve zayıf yanları vardır. Bir kuruluşun kendi iş gereksinimlerini belirlemesi ve bir tedarikçinin bu ihtiyaçları karşılayabileceğinden emin olması elzemdir. Örneğin bir tedarikçi ürünü skor kart işlevselliğini geliştirmiş olsa da, Microsoft Excel ile çok uyumlu olmayabilir.
• Entegrasyon: Yeni bir sistemin kuruluşun mevcut mimari içinde ölçeklendirilebilir olduğundan emin olmak için entegrasyonla ilişkili meseleler göz önünde tutulmalıdır. Genel sistem mimarisinin yanısıra, kuruluşlar yeni bir sistem kurulumu esnasında ortaya çıkabilecek ek sorunların üstesinden gelmek için veri entegrasyonu ile kendi veri analiz yöntemlerini göz önünde tutmalıdır.
• Karmaşıklık: Bir kuruluş yeni bir çözümü başarılı bir şekilde hayata geçirmek istiyorsa, yeni performans yönetimi sistemi adım adım uygulanmalıdır. Çözüm tek bir zaman dilimi içinde tek bir birim için uygulanmalıdır. Örneğin finans ile başlanmalı daha sonra kuruluş boyunca genişletilmelidir. Bu şekilde, uygun olmayan ölçület belirlemiş geniş kapsamlı bir BPM çözümünün uygulanmaması adına, doğru temel performans göstergeleri koyulabilir ve doğru hedefler belirlenebilir.


Sonuç


BPM karar alıcıların verileri kullanımı kolay bir şekilde görmelerini sağlar. Ayrıca kuruluşların temel performans göstergelerini yönetmesini ve analiz etmesini sağlayacak ve geleceği öngörebilen kurumsal planlar için kıstaslar koymalarını sağlayacak görseller sağlar. Göz önünde tutulması gereken temel BPM unsurları temel performans göstergeleri, veri madenciliği, skor kartları, gösterge tabloları ve elbette bir BPM çözümünün uygulanmasıyla bağlantılı faydalar ile sorunlardır.


Hem büyük hem de küçük kuruluşlara yönelik birçok çözüm bulunmaktadır. Bu şirketlere farklı fiyat aralıkları içinde yer alan birçok farklı ürün teklifi arasından seçim yapma şansı vermektedir. Her bir kuruluş kendilerine özel kriterlerle birlikte yukarıda bahsedilen genel işlevselliği göz önünde tutarak, hangi çözümün ihtiyaçlarını en iyi şekilde karşılayacağını belirlemesi gerekmektedir. Kuruluşlar ayrıca, ister kişiselleştirme ister uyumlulaştırma yoluyla olsun uygulanan çözümün değişim ile büyümenin sağlanmasında ne derece uygun olduğunu akılda tutmalıdırlar.

 

 
comments powered by Disqus