中小企业云资产采购指南----第一部分

  • 作者: Phil Reney
  • 发布于: 六月 15 2011



云计算正改变着IT管理的范围,企业必须高度适应这种变化,以保持他们业务运营的连续性。尽管中小企业普遍采用了软件托管服务,但是现阶段,能够帮助他们将这些工具与云计算解决方案整合的信息是非常有限。事实上,目前市场上可用的大部分信息都是为大型企业服务的。

增加这些挑战之后,如果您盲目地将访问权限、解决方案的可扩展性和开支节省变得轻而易举,那么“云”将使您的业务一落千丈。在中小企业多年的工作经验使得我有一种使命感----希望与更多的人分享我对云的一些想法,分为以下三个部分。

·         第一部分:基本知识

·         第二部分:软件采购

·         第三部分:软件管理

在您搜索软件供应商之前,我想先让您了解一些云的基本知识。

专有名词

虽然“云计算”和“*即服务”(或者“*即服务”,“*”代表将要提供的解决方案)是两个相关的名词,但其实还是有一定差异的。云计算是指通过实际的技术框架提供基础设施,在您的企业外部管理数据和应用程序(有时也有可能是硬件),并通过互联网进行远程访问。即服务,是指由软件供应商向您提供商业化应用程序,服务条款和定价结构等都是事先设定的。

出于同样的原因,即服务涉及的不仅仅是软件----同样也被称作软件即服务(SaaS),并且由软件供应商大型基地来提供服务,背后的主要驱动力来自于中小企业对*即服务的普遍采用。因此,十分有必要理解以下几个名词之间的区别:基础设施即服务(IaaS),平台即服务(PaaS),监视即服务(MaaS)和通信即服务(CaaS)。为什么呢?对云领域专用名词的了解,有助于您弄清企业需求,理清项目思路,这都将大大提高您找到最佳软件供应商的几率。供应商的软件产品的衍生或者是组合都是存在的。您可能会发现供应商的一些变化,比如价格结构往往被认为是订购费,也有可能是基于使用情况(按使用次数收费)或者是两者结合来对待。

重要定义

基础设施即服务(IaaS)指的是所有的计算机基础设施都服务商来提供如服务器、网络设备、网络连接和软件等。使用费用是根据用户的需求来定,比如用户租用了什么或是使用了什么。

平台即服务(PaaS)指的是为基于Web的应用托管和创建的虚拟化开发平台,就是将软件研发的平台作为一种服务。这种媒介是为了满足开发者的计算机资源需求而设计的

监视即服务(MaaS)指的是将IT部门的安全运营和其附属活动外包出去,比如服务器维护和数据完整性。这将适用于那些在企业内需要履行这些服务的需求的部门,或那些希望拥有这项功能的部门。

通信即服务(CaaS)是一种传统意义商务交流的变革,如电子邮件(E-mail)和电话会议等。这种类型的服务是为语音IP电话(VoIP)、即时消息(IM)、协作管理等提供硬件和软件,以及视频会议服务。

事实上,“即服务”这个概念已经远远超越了其最初构想。其理念一直被大家与外包服务相混淆,这也难怪,因为供应商提供的服务,通常是IT部门日常运营的一部分。您不禁会问:这是IT支持,还是支持即服务?

 

您是谁?(多打几个问号)

您打算改变您的IT平台吗?

您的效率达到了某种高度吗?

您的利润没有达到预期的目标吗?

您必须明白这些让您处于十字路口的决定是至关重要的,因为这将有助于您定义和处理那些支持您的策略的工具和流程。

例如,假如您的策略是扩大业务国际出口量,那么您将需要一套符合国际出口条款、政策法规、物流等等的工具。

换句话说,假如您的策略只想通过简化流程来提高效率,那么功能并不是您首要考虑的因素;相反,您应该专注于在处理今后变化的情况之前,严格地定义现阶段企业将要进行的流程。

定义您的需求

很多企业将自己的IT部门看作与其它部门完全不同,从某种意义上说,在企业做一些IT决策时,往往忽略了一些基本的东西。这是很不应该的。在大多数情况下,IT决策没有被完全传达或实施的原因在于,企业内部多变的决策过程没有得到充分识别或正确分析。

请花时间分析您的业务目前正处于一个什么状态,五年后又将处于一个什么状态。这样的分析有助于您制定长期计划,但是小型企业一般需要应对更多变的情况,因而过度的基础设施或组织的规划都将是既费时又费钱的活动。这将如何影响您对解决方案的选择呢?寻求那些便于升级和扩展的解决方案,以支持您的企业不久将来的变化。即服务的解决方案扩展性不仅体现在用户数量上,还有功能方面。

当您在实施一套新的解决方案时,关于业务流程建模的主要问题,角色设定和功能等因素在与传统的内部部署和托管/外包/*即服务之间是非常相似的。在采购和管理这些云资产时需要考虑的因素,我将会在接下来的第二和第三部分中涉及到。

战略部署企业将来的变化

当我在观察和分析中小企业管理软件项目失败或是成功的原因时,我发现,这与项目参与者本身的知识和投入程度有一定关系。当然,这适用于所有规模的企业。毕竟,个人决策的影响和个人对团队的贡献在一个小团队里是有限的。因此,在开始对您的业务产生巨大影响力的决策流程之前,我强烈建议您对您的人事管理进行评估。

如果这是您第一次选择托管解决方案,对您的企业来说,也许并非是一件坏事,可以利用这个机会,了解是否有员工拥有实施主机托管或内部部署型解决方案方面的实战经验。这些人可以被选为项目规划的主要成员。不过,这并不意味着您可以将那些没有项目经验的人员排除在外。理想来说,您的团队成员应该包括那些由于项目实施给某些部门造成直接或间接影响的部门员工,或者至少是有着丰富项目知识经验的人。毫无疑问,由于您的公司规模,您不可能每次都充分利用行政部门来计划和安排所有事情,但是,您现有的各种投入将有助于减轻复杂项目规划中出现的盲点。

请记住,您的每一个位团队成员,不可能像对待自己在企业中的职责和角色那样,能够百分之百完全投入到项目中。根据项目来设定不同阶段的不同任务,这将有助于您了解项目的范围和大小。这些活动能够帮助您确定,在利用额外的内部资源之前(如加班、人员调动等),是否有足够的资源来完成项目,也可以从供应商或者合并的公司获取资源。

哪些人应该参与?

从您的业务角度来说,所有涉及的相关部门都应该积极参与。这是一个既简单又复杂的过程。怎样才能实现呢?这需要沟通、培训和参与,这些都将是驱动项目的有效手段。为了让大家更好地投入到项目中,您不但要把变化的需求与您的团队沟通,而且还应该让他们了解这些变化的原因,要让每个人有共同的愿景。这不但会使项目推广变得容易,而且还能达到事半功倍的效果以及帮助您设定需求。

然而有时候,尽管一切都在掌控之中,向外界寻求帮助还是必要的。在该阶段,您应该向谁寻求帮助呢?研究分析公司或集成公司等。

研究分析公司的专长是为寻找IT解决方案的企业提供选型服务。在公平、公正的保护伞下,TECGartnerForrester等这些研究分析公司与别的咨询公司不同的是,您可以充分利用他们对软件供应商的研究结果,来进行大量的软件供应商的数据比较。在某些情况下,比如TEC,他们的在线决策支持系统(英文简称为DSS----可以为您提供所有您感兴趣的软件供应商解决方案的在线对比服务。通过TEC的在线评估,您能在很短的时间里得到一份软件供应商候选清单。使用DSS可以验证您的选型流程,特别是那些第一次进行软件选型的企业。

集成公司,如ProgressDataprise,他们的专长是为企业提供IT解决方案的实施服务(包括软件和硬件)。他们除了充当您当前形势和解决方案实施的差距之间的桥梁外,还和某些供应商有分销合作伙伴的关系。一般来说,集成公司都有丰富的解决方案实施经验,您可以利用他们的这个优势,使您的解决方案得到更快、更好地实施。换句话说,如果您不在项目实施前做详尽的调查,那您很可能会被迫使选择一个勉强符合您特定业务需求的解决方案。

与那些专门为某个特定行业服务的软件供应商不同的是,通常,研究分析公司和集成公司每天面对形形色色的客户,他们广泛的业务知识和丰富的实施经验,都可以从不同程度帮助您大大减少在实施方案的过渡时间。假如您的企业运作按照一个严格的时间表(如重要的待定合同,快速增长活动等)进行,那么对于软件项目的交易更多地是被视作一次投资,而不是企业的花销。

并不是有意低估海外软件供应商的能力,只是建议您在软件选型的时候最好多考虑那些在本地有办事处的供应商。主要原因是,要保证区域选择的合法性。尽管你有可能会被来自国外软件商诱人的价格所吸引,除非您对该供应商所在国家的法律制度十分了解,法律条款不一定会成为您选择软件供应商的制约,否则还是应该以考虑本地供应商为主。另外,国外的司法执行系统也许比您所了解的本国的还要慢,这样就更别谈实施所需要的时间了。请您在考虑国际软件供应商之前,对这些因素都作出考虑。排除地域,确保您选择的软件供应商能够支持您需要的语言。

现有客户调查

软件供应商应该会把他们现有客户的反馈意见供您参考。理想的情况是,您应该从不同的软件供应商那里尽可能获得多的现有客户的反馈意见,而不是从一个供应商那里得到一个客户的反馈意见(他们一般只会告诉您成功案例,但是这些积极的结果仍然可以作为你选型的考虑因素)。当然,多样性将为您开拓一个更广阔的选型视野,帮助您找到最适合自己的解决方案。

您在现有客户调查中应该看到这些内容:项目长度;软件供应商对项目的贡献和努力;在项目完成实施并投入之前,软件供应商的准备情况(如数据清除和格式化,流程建模,培训等等);实施过程中遇到的困难等。这些都将帮助您设定项目范围和框架。

通过对项目时间的设定,可以帮助您计划与项目有关的具体活动。这些活动也许会暂时影响到您的企业运营,看看如何(何时),可以减轻项目对现阶段业务的影响。可以从这三个方面来估计项目的时间:准备、培训和实施。不过,项目的时间框架并不是绝对一成不变的,因为您的业务和软件供应商本身也是在不断变化的。根据项目进度时间表,您就可以对资源进行更有效地分配。此外,当进入和供应商价格谈判阶段,这些都可成为您能够参考和比较的信息。

来自供应商的贡献可以让您了解到哪些是可以完成的,哪些需要包含在客户调查中。一些主要的贡献包括劳动力、技术和专家的利用等。尽管,可以考虑托管软件服务,但是这种服务方式无论从技术角度或是服务角度来说,都不是非常标准化。软件供应商的产品往往是不同的、个性化的,在谈判的过程中,您有可能发现对于您的企业有利的某个功能模块并没有包括在内。

了解供应商不同的成功案例和实施过程中遇到的困难,将帮助您评估和应对项目中的风险。向供应商咨询他们的服务水平、应用程序的性能、问题处理、价格区间(随着用户人数变化而变化)、数据完整性是否一致等。这一点将在该指南的采购部分做更详细的介绍。

获取信息

随着业务需求没有显示出放松迹象,加之中小企业越来越容易得到更多的选择,不妨假设只有那些可以让中小企业受益的功能才是被需要的。我亲身经历了两次失败的项目:由于在理论下可行,某企业购买的软件包含了比他们实际需要还要多的功能,但事实上,这些功能很多都是在日常业务运营实际操作中无法使用;某企业能够在理论上完全接受由于软件实施带来的变化,但是在现实中无法有效地、正确地利用这些新功能。请记住:为了确保项目的成功,沟通、学习、参与和有条不紊都是必须做到的。

通过我的这部指南,希望您得到的不仅仅是成功实施即服务解决方案的必要工具。我更希望您能真正理解,保持清晰完整的理解,并确保所有的活动都符合您外部和内部的业务运营是至关重要的。为什么?供应商也许可以帮助您成功,但是他们不可能每时每刻都伴您左右,更不可能了解您的业务策略。

阅读英文原文:http://www.technologyevaluation.com/research/articles/cloud-assets-a-guide-for-smbspart-1-21983/

 

 
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