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经济萧条时期的员工培训

发布于: 九月 4 2009

经济萧条时期的员工培训
作者:Phil Simon, 翻译:陈瑶

当重新评估人员规模时,企业实际上希望员工以更少的资源完成更多的任务。 除了减少员工数量,很多企业还削减与员工相关的费用,尽管这种开支可为企业带来长期的效益。 典型的例子包括削减应用系统培训费用和用户互访的差旅费,尽管这些有助于员工之间的沟通和信息交换。 本文将从企业系统的角度来探讨在经济衰退时期企业培训的重要性、效益和风险。

日益增长的企业风险

不难想象,上述的费用削减必然导致企业风险日益增长的恶性循环。这直接影响了企业的可持续性发展:

  • 实际上,企业减少或取消了可帮助用户了解如何更好地使用企业应用系统所需的正规培训和非正式机会。
  • 这反而强化了用户的一些坏习惯和不良的处理方法。
  • 同时,企业还在减少人员数量,这就导致更少的员工承担更多的工作。 这也意味着更少的员工换岗培训时间。
在这种情况下,如果核心员工离职,这不仅加剧企业风险,而且还可导致用户文件的流失。 举例说,现任员工可能很快就明白Alex负责常规的界面,Neil负责发票对账,Julian负责向政府报税,而Nancy负责数据库备份。 但是,如果Alex, Neil, Julian, 和Nancy离职,他们很可能无法或不愿意帮助前雇主,即使他非常需要这些帮助。 通常,接任者最好对前任的工作有所了解。 否则,这很可能导致错误增加,财务违规行为,外部顾问的昂贵咨询费用,或一些非常不好的后果。 更有甚者,一个员工的离职可造成工资遗漏,政府审计,或安全漏洞等严重问题。

机遇和收获

预算紧张的企业不一定在现在这个时候减少员工数量。 人员规模减小和企业后备队伍之间存在着根本性的对立矛盾。 当最终用户普遍缺乏对应用系统和技术知识的了解时,核心员工的离职可给企业造成巨大损失。 即便是在现在这个经济萧条的年代,员工可因为任何原因而选择离职。 出于这个考虑,企业应考虑增加而不是削减员工培训。 不论员工是接收不同职能的换岗培训,还是一起学习新知识,培训为企业带来的效益可抵消其成本。 首先,也是最重要的是,培训可降低核心员工离职的可能性。 其次,培训的中长期经济效益可大大超出其本身的成本。 如果那些具有丰富技能和全球视野的超级用户还对各种不同的自动化方案十分了解,那么两个这样的用户可完成三至四个最终用户的工作。 最后,员工在企业裁员时本已十分紧张。与不断提醒员工未来的不确定性相反的是,培训可给员工一种强烈的信号:企业希望帮助你发展技能。 这个信号还意味着:“尽管现在经济衰退,我们仍然在履行帮助我们的员工发展技能的承诺。”企业的这种态度有助于减少自愿离职员工的数量。

课程种类: 公共课程vs.私人(小班)课程

当企业决定安排培训课程时,它还需要作一个重要的决定。 如何安排课程地点? 对于希望提高新系统的内部应用技能的企业来说,它有两种选择: 它可让员工参加公共的或私人的(小班)培训课程。 公共课程一般在软件供应商的办公所在地或其授权的地点举行。 这种课程的成本大约每人每天500美元。 处于不同实施阶段的企业常常让员工参加通用的应用系统使用培训课程。 换句话说,如果让一个薪酬福利经理参加关于如何在企业内部设置和处理工资的公共课程,就不十分合适,尽管他可通过这些课程增长一些知识。 主要原因是,其他企业的薪酬专员也会参加这些公共课程,培训师会很笼统地讲授工资应用系统。 为了参加这些培训,客户须到软件供应商所在地,这有时意味着高额的差旅费用。但是, 既然作为最终用户的客户已挤出工作时间来参加培训,他们应可专注于培训课程和所学习的应用系统。 从技术上说,软件供应商应具备充分的计算机终端和培训数据区域。 换句话说,客户参与这类公共培训时,既不必投入本组织的IT资源,也无须随身携带安装现有系统的笔记本电脑。 从成本和授课内容上说,私人课程和公共课程十分不同。 首先,当软件供应商为客户提供定制的现场培训时,他们的收费通常会超过3000美元/天,因为他们知道这种现场培训为最终用户节省了差旅费。 因此,如果严格地从成本角度上说,当参加私人课程的人数超过6个人时,这种培训方式更有利于企业节约成本。 从授课内容上说,培训师会为该用户量身定制议题。 比如,在一个私人的薪酬培训课上,薪酬经理可以问很多与其企业的工资设置和处理相关的问题。 虽然培训师前往用户所在地为其提供私人培训这种方法较为经济,但是用户还需考虑一个问题,即培训地点也是员工办公地点。 参加培训的员工很可能因为一些紧急事件而离席,这就削弱了培训的整体效果。 另外,从技术层面上说,培训师去授课时,一般不携带装载了软件和培训数据区域的笔记本电脑。 因此,私人课程的IT投入往往比公共课程大得多。 既然企业已花费3000美元/天请培训师来授课,那么它还应在开课前确保硬件和软件系统的状况良好。 没有什么比“调皮捣蛋的”软件系统和数据区域缺乏更能阻碍培训的正常进行了。 客户管理层最不希望看到的就是,员工接受公共课程培训后的不满情绪。 除了正规的培训课程(不管是公共的还是私人的),自主学习的趋势已越来越普遍。 最近十分流行的趋势有基于web的培训(WBT)。 尽管成本节约效果显著,方便指数也高,但是参加培训的员工常因为电话、email或敲门声而分散注意力。 因此,虽然公共课程的费用较高,但其独立的授课环境更有利于学员获取知识。

须考虑的因素和忠告

为了进行培训而培训完全是徒劳无益的。 企业须确定:他们的培训投入将为其带有有形的收益。 用户可用三天时间了解一种稳健的新技术。 但是,即使是对于那些积极性和技能水平很高的学员来说,这也并不意味着他们已经掌握了这项新技术或知道如何在企业环境中部署该技术。 以下面的两个人为例: Boris参加了Cognos PowerPlay的培训,这是一款非常稳健的商业智能(BI)软件。 同时,Patty参加了Crystal软件培训,这是一种非常强大的报告生成应用系统。 Boris和Patty都是技能非常纯熟的用户。一直以来,他们也都向其主管表达了学习新软件的愿望。 在培训中和培训完成后,他们对于新功能以及可能借助其实现的改进十分兴奋, 并跃跃欲试地把新功能应用于工作中。 事情从这里开始分化。 Boris没有挤出时间来应用PowerPlay。 搭建数据立方体很耗费时间,他又苦于日常工作缠身。 于是,他每两三个星期花半个小时左右的时间来使用这个新软件。在这半个小时的时间里,不排除有电话干扰。就这样,他很快就不记得他学过什么了。 他最初的热情逐渐消退,曾经在培训中获得的知识渐渐丢失,PowerPlay也没有在企业运营中产生任何影响力。 相反,Patty在培训后马上开始运用Crystal系统编写报告,并把它发送给所有相关的部门。 她充分地利用自己的热情和从培训中获得的知识,并通过网上的论坛推广自己的实践经验。 她还对新报告进行测试,尝试用不同的方法来提取、操纵和向内部员工演示数据。 在她的努力下,很多用户释放了多余的带宽;他们也无须再从完全不同的信息源手工合成报告。 现在,收件人通过电子邮件附件接收报告,且无须对所需的数据作进一步的修改。 这些改进帮助Patty的雇主节约了大量加班费方面的人工成本,并可及时访问准确的和可立即付诸行动的商业信息。 这是一个共赢的局面: Patty获得了宝贵的技能。这些技能进一步提高了她的工作效率。 企业通过该培训获得很高的投资回报(ROI),并可通过数据挖掘进一步获得新的认知。

结论

不能孤立地分析员工培训的益处;必须把它放在真实的商业环境中对其进行全面的分析。 企业让工作量过大、过度疲倦的员工参加培训无疑是一种浪费。 先不说该员工可能在培训中时常分神考虑工作。 虽然知道新应用系统的用途,但却无法腾出时间在工作中应用这些用途——这最终导致参加培训的员工无法充分利用新获得的技能和知识。 最后,不论是用户还是企业都无法从培训课程中获得应有的收益。 即使该用户6个月或一年后再次接触这个应用系统,他很可能已不记得如何使用该系统了。 尽管谁也不能保证员工在接受培训后会在他/她的日常工作中应用新技术,但是企业可采取一些措施来最大化这种可能性。 比如,很重要的一点是确保员工有时间来使用新技术。 企业还可通过设定年度目标和进行绩效考核等方法来督促员工运用新技术。这种方法可确保员工确实从他们的培训中获得收益。 综上所述,除了有助于减少关键员工的离职和增进员工对应用系统的了解以外,即使在经济衰退时期,应用系统培训也可成为企业的明智投资。

英文原文请见:

Employee Training in a Recession

关于作者

Phil Simon是一位资深的独立系统顾问和公共演讲家。他曾为多个不同的媒体提供撰稿。他最近出版了关于系统实施的书《新系统实施失败的原因》。 他可为企业提供全面的系统实施咨询服务,包括软件供应商选型,项目管理,商业需求分析,系统设计,培训,系统测试,界面和自定义报告开发,和文件编制等。 Phil Simon在康奈尔大学获得工业和劳动关系硕士学位,并在卡耐基-梅隆大学获得政策和管理理学士学位。 他现在居住于美国新泽西州。 您可通过他的网站 philsimonsystems.com 或电子邮件 phil@philsimonsystems.com 与他联系。

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