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你的分销数据哪个环节出了错

作者: 程荣彬 www.ciw.com.cn
发布于: 一月 24 2008



你的分销数据哪个环节出了错

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某服装鞋业企业目前在国内各个省、直辖市、自治区设有30多家分公司,终端门店4000多家,销售规模与门店规模在国内同行业中均排名前列。该企业使用国内某知名软件供应商的DRP(Distribution Resource Planning,分销资源计划)系统已有三年多的时间。由于系统本身仍在不断完善,各种原因导致的数据不准确等问题造成目前软件整体应用情况不是很理想。这一方面表现在系统应用范围小,目前仅有约1/3的分公司在使用DRP系统;另一方面表现在使用DRP系统的分公司对系统的满意度不高。而已经使用系统的分公司对系统的满意度不高也影响到其他分公司上系统的意愿。

对系统不满意的原因中最突出的问题就是系统数据不准确。

系统的数据三不管

DRP上线前的数据主要是静态数据(如基础参数设置)和期初数据。这一部分属于项目实施工作的范围,一般如果实施方富有经验,企业方又能够充分重视和配合的话,这一部分的问题不会太大。需要重视的是DRP上线后的数据准确性。DRP上线后,其数据准确性管理的难度在于三个方面。

一是数据以动态数据为主,如采购和销售订单、调拨出入库等数据。这些数据每时每刻都在发生。二是数据来源于数以十计的分公司或者代理商、经销商,和成百上千家门店,涉及范围广、人员多。三是DRP上线后的数据管理一般来说属于实施项目范围之外的事情,实施方不会关注,而企业方又往往重实施轻维护,把系统上线当成工作的结束,所以往往对DRP上线后保障系统数据准确性的工作重视不够,投入不够。

DRP系统中最核心的数据是销售和库存数据,这两类数据也是企业通常最关心的。

一般来说,只要上了DRP系统,零售开单或者销售出库等操作都会通过系统来进行,所以销售数据的准确性还是比较高的。我们看到的数据不准确主要是分支机构仓库和门店仓库的库存数据不准确。

对于库存数据而言,通常分支机构仓库或门店仓库的总数或者商品大类(鞋/服装/配件)的数量还是比较准确的。库存数据的不准确,主要是库存明细数据,即到款、到色、到码的库存数据不准确。

这种差异在不同企业、不同分支机构都不同程度地存在。有些企业、分支机构库存数据的不准确已经到了从门店到分支机构都基本不看系统库存数据的程度,系统对于他们来说只是一个用来做销售和出入库开单的工具,而库存相关的查询和报表功能基本没有发挥。

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哪个环节出了错

数据不准确实际是系统库存数据和实际库存数据差异较大。这种差异集中反映在每个月的系统期末数字和实盘单数据的差异,就是系统当中根据实盘单和系统期末数生成的盘盈亏数据(假设每月期末盘点,即最后一天盘点)的差异。 实盘数是实物盘点的结果。只要盘点准确,这个数字就是准确的。我们以门店数据为例,重点讨论期末数字,来分析哪些环节数据上可能出问题。 我们知道,期末数字=期初+进货+调入-调出-退货-销售。(注:进货指从分支机构仓库发货到门店,退货指门店退货到分支机构仓库,调入和调出指门店间的调拨,销售退货可以看作红字销售,以上数字均指当期数字。)我们看到,期末只是一个结果数字,期末和实盘数对不上,说明一定是等式右边的某个环节上出了问题。 期末:DRP系统中的库存数字,哪怕以前的数字不准,只要上个月底的盘点数字是准确的,而我们又根据实盘数字更新了本月的期初数据,那么本月的期初数字肯定就是准确的。我们发现在企业应用DRP的过程中,期初没有进行调整是数据不准确的一个重要原因。因为没有做期初调整,所以很多门店和分支机构只要以前的数据不准,以后就一直不准。关于期初没有调整的原因,见图1中的分析1及2.1、2.2。

盘点前没有及时处理当月单据,或者盘点流程操作有误,从而造成期初更新不正确,是导致数据不准确的另一个重要原因。关于期初更新不正确的原因,见图1中的分析5.1、5.2。

出入库及销售:出入库包括进货、调入、调出、退货,这是数据不准确的第三个重要来源。出入库方面可能的问题包括:漏单或单据延迟、重复录单或确认、单据与实物不一致以及在门店所用系统(零售系统)和分支机构所用系统(分销系统)间数据传递过程中可能的偏差。关于出入库,见图1中的分析3.1、3.2、3.3、3.4。此外,对于没有上系统的门店来说,通过传真、电话等和分支机构进行销售和调拨数据的传递,也是可能出问题的环节,见图1中的分析。

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如何保障数据准确性

问题分析清楚了,方法也就清楚了。对应上面的问题分析,可以将保障数据准确性所需要的工作归纳为两条。 数据处理 日清日结

保证各种销售、出入库单据的及时处理,不遗漏,不延迟,不重复,且单据与实物保持一致,如有差异须及时作差异处理。对于因为网络、系统、操作等原因而导致的上传下载的不成功,需要有专人定期检查,发现问题及时处理。 流程操作 有始有终

最关键的是盘点流程,要确保盘点前、中、后的操作完整、准确,盘点前必须将所有未处理单据及时处理完毕,盘点之后的实盘单确认、盈亏审核等必须根据系统流程要求及时准确地处理完毕。对于盘点中发现的盈亏较大的商品,从门店到分支机构都有责任核实情况、查明原因,及时准确处理。

其实,不同企业可能都已经或多或少制定了不同形式的规定或者制度,但是却缺乏有效的执行。在这个方面,解决的思路也主要有两条。

一是通过制度,一级一级明确岗位、明确职责进行监督检查,包括定期(每月、每周甚至每天)的监督检查,也包括不定期的抽查。对发现的问题及时处理,对产生问题的人员进行提醒、批评,直至采取罚款等措施。

二是通过系统,对可能出现的问题进行控制。如我们看到有企业对日常业务进行“负出库”控制,即在系统中禁止任何可能导致库存数为负的销售或调拨出库,从而能够第一时间发现和控制可能的库存数量偏差和单据错误,从而最大可能地杜绝各种人为的误差。

一般来说,企业在DRP上线之后都会遇到数据不准的问题。关于如何保障DRP系统的数据准确性,不同的DRP系统、不同的企业可能需要不同的思路、不同的解决办法。

所有办法中共同的一点就是要根据系统的流程要求制定相应的操作规范,坚持不懈地进行人员培训和考核,同时建立严格的、体系化的系统应用监督维护机制。只有这样,才能保障DRP系统数据的准确性不断提高,促进DRP系统功能的充分发挥。

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数据不准确的负面影响

对高层决策的支持欠佳

DRP系统提供的销售与库存数据是高层决策的重要依据,这些决策包括:期货与现货订货、分支机构间畅滞销商品调拨、销售与促销策略等。虽然目前销售数据是基本准确的,但库存数据的不准确,使高层的上述决策的有效性大大降低。

手工做账 工作量大

很多分支机构和门店都在不同程度地维护系统账的同时维护一套进销存手工账,这使得分支机构的财务部、商品部以及门店的账务管理人员工作量增加了一倍左右,形成了“工作量大->人员流失->新人多->效率低->工作量大”的负循环。

调拨、要货的有效性低

由于系统数据不准确,而手工账的数据又有所延迟,造成不论手工账还是系统账都难以保证分支机构进行门店间调拨或者门店向分支机构要货的有效性,造成在还有大量库存时却仍然在进行货品调入等情况,造成季末货品滞销,不得不降价打折,损失利润或者占用大量资金。

流程与部门职能的非正常化

商品部难以对门店要货是否合理进行判断,因为不对要货进行审核,而由门店直接向分支机构仓库要货,仓库以库存是否满足为依据直接发货,从而使商品部的商品管理职能大大削弱,也为门店货品滞销、积压等埋下隐患。同时,财务部由于花费大量时间维护手工账,财务的盈亏也往往以手工账为准,往往要到盘点之后次月较晚的时间才能确定盈亏数字,盈亏的明细核对和原因分析也就无法做到。

系统停用的风险

企业对系统“食之无味、弃之可惜”,勉强在有限范围内使用,不能进一步推广应用,甚至停用系统或者转而使用其他系统。这不但是软件供应商和实施方的失败,更是企业自身的损失。

 
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