企业为什么要严格管理他们的合同吗?




一对夫妇几个月前,技术评估中心(TEC)发表了两篇文章,题为“你要管理和珍惜你(最佳)供应商和企业应用程序空间的隐藏的宝石,凸显的重要性合同生命周期管理 企业支出管理及其的供应商关系管理(CLM)(SRM)。事实上,合同是公司与贸易伙伴打交道的支点。 -
买家和供应商(和他们的法律顾问)可以花大量的时间熨烫有关双方同意的合同义务及薪酬,激励,和突发事件的详细信息。对于处理几十个(甚至上百个)合同,确保贸易伙伴遵守合同的细节往往是过于繁琐,要执行不启用技术的公司。换句话说,手动的方法在处理相互依存的条款及条件及定价折扣的基础上量,供应商的表现,和其他指标的不一致和不可靠的。此外,合约,保密协议手柄 (NDAS)和知识产权的(IP)的保密权利,而不是金融交易(货物和服务贸易)本身

CLM的软件 -

重要性许多企业不具备的正式信息技术(IT)系统和流程管理合同,经常排除金融,法律,销售和/或采购管理人员和工作人员通过了解企业的​​合同,因为这些申请在多个不同的电子存储系统,或者更糟糕的是,很难访问和检索硬拷贝。公司需要合同管理解决方案来访问这些存储库,以帮助管理者获得一个全面的了解企业经营所处的贸易协定。可视性和控制能力的缺乏往往会转化为企业未能从一份合同,其与供应商,分销商和客户的关系中提取的全部价值。

在最好的情况下,用户的解决方案似乎是越来越能够追踪合同到期日,这是唯一的总合同管理的要求和潜在的好处,这样的解决方案的一小部分。除了成简单的条款,规范合同文本,付款条件,及其他要求,用户可以提高效率,通过分析辨别趋势,并确定在此过程中的薄弱环节的所有合同。了解真正的定量和定性要求的贸易伙伴和他们的能力,以满足合同中列出的参数,以确保一个共同价值的关系是至关重要的。的总价值相对的收入,利润率,以及整体供应链生态系统的成本,应该加以强调,评估,并与战略业务目标。因此

,公司正在越来越多地实现,需要采取控制他们的合同,通过专门的软件工具,以便永远不会再错过任何一个重要的最后期限,并降低他们的风险暴露。例如,卖方机构可以错过续约日期和随行保证收入,而购买方组织可能无法使用所有签约项目的条款,从而使自动化涨价无理强加给他们。

什么工作,而不是_ 企业搜索能力和分析包括最常用的工具,以确保遵守贸易伙伴协议,以及审计和审查的贸易伙伴关系。锗关键绩效指标(KPI)的提供了一个客观的方式来直接从合同的合同履约和供应商绩效评估。企业的目标是直观,直观地理解,比方说,在何时何地若干供应商未能提供重要的项目和服务,他们已经同意,或当他们未能兑现。

此外,更多的知名度,根据定量和定性的要求,如音量,订单交货时间和库存要求可定制的仪表盘和警报。例如,从他们的基于角色的仪表盘,采购经理可以探索的合同来获得一个全面的看法,该公司与供应商的关系的细节。他们可以向下钻取花交易细节,从而检讨离散交易,包括该公司渡过。对于他们来说,采购文员,不妨钻到合同的花费获得洞察公司与其供应商的关系进展,如多少与该供应商迄今已经花了面对面的人的合同。公司需要不用多说

,能见度在履行合同过程中,进度和修订的每一步,其余步骤必须履行。因此,协作和工作流往往是合同的相关条款。他们指合同人员的能力跟踪修订,想法,意见,和替代品的条款及条款。作为一个精明的CLM系统可以自动路由多项标准,其中包括美元价值,商品类型,类型的合同,日期范围,特定的成本中心的代码的基础上批准了合同。

要成功地企业CLM,企业需要的功能,支持了买方和卖方的合同类型。有巨大的价值有一个解决方案,满足企业内所有部门,由于较低的总拥有成本 (TCO),降低审计成本,减少系统维护,降低培训成本,等

合同

生命周期步骤
专家们以各种方式典型的合同生命周期定义的步骤。我赞同AMR研究 2009年的报告题为“合同生命周期管理景观:为什么CLM技术需要你的供应链的一部分,”其中三个前AMR研究公司(现在 Gartner公司)分析师规定,典型的的CLM过程有以下五个步骤:

  1. 合同制作和创作合同通常包含贸易伙伴信息,合同金额,合同规定的时间期限,以及贸易伙伴,增编,审批签名,日期和具体条款和条件,必须满足签名。
  2. 合同谈判和修订这个阶段是合同条款的谈判,重新措辞,改变了一方或双方和他们的法律和财务部门。
  3. 合同批准这一步包括批准条款,定量金额,如总价值和总签约的项目,每一个贸易伙伴和其组织的条款和条件。审批机关组织的兼首席执行官(CEO),首席财务总监(CFO),法律顾问,首席采购官(CPO ),或代表。
  4. 签名 - 在这一点上,最终双方之间的协议变得明确。当确定双方已经签订了合同,合同被认为是完整的和积极的,其持续时间。
  5. 合同归档最后一步是一个不成熟的公司,往往只是为未来记录备案合同想当然。更先进的企业使用可转位和检索信息的合规性和价值分析。

混杂的临时的CLM工具仍然二手子最佳
的,
在许多其他领域的业务及相关软件类别,一些企业已经实施的基本使用广泛使用的合同管理系统(从而引诱)办公效率和文档管理技术。例如,许多已建合同基本工作流程和存档功能,使用无处不微软产品,如 Office套件 SQL服务器的SharePoint 。其他已建合同使用Microsoft Office套件和 EMC的Documentum 企业内容管理(ECM)的套件库作为归档系统。
其它组织可能使用的Open Text公司,甲骨文的通用内容管理 UCM ,原 Stellent公司 ),或 IBM的FileNet的文件管理,有一些房子,如创作,版本控制和数字签名的自定义CLM能力。顺便说一下,许多组织使用数字(电子)签名功能从 EchoSign DocuSign ,整合到他们的工作流程和文档管理系统的审批流程,包括合同审批。

关于使用ERP CLM需求_ <虽然它有可能与一个企业资源计划管理合同/ STRONG> 的企业资源计划(ERP)解决方案,从理论上讲,选择什么是不是最优的,甚至是可取的。 ERP厂商所提供的合同管理模块(通常采购模块的一部分)通常允许存储合同,简单的变化,记录和便利的付款要求。大多数ERP供应商提供的合同管理根本无法处理复杂的合同(有许多复杂的条款)和工作流程的情况下,这可能会使组织在面对上升的企业的治理,风险管理,并遵守风险(GRC )的要求。

组织必须每天处理合同支配收入和费用支付出去,以便准确地进行财务预测。许多ERP系统,特别是级别较低的,可能不能够符合这些项目的合同条款和价格(在不同的章节和条款)。其结果是,公司可能会付出更多的或越来越少比合同中规定的。同样,ERP作为一个临时的CLM解决方案的缺点可能会暴露组织不必要的财务风险和法律风险。

在一般情况下,ERP系统处理事务的一个组织,而CLM系统处理合同和承诺管理。因此,通常是在一个组织中的两个系统的空间。这并不奇怪,CLM舞台充满了多项同类最佳的解决方案供应商。 Ariba公司 Emptoris iMANY Hyland软件 Selectica公司 SAP 甲骨文 Lawson软件 Zycus Symfact AG PROACTIS 上攻软件,和别人有竞争力的CLM提供。看以后的文章TEC深入挖掘到这些产品。

 
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