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企业软件选型指南(第一部分)

发布于: 一月 18 2008



IT收购和采购决策通常是在多种因素混杂的情况下作出的:未被满足的期望,企业内部的政治议程,软件供应商的承诺,以及令人目眩的品牌宣传。然后,行政命令、经验之谈或基于初步电子数据表对比而得出的未经充分论证的分析结果都可进一步推动决策的实施。

正如很多贸易杂志和媒体经常报道的一样,上述方法必然导致失败。我们希望通过本文帮助您了解最佳的软件评估和选型方法——帮助您了解如何客观地选择适合的软件解决方案,并降低时间和成本。

技术评估中心(TEC)的软件评估和选型方法可被分为3个阶段:

第一阶段:定义业务和技术需求第二阶段:软件评估和分析第三阶段:谈判和最后决定

概述

第一阶段

TEC的方法可为选型项目的最后成功奠定基础。如果最初的业务和技术需求定义不完整或不正确,就根本谈不上成功的系统评估和分析以及供应商谈判。很多软件选型项目对本阶段的重视度都不够,这必然导致项目失败,并可能为正在实施软件和已完成实施的企业用户招致无法弥补的损失。

TEC的决策支持系统可协助快速而准确地汇总业务流程,并把它们与软件解决方案的特点和功能进行匹配。只要严格遵循本阶段中的步骤,企业就可生成一份完整而简明易懂的需求清单,且要求新的软件解决方案满足这些需求。另外,企业还可轻松访问汇总在知识库中的数据。

第二阶段

对软件供应商解决方案的评估和分析从寻找正确的软件供应商开始,直到把范围缩小到2至3家最终的候选供应商。对于任何企业来说,这个阶段中采集的数据可能是铺天盖地的,数据操作更是难上加难。

通常,多达20或30个软件供应商都符合基本要求,而每个软件供应商的功能清单可能包括上千条的评估项。企业须逐条研究这些评估项。使用传统方法可引发严重的问题——甚至可能导致选择错误的软件解决方案。我们将向您展示,TEC的决策支持系统是如何简化这个流程,大量减少选择适合的候选软件供应商所需的时间,并帮助您作出明智而正确的决策的。

第三阶段

最后阶段包括与候选软件供应商谈判和做出最后决定等步骤。这包括在客户公司进行现场软件供应商演示。在这里,业务和选型项目组可评估每个软件解决方案,确定软件解决方案是否易于使用和涵盖关键业务流程和功能。

在本阶段,我们建议您的选型项目组收集每个软件供应商的客户案例信息,以了解他们的实施、服务、支持和培训历史。我们还将向您演示,TEC的决策支持系统是如何通过把软件供应商信息导入软件对比工具来简化和缩短这个流程,以及如何生成支持选型项目组的最终推荐意见的报告和图表的。

第一阶段:如何定义您的业务和技术需求

典型的企业应用系统选型项目在初期很少谈及技术,因为首要考虑因素是为新软件须支持的业务流程建模,以及将其与任意特定软件解决方案的功能进行匹配。TEC运用标准方法来进行流程建模和匹配。下列步骤对保证本阶段的总体成功至关重要。

步骤1: 组建跨职能的选型项目组

一个跨职能的项目组可确保满足业务需求和技术需求,并且每个受影响的部门都可了解新决策的影响。理想的项目组应由下列成员群体组成:管理层,财务或业务运营部门,最终用户,顾问,以及来自IT运营和架构部门的员工。

另外,还应从每个业务领域挑选监督执行人和主题专家(SMEs)来参与这个项目。这种部署有助于赢得业务部门的全力支持,并有助于在企业内部的其他部门推广新的软件解决方案,以及为项目组就现有流程和日常运营等事宜提供专家级支持。

步骤2: 通过评估内部需求,建立业务流程的层次

在监督执行人和主题专家的帮助下,这个项目组将负责业务流程定义和建模。首要目标是确定主要的流程分组,并保证这些群组与企业的业务领域匹配。

在这些分组中,流程与高层次的业务领域划分相对应。(详见图1和图2)在流程分组结构中,子流程将高层次的业务领域分解成主要部门。子流程包括每个部门的日常任务。针对每个活动,基于业务的规则描述可帮助了解如何执行和控制日常任务。

使用传统方法,如:电子数据表、word和流程图,将很难跟踪、组织和操作如此大量的数据。但是,如果没有正确地存储、组织或无法轻松访问这些关键信息,这将大大延迟时间——并随之导致软件选型项目成本大幅增加。

(点击看更清晰图解)
图1 :流程分组图

(点击看更清晰图解)
图2 :从业务领域穿透分解到业务规则

第一阶段:如何定义您的业务和技术需求

步骤3: 详解流程、子流程和活动

通常,监督执行人和主题专家负责详解流程、子流程和活动。应以尽可能详尽的信息记录现有流程和经过优化的未来流程的情况。这可使流程更易懂,且更易于与软件特点和功能相关联。详细信息可包括系统输入和输出,现有报告或文档的信息(或副本),以及工作流描述和流程图。这些信息用于直观地说明任意流程、子流程和活动的每个步骤。

如果处理不当,可导致“堆积如山”的信息。并且,使用传统的方法(如:电子数据表或word文档)很难清晰明了地操作或存储这些数据。事实上,由于这个任务难度很大,选型过程通常到此就嘎然而止,难以前行。

但是,我们还是有办法较轻松和快捷地完成这个艰巨的任务的。通过步骤2中的分层和编码结构,TEC的决策支持工具可为每个流程、子流程和活动创建一个流程卡。这些流程卡的设计允许把现有流程和经过优化的未来流程的描述汇总在一张卡上。可把现有的报告、输入和输出、文档和流程图附加在流程卡上。

可使用流程卡中的集成流程图设计工具来设计经过优化的未来流程图和活动,并把它们附加在流程卡上。由于编码结构相同,可将这些流程卡导入到上一步骤中创建的知识库中。所有的信息被集中在一起,以便为流程中的下一个重要步骤创造方便。它还针对已完成的工作创建了关键审计跟踪。

(点击看更清晰图解)
图3:流程、子流程和活动卡

步骤4: 把详细的流程、子流程和活动与功能需求进行匹配

把业务需求转化为功能需求通常会引发来自业务部门和技术部门的项目组成员间的不合。困难在于,这些项目组成员讲不同的“语言”(业务Vs.技术),有不同的侧重点,对识别和消除冗余持不同的看法。但是,最大的困难是如何管理目前收集到的所有信息。以往,职能部门通常试图通过会海战术来解决问题,这就需要使用大量的流程图和场景描述(scenarios)。在此步骤中,迫于必须在一定时间内达成共识的压力,项目组往往走捷径。他们很容易因此而忽略一些重要的——甚至是十分关键的——因素。这些被忽略的因素的影响以后会越来越明显。这将极大地影响实施,甚至是系统选型本身。

通过运用以分层结构组织的知识库,TEC可帮助您简化这一流程。这种分层结构和简单易用的拖放技术使您能更快地匹配流程、子流程、活动和功能性需求。当知识库中不包含某些功能性需求描述时,您可通过插入功能轻松地在需求清单中添加这些需求。

在此步骤中,使用TEC决策支持工具的最大好处在于,通过汇总不同知识库的功能性需求描述,您最终得到的需求清单是根据项目要求特别量身定制的。举例说,如果企业资源计划(ERP)软件选型需要包含客户关系管理(CRM)和供应链管理(SCM)系统功能,TEC决策支持工具可轻松地把它们添加到选型项目中。

另外,根据业务职能的不同重要性,项目组可设置最终需求清单的侧重点。您还可设置知识库中每个层次的需求描述的优先级,从主要的业务职能层次,到详细的功能需求描述层次。借助这种排列流程优先顺序的方法,TEC决策支持工具最终生成了信息征求书(RFI),其中包含根据特定要求定制和整理的需求订单。这将被应用于软件评估的下一阶段。

(点击看更清晰图解)
图4:设置功能描述的侧重点

《企业软件选型指南》共两部分,第一部分到此结束。在第二部分中,我们将介绍如何进行软件评估和分析,以及如何进行谈判和作最后决定。

想成功地完成软件选型项目? 从这里开始您的项目吧

 
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