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证明ERP投资的合理性*

作者: Scott Hamilton 博士
发布于: 二月 10 2004





证明ERP投资的合理性*
作者:Scott Hamilton博士    2004年2月10日    翻译: 陈瑶


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预期的投资回报为ERP投资提供成本合理性理由和动力。ERP投资决策能够带来可量化的收益以及无形的收益。可量化的收益对盈利和资产周转有重要影响,并可对股票价值产生潜在影响。

本章节通过对比实施ERP前和实施ERP后的公司绩效来说明ERP系统的可量化的和无形的收益。在证明ERP投资决策的合理性时可能遇到其他问题。例如,一个公司可能考虑替换现有系统,而不是对其进行升级或重新实施一个ERP软件包。

ERP系统实施失败将造成巨额的经济损失。与改进系统相比,通常制造商要花费更多费用来弥补缺乏系统的不足。比如,他们需处理过剩库存或不良的客户服务。由于实施不完全、实施失败或随时间而产生的使用功能退化等原因,制造商也可能无法从ERP实施中获利。

*本文是Scott Hamilton博士的一篇四章节文章中第一章节的重印本。文章的题目是《将你的ERP系统最大化》。结合现有ERP系统的理论和实际情况,《将你的ERP系统最大化》为管理不同环境中的制造生产提供实用的指导。基于Scott Hamilton博士为1000多家企业提供咨询的亲身经历,此书涵盖了与有效实施和使用ERP系统相关的常见问题和解决方案。您可以在amazon.com上定购此书。本摘录,即“证明ERP投资的合理性”,分四部分:

  • 实施ERP系统的可量化收益

  • 实施ERP系统的无形收益

  • 实施ERP系统的成本

  • 替换或重新实施ERP系统

本文的再版经得McGraw-Hill先生许可。

实施ERP系统的可量化收益

多项关于ERP系统对公司绩效影响的研究显示公司规模和所涉及行业对ERP系统的实施效果没有影响。不论是制造标准产品或定制产品,抑或是在离散型或流程型制造环境下进行生产,大公司和小公司都可从实施中获得收益。本章节从多个改进领域的角度来说明可量化的收益。




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典型收益

最重要的可量化收益包括降低库存量,减少物料成本、人工成本和间接成本,以及改善客户服务和增加销售。

降低库存。计划和排程操作的改进尤其能使库存降低20%甚至更多。这不仅是一次性资产缩减(大部分资产由库存构成),还可以持续地节约库存保管成本。库存保管成本不仅包括利息,还包括因仓库贮存、管理、报废处理、保险、税、损坏和缩水等产生的费用。假设利率是10%,库存保管成本可达到25%至30%。

实施ERP系统可帮助降低库存,因为制造商只需按需进行生产和采购。需求取代需求不敏感订货点驱动分时段的规划。可根据实际需要日期来协调发货;可推迟或取消不需要的物料的订购。物料清单确保获得匹配套件,并避免某些组件过剩和另一些组件短缺。物料清单的计划性修改还可防止报废物料库存的生成。通过减少零件短缺和切实可行的排程计划,可加快制造定单的完成速度并减少在制品库存。及时生产(JIT)理念的应用可进一步缩短制造提前期和对应的库存量。

节约物料成本。优化的采购流程可改善与供应商的价格谈判,从而使成本降低5%或更多。有效的排程计划可使采购员专注于与供应商谈判和改进质量,而不用在催交短缺物料和支付额外价格购买物料上耗费精力。ERP系统可提供谈判信息,如:按商品群划分的计划物料需求和供应商绩效统计数据。为供应商提供更清晰的未来需求远景可帮助他们提高效率,继而降低物料成本。

降低人工成本。改进的制造流程可减少物料短缺和中断,并减少返工和加班。典型的ERP成功实施可节约10%的直接人工成本和间接人工成本。通过把高峰作业和零件短缺最小化,ERP系统还可缩短赶工、物料处理、额外安装、中断和追踪已搁置的分批作业或工序的时间。生产主管可以更好地了解必须的工序,并调整产能或负荷,以满足排程的需要。主管人员可获得更多的时间来管理、指导和培训员工。生产人员则可获得更多的时间来开发更好的方法以及改进质量和增加产量。

改善客户服务和销售。更好的协调销售和生产之间的关系可以改进客户服务并增加销售。通过改进客户联系管理、生成和实现发货承诺、以及缩短订购至发货的提前期等方法可提高客户满意度并增加订单数量。销售员可专注于销售,而不用在确认延迟发货或因此向客户道歉等事情上耗费时间。在定制产品环境中,通常销售人员或客户而非技术人员就可迅速地识别配置和进行定价。综上所述,客户服务的改进可减少错失销售机会的可能性,并增加至少10%的实际销售量。

ERP系统所提供的功能可回应需求的变化和诊断发货问题。还可尽早采取校正措施,例如:确定运输的优先顺序,通知客户承诺发货日期的变更,或为满足需求而修改生产排程。

改进财务控制。征收程序的改进可缩短应付账款的偿还时间,继而提供更多的可用资金。进行改进的基础是快速而准确地根据发货交易直接生成发票,准时的客户月结单,和对拖欠账目的持续跟踪。订单录入时的信用核查程序和改进的客户查询程序可进一步减少问题账目的数量。优化的信用管理和应收账处理尤其可以把应付账款的偿还时间减少至少18%。

通过供应商折扣和现金规划,以及仅支付与收货情况一致的发票等方法,可将贸易信用最大化。这可降低对库存现金的需求。

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通过资产负债表反映出来的ERP系统实施的收益

由于实施ERP系统而带来的业务流程的改进和信息优化可直接影响一个制造商的资产负债表。图3.1以一个年营业额1, 000万美元的制造商的简化资产负债表为例来说明这些影响。其中,最大的影响是对库存和应收帐目的影响。

在这个例子中,这家公司的库存额是300万美元,应收账目中的未偿还额是200万美元。基于以前的行业平均改进研究,实施ERP系统可帮助这个制造商减少20% 的库存并减少18%的应收账款。

图3.1 年营业额1, 000万美元制造商的简化资产负债表示例

  当前情况 典型改进情况 收益
流动资产    
现金和其它
500,000
 

应收账款

2,000,000
18%
356,200

库存

3,000,000
20%
600,000

固定资产

3,000,000
 
总资产
$8,500,000
 
$956,200
流动负债
xxx,xxx
 
非流动负债
xxx,xxx
 
股东股权
xxx,xxx
 
总负债和股权
xxx,xxx
 

  • 减少库存。减少20%的库存意味着库存额降低60万美元。改进的采购流程(继而降低物料成本)还可帮助进一步减少库存。

  • 应收帐目。以73天作为当前应收账目偿还期。将此偿还期缩短18%至60天,从而提前收回35.62万美元,可把这些回款用于其它用途。

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通过收入报表反映出来的ERP系统实施的收益

图3.2显示了同一个制造商的简化的汇总收入报表。对于很多制造商来说,销售成本比例是65%至75%(本例中使用75%)。使用行业平均值来衡量每项主要收益,业务流程和相关信息系统的改进几乎使现有税前收入增加一倍。

  • 减少库存。把现有的300万库存额降低20%意味着可持续地节省库存保管费。以25%作为库存保管费的比例,每年可减少15万美元的库存保管费,参见下图管理费一栏。

  • 节约物料成本。改进采购流程可使物料成本降低5%,也就是每年节约22.5万美元。

  • 降低人工成本。加班的减少和生产率的提高可使人工成本降低10%,也就是每年节约10万美元。

  • 增加销售。客户服务的改进可使销售增加10%,这在图3.1中没有标示出来。

    在示例中,年度总收益额为47.5万美元,与当前税前收入50万美元几乎等值。

    图3.2 年营业额1, 000万美元制造商的简化收入报表示例

     
    当前情况
    典型改进情况
    收益
    销售额
    $10,000,000
    10%

    销售成本

    7,500,000
     
    物料
    4,500,000
    60%
    人工 
    1,000,000
    13%
    间接费用
    2,000,000
    27%
    5%
    $225,000
    10%
    $100,000
     

    管理费

    2,000,000
     
    $150,000
    税前收入
    $ 500,000
     
    $475,000
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    ERP系统对关键财务比率的影响

    比率分析是了解ERP系统影响的另一种方法。可以用三种比率来说明影响——其中两个比率与流动性有关,第三个与运营成本有关。

    • 库存周转(销售成本/库存)。低库存周转率可能说明库存过剩和产品过时。还可能是更深层的问题,不适当的库存的过剩可能造成生产和销售所需库存的短缺。高周转率显示更好的流动性和良好的物料管理和销售规划。以年营业额1, 000万美元的公司为例,当前库存周转率是2.5。如果库存减少20%,那么库存周转率可提高至3.1。

    • 应收账款周转天数(365*1/(主营业务收入净额 /应收账款平均余额))。这个比率表示回收应收账款的平均天数。它是衡量信用和收款管理的一种方法。总的说来,应收账款周转天数越长,应收账坏账可能性就越大。应收账款周转天数越少,现金可用性就越强。如果把应收账款周转天数减少18%,当前的73天应收账款周转期就可减少为60天。也就是说,提早收回的35.6万美元可供其它用途使用。

    • 资产回报率(税前利润/总资产额)。这个比率是一种衡量可用资源管理有效性的方法。需要进行多种计算来确定资产回报率。在本示例中,通过有效地实施ERP系统可将资产回报率从5.9提高至12.9。

    基于比率分析的绩效评估也可以将本企业与同行业规模相似的企业进行比较。基于此目的,《年报研究》应用了相对比率。相对比率分析也使用上述三个比率,即:库存周转率,应收账款周转率和资产回报率。为了进行分析,您需要确定同行业中处于中位和上四分位的公司的比率。这些可以大致地反映行业平均绩效和良好绩效。通过把这些比率和自己公司的当前绩效进行比较,就可以计算出您的公司还应该如何改进,以提高竞争力。可以通过“BenchmarkReport.com”网上进行这些分析。

    在年营业额1, 000万美元的制造商的示例中应用库存周转率,假设《年报研究》显示同行业公司的中位和上四分位周转率是4和6。把4个库存周转周期的平均绩效换算成预期库存额,其总值是187.5万美元(即750万美元除以4)。如果示例中的公司的周转率是这个比率,那么库存额将减少112.5万美元。由于库存保管费的比例是25%,每年将节约28.125万美元。

    对于应收账款周转天数来说,假设《年报研究》显示60天和50天是行业中位数和上四位数。作为示例的年营业额1, 000万美元的制造商的应收账款周转天数是73天;将此周期缩短为60天可把应收账款减少35.62万美元(通过日销售额2.74万美元和减少13天计算出来)。这意味着有更多现金供其它用途使用。

    值得注意的是,示例公司的资产回报率是5.9。假设《年报研究》显示10和15是行业中位和上四分位数,把资产回报率改进到同等水平就可增加利润或加快资产周转。

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    ERP系统对股票价格的影响

    如果ERP系统的集成和信息优化改善了资产负债表并增加了利润,那么这些改进应该影响该公司的股票价格。虽然股票价格受多种因素影响,但是由利润增加和资产负债表比率变化带来的特有影响是可估算的。以年营业额1, 000万美元的制造商和典型收益为例,假设已发行10万股股票,当前每股价格是30美元。图3.3中显示了有效的ERP系统实施对股票价格的影响。假设价格/盈利乘数为6,示例公司的股票价格可由每股30美元涨至58.8美元。

    图3.3 计算预期的股票升值

     
    实施ERP前
    实施ERP后
     
    税前利润
    $500,000.00
    $980,000.00
    每股利润
    $ 5.00
    $9.80
    当前股票价格 price
    $30.00
    6 * 9.80 = $58.80
    乘数 r
    6
    6

    这些计算显示ERP系统实施可以对财务结果产生重要的影响,包括资产负债表、收入报表、关键比率和股票价格。

    本文是Scott Hamilton博士的一篇四章节文章中第一章节的重印本。文章的题目是《将你的ERP系统最大化》。结合现有ERP系统的理论和实际情况,《将你的ERP系统最大化》为管理不同环境中的制造生产提供实用的指导。基于Scott Hamilton博士为1000多家企业提供咨询的亲身经历,此书涵盖了与有效实施和使用ERP系统相关的常见问题和解决方案。您可以在amazon.com上定购此书。本摘录,即“证明ERP投资的合理性”,分四部分。

    本文的再版经得McGraw-Hill先生许可。

    关于作者

    作为顾问、开发人员、用户和研究人员,Scott Hamilton博士已在制造和分销信息系统领域从事30多年的专业研究工作。Scott博士为世界各地的1000多家企业提供过咨询服务,参与了几百个行政级研讨会,并协助设计了多种有重要影响力的ERP系统软件包。他还参与了APICS CIRM教科书《信息系统如何影响组织策略》的编写工作。最近,他撰写了《用Microsoft Navision管理你的供应链》。现在,他与微软的制造和分销合作伙伴紧密地合作。可通过电子邮件ScottHamiltonPhD@aol.com或电话612-963-1163与他联系。

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